ООО на УСН 15%: можно ли принять к учету расходы по обслуживанию личной машины сотрудника для производственных целей?

Добрый день,
Если работник организации использует личный автомобиль в служебных целях, то на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, расходы на содержание служебного автомобиля могут быть учтены при УСН «доходы минус расходы» (Письма МФ РФ от 24.04.2025 N 03-11-11/41294, от 17.06.2024 N 03-11-11/55873).

Факт использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях должен быть подтвержден документально. Для этого отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:
- Договором аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В этом случае, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить сотруднику-арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить условие о том, что расходы на содержание автомобиля несет арендатор, то есть организация.
- Компенсацией за использование личного автомобиля в служебных целях. Для этого не надо заключать какой-либо договор с сотрудником, достаточно приказа руководителя организации о выплате компенсации и соглашения с организацией об использовании личного автомобиля в служебных целях. Согласно ст. 188 ТК РФ обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя.

Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, Письмо МФ РФ от 24.04.2025 N 03-11-11/41294):
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 2 400 руб. в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц.

В размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (Письмо МФ РФ от 29.08.2022 N 03-03-06/1/83838).
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх установленных норм не учитываются в целях налогообложения (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При отсутствии документов, подтверждающих использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер произведенных расходов на обслуживание автомобиля, нельзя учесть затраты на обслуживание личной машины сотрудника.

С уважением, А. Грешкина