Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности

Электронный документооборот (ЭДО) в России начал активное развитие после 2010 года. К 2025 году большая часть счетов-фактур и накладных должны перейти в электронный вид. Этот показатель, как и другие, утвержден концепцией развития ЭДО. Рассказываем о том, что это за документ и чего ожидать бизнесу в ближайшее время.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Подключитесь к ЭДО в Диадоке и будьте в курсе всех законодательных изменений

Подключиться

Зачем нужна концепция

«Куратором» постепенного перевода российского бизнеса на онлайн-документооборот является ФНС. Ведомство занимается:

• нормативно-законодательным стимулированием перехода на ЭДО, то есть разработкой приказов ФНС, которые устанавливают требования к участникам ЭДО и способам передачи данных в налоговые органы;
• разработкой форматов электронных документов;
• расширением возможностей применения электронных подписи и доверенности;
• информационной политикой для популяризации онлайн-документооборота.

Еще несколько лет назад определяющим фактором, который сдерживал развитие онлайн-документооборота в России, было отсутствие законодательно установленной обязанности по применению ЭДО, утвержденных форматов всех используемых в работе первичных документов и единых подходов к обмену электронными документами.

Также влияли следующие факторы:

• непонимание бизнесом выгоды от перехода на ЭДО;
• нехватка сертифицированных и доступных по стоимости решений;
• малая степень интеграции между существовавшими операторами ЭДО;
• техническая сложность внедрения ЭДО в работу компаний.

Для определения задач по развитию ЭДО в России в декабре 2020 года президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию утвердил «Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ разработали эксперты ФНС при участии бизнес-структур. Это позволило отразить в программном документе направления развития ЭДО в России.

По данным ФНС, на момент разработки концепции в стране насчитывалось 3,7 млн юридических лиц и 4 млн индивидуальных предпринимателей. Их суммарные годовые затраты на создание, обработку и хранение бумажной документации составляют ежегодно 6 млрд человеко-часов, а общие финансовые затраты — около 3,5 трлн рублей.

Главная цель концепции

Концепция развития электронного документооборота определяет цели, задачи и основные принципы развития и функционирования в России юридически значимого электронного документооборота. Документ описывает отношения между хозяйствующими субъектами с органами власти и друг с другом. 

При разработке концепции электронного документооборота в ФНС учли положения нормативно-правовых актов и законов в области ЭДО. Поэтому документ называют программным: он объединил все наработки в сфере онлайн-документооборота и определил вектор дальнейшего развития.

К числу направлений развития ЭДО в России авторы концепции ЭДО отнесли:

• Утверждение новых форматов электронных документов. В первую очередь требовались форматы для договора, акта сверки взаиморасчетов, транспортной и расходной накладных, счета на оплату, КС-2, КС-3 и ряда других.
• Использование электронных подписи и доверенности. Это основные инструменты обеспечения юридической значимости электронных документов.
• Создание единых правил обмена документами. В концепции отмечена сложность этой процедуры и представлены схемы, которые помогли бы упростить процесс.

Также в «Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности» обозначены вопросы хранения, взаимодействия бизнеса с контролирующими органами, международного ЭДО, перевода в электронный вид внутренних документов. Часть обозначенных в документе задач уже реализуется. Ниже расскажем о некоторых мероприятиях подробнее.

Реализация целей концепции позволит:

• сделать администрирование налогов и страховых взносов более эффективным;
• своевременно выявлять и анализировать риски, предупреждать нарушения налогового законодательства;
• повысить результативность государственного управления;
• установить правила равной конкуренции и улучшить конкурентоспособность российского бизнеса.

В концепции перечислен большой список выгод, которые сами компании получают от перехода на ЭДО. Назовем лишь некоторые из них: экономия на печати и доставке, сокращение числа ошибок, вызванных человеческим фактором, и рисков получения штрафов от контролирующих органов. С ЭДО делопроизводство становится оперативным, прозрачным и точным, оплата поступает вовремя, а документы хранятся в единой базе и надежно защищены от потерь и несанкционированного доступа.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

Оставить заявку

Развитие ЭДО

Прежде развитие онлайн-документооборота тормозил ряд факторов: нехватка законодательного регулирования, понимания преимуществ, мотивации участников рынка. В результате, по данным ФНС России, в электронный вид переведено только порядка 10 % счетов-фактур, тогда как российский бизнес ежегодно передает 4,1 млрд этих документов. 

Однако внедрение обязательного ЭДО для работы с определенными категориями товаров, период ограничений в пандемию и явная экономическая выгода подстегнули процесс перехода на ЭДО. Так, свою роль сыграла маркировка, которая стартовала в 2020 году сразу в шести товарных группах, продолжилась в 2021 году и стала стимулом для бизнеса переходить на ЭДО. 

Повлияло и внедрение обязательного онлайн-документооборота для работы с прослеживаемыми товарами в рамках национальной системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года компании, реализующие подконтрольные товары, должны составлять и передавать счета-фактуры или первичные документы только в электронном виде. 

По оценке аналитиков Контура, опережение естественного тренда по итогам 2020 года составило 3–7 %. В 2021 году рост продолжился.

В целом по стране количество подключений к системам юридически значимого ЭДО по итогам 2021 года увеличилось на 40 %, объем документооборота по всем операторам составил 1100 млн документов. 

Перспективы

В ближайшие годы ожидается дальнейший рост подключений к ЭДО и количества передаваемых документов. Согласно прогнозам концепции:

• До конца 2024 года в электронную форму должны быть переведены 95 % счетов-фактур, 70 % транспортных и товарных накладных.
• С 2022 года число электронных документов должно увеличиваться как минимум на 20 % в год.
• Количество бумажных документов, запрашиваемых налоговыми органами, с 2023 года будет сокращаться не менее чем на 10 % ежегодно.

И работа в этом направлении не прекращается. Для достижения нужных показателей концепции в 2022 году выполнено следующее:

• В марте ФНС утвердила новый формат электронного договора с контрагентами — PDF-A/3. Он также может использоваться для обмена протоколами разногласий и дополнительными соглашениями к договорам.
• С 1 марта бизнес может работать с машиночитаемой доверенностью (МЧД), а в 2023 году все организации должны адаптировать свои IT-системы под использование МЧД.
• С 1 сентября начала действовать система электронных перевозочных документов. В год их передается до 5 млрд. По данным ФНС России, экономия за счет ухода от использования бумажных товарно-транспортных накладных для компаний оценивается в сумму более 16 млрд рублей.
• ФНС утвердила электронный формат акта сверки взаимных расчетов и акта о приемке выполненных работ. 
• С 1 ноября вступил в силу приказ ФНС об утверждении рекомендуемых форматов перечня документов к требованию о представлении документов, направляемому операторам ЭДО, и ответа на требование.

Кроме того, с конца 2021 года начали действовать поправки в Трудовой кодекс. Они закрепили в законодательстве определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений и разрешили создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.

Как кадровый ЭДО работает в Контуре — смотрите в видео:

Вводятся новые требования к операторам электронного документооборота, меняются правила получения электронных подписей. Развитие ЭДО идет во всех направлениях. Неслучайно в октябре 2021 года электронный документооборот стал одной из 42 стратегических инициатив развития России, утвержденных правительством РФ. 

Главная цель этой работы — упростить взаимодействие бизнеса с государством и контрагентами. Это означает, что ЭДО станет неотъемлемой частью работы российских компаний. Подготовиться к этому можно уже сейчас, подключившись к сервису ЭДО Контур.Диадок. Внедрение онлайн-документооборота поможет оперативно откликаться на изменения и новые требования, оптимизировать работу компании, сократить расходы.

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Попробовать