Преимущества электронного кадрового документооборота

С ноября 2021 года российские компании могут обмениваться практически всеми кадровыми документами в электронном виде. Но массовый переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще не произошел — не так много организаций знают о том, какие преимущества он дает и как перевести кадровое делопроизводство в онлайн. Разбираем плюсы и минусы КЭДО и объясняем, как запустить его в компании.

Переходите на сервис КЭДО от Контура

Подключиться

Плюсы и минусы КЭДО

Электронный кадровый документооборот позволяет работодателю обмениваться документами с сотрудниками без дублирования на бумаге. Это значительно упрощает и ускоряет кадровое делопроизводство в компании. У КЭДО много преимуществ, но есть и недостатки — они индивидуальны для каждой организации.

Плюсы кадрового электронного документооборота

Экономия на бумажном документообороте. С КЭДО можно не тратить деньги на все ресурсы для создания документов и их доставку.

Снижение времени на обмен документами. Подписание и отправка в системах КЭДО происходит за секунды.

Подписание документов в любое время и с любых устройств. Офисным сотрудникам необязательно посещать отдел кадров, чтобы отдать заявление на отпуск, — достаточно отправить его в системе и отслеживать статус подписания.

Простой документооборот с удаленщиками, вахтовиками и сотрудниками в филиалах по стране. Кадровый ЭДО позволяет избежать задержек с отправкой и подписанием документов, к тому же в системе они точно не потеряются.

Соблюдение трудового законодательства. В системе можно отслеживать сроки и статусы подписания документов — это позволяет своевременно собирать все подписи и избегать штрафов от контролирующих органов.

Быстрый поиск в электронном архиве. В КЭДО все данные загружаются в электронное хранилище, поэтому документы можно скачивать прямо оттуда — для этого не надо искать их бумажные версии в папках и ящиках стола.

Минусы кадрового электронного документооборота

Сотрудники могут не захотеть внедрять кадровый ЭДО. Даже если работодатель решил перевести компанию на КЭДО, у всех сотрудников остается право выбора — переходить на электронные документы или нет. Всегда есть вероятность, что часть работников откажется, тогда внедрение системы может затянуться из-за человеческого фактора.

Иногда сайты и системы атакуют хакеры, в сервисах возникают баги, а электронные документы могут потеряться. Работодатели, кадровые работники и бухгалтеры опасаются, что сервис может сломаться, а кадровые документы пропадут.

Сервис для кадрового ЭДО — дополнительный расход для компании. Нужно оплатить использование сервиса, выпуск электронных подписей и внедрение системы. Для крупных организаций, где работают больше 10 000 сотрудников, подключение кадрового ЭДО может стать значимой статьей расходов.

Как перейти на КЭДО

Закон пока не обязывает использовать электронный кадровый документооборот, но для этого уже есть предпосылки. Государство стремится цифровизировать документооборот, чтобы привести форматы и составы электронных документов к единому образцу, в том числе и в работе с кадрами. Так процесс проверки документов станет проще и в разы быстрее для контролирующих органов.

Пока КЭДО не стал обязательным на законодательном уровне, это просто удобный формат внутреннего документооборота и доступный способ оптимизировать ресурсы компании.

Чтобы внедрить кадровый ЭДО, нужно пройти несколько шагов.

Шаг 1. Выбрать систему кадрового ЭДО

Для обмена кадровым документами в электронном виде российские компании могут использовать либо государственную платформу «Работа в России», либо коммерческую систему.

Сервис кадрового ЭДО на платформе «Работа в России» доступен бесплатно, но имеет ограничения по количеству сотрудников. У госплатформы пока нет интеграции с 1С и оперативной техподдержки, а сложный интерфейс системы продолжает дорабатываться.

Другие решения для КЭДО имеют платный доступ, при этом в них нет ограничения по числу работников и они интегрируются с внутренними системами организации. В некоторых сервисах есть бесплатный пробный период. Он помогает протестировать интерфейс до покупки и понять, подходит ли вам система КЭДО или нет.

В Контур.КЭДО есть бесплатный тест-драйв с доступом ко всем функциям полной версии системы на 1 месяц

Попробовать

Шаг 2. Решить, какие документы переводить в электронный вид

После выбора системы нужно определить документы, которые компания будет вести в сервисе КЭДО. Практически все кадровые документы можно вести в электронном виде и при этом не дублировать на бумаге. Но есть несколько исключений.

В 2026 году Госдума рассматривает законопроект о цифровизации документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда. Принятие соответствующих изменений в ТК РФ позволит оформлять эти документы электронно.

Шаг 3. Решить, какие электронные подписи использовать

Для подписания документов в системе необходимо выпустить сертификаты электронных подписей (ЭП) — именно они обеспечивают юридическую значимость документооборота. Трудовой кодекс устанавливает возможность подписывать электронные документы тремя видами подписей:

• ПЭП — простая электронная подпись,

• НЭП — неквалифицированная электронная подпись,

• КЭП — квалифицированная электронная подпись.

Подробнее о сертификатах электронных подписей для КЭДО мы рассказывали в статье.

Электронные подписи понадобятся всем сотрудникам, которые будут работать в сервисе. Но выбор сертификата зависит от того, кто и какие документы будет подписывать.

Шаг 4. Разработать локальные нормативные акты

Для того, чтобы внедрить КЭДО, компании нужно принять несколько документов:

• распоряжение работодателя о введении КЭДО,
• положение об ЭДО,
• соглашение между работником и работодателем по использованию ПЭП и НЭП,
• приказы о внесении изменений в локальные нормативные акты, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам (при необходимости).

В Контур.КЭДО есть шаблоны всех необходимых локальных документов, достаточно их скачать и дополнить своими данными.

Шаг 5. Сообщить сотрудникам

Последний шаг — любым способом уведомить сотрудников о том, что компания переходит на кадровый ЭДО. Например, можно отправить письмо на электронную почту.

После этого кадровому специалисту необходимо получить письменные согласия на бумажном носителе от всех сотрудников, которые хотят переходить на кадровый ЭДО. Это не касается только тех работников, которые трудоустраиваются в первый раз после 31 декабря 2021 года, — от них согласие не нужно.

Обычно сразу после этого этапа компания может приглашать сотрудников в систему КЭДО, чтобы начать обучение в сервисе, а затем — уже запускать обмен электронными кадровыми документами.

Ведение КЭДО в Контуре

Еще в 2003 году СКБ Контур стал аккредитованным удостоверяющим центром для выпуска сертификатов электронной подписи. С 2010 года разрабатывает и внедряет решения для электронного документооборота, а с 2012 работает с клиентами как официальный оператор ЭДО.

Одна из систем, которую работодатели могут использовать для кадрового ЭДО, — это решение для КЭДО от Контура. Сервис можно интегрировать в существующую учетную систему компании — 1С, SAP и другие. Также есть возможность подключить мобильную и веб-версии для сотрудников, при таком формате работы адаптированный интерфейс позволяет обмениваться документами на любых устройствах — компьютерах, планшетах и смартфонах.

Цикл внедрения системы проходит пошагово и занимает примерно один месяц. На всем пути перехода на КЭДО сотрудников компании сопровождают менеджер, техническая и экспертная поддержка.

В КЭДО можно выпустить все необходимые электронные подписи — ПЭП, НЭП и КЭП. Также в сервисе доступна интеграция с приложением Госключ. Это позволяет отправлять документы на подпись в Госключ прямо из интерфейса КЭДО без дополнительных действий.

В сервисе КЭДО есть функции, которые делают процесс обмена электронными документами еще удобнее:

• Создание, подписание и отправка документов в один клик.

• Маршруты согласования по автоматической цепочке между сотрудниками.

• Поиск документов по названию, сотруднику или подразделению.

• Возможность отслеживать статусы подписания.

• Массовые действия с документами.

• Уведомления о поступлении или подписании документов по смс или email.

• Электронный архив с возможностью выгрузки документооборота целиком: можно скачать исходный документ, печатную форму в формате *.pdf со штампами подписей, протокол движения, подписи сторон в формате *.sig.

Переход на систему КЭДО и выбор сервиса остаются добровольными для работодателя и сотрудников. Поэтому принимать решение о внедрении можно исходя из преимуществ системы и удобства для компании.

Создавайте, подписывайте и отправляйте электронные документы в Контур.КЭДО

Попробовать