Единые требования к кадровым электронным документам: что делать кадровику

Новые правила начнут действовать с 1 марта 2023 года. Если раньше кадровик мог оформлять электронные приказы, договоры, соглашения как угодно — в PDF, Word, Excel, теперь нужно будет использовать определенные форматы. Скажем сразу — изменения не должны доставить хлопот тем, кто работает в готовом сервисе для кадрового ЭДО или на госплатформе.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) регулируют ст. 22.1–3 ТК РФ. Переходить на него или нет, каждая компания решает самостоятельно. Все подробности можно узнать в статье.

О требованиях к составу и форматам кадровых электронных документов (КЭД) было известно сразу. Упоминание о них появилось в Трудовом кодексе одновременно с определением кадрового ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). Минтруду просто требовалось время на подготовку правил вместе с Минцифры и ведущими операторами ЭДО.

Что такое форматы электронных кадровых документов

Электронный документ — это файл. У каждого файла есть формат — то, с каким расширением его сохраняют, к примеру, JPG, PNG, PDF. 

До 1 марта 2023 года кадровые электронные документы были неформализованными, то есть кадровики могли готовить их в любом формате — DOC, XLSX, PDF. Единые требования устанавливают обязательные форматы. Соответственно, КЭД становятся формализованными. Правила утвердил Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками в актуальных форматах

Зачем вводят единые требования

Формализованные документы необходимы законодателю, чтобы автоматизировать и ускорить проверки. Благодаря одинаковой структуре файлов госсистемы легко считывают и обрабатывают их содержание.

Цель Минтруда — тщательнее отслеживать и исключать нарушения трудового законодательства. Поэтому в будущем трудовая инспекция и суды будут запрашивать именно формализованные КЭД.

На какие кадровые документы распространяются единые требования

Под требования попадают документы, которые не дублируются на бумаге и связаны с работой. В Приказе Минтруда они распределены на группы по темам: прием на работу, рабочее время и время отдыха, матответственность, оплата и охрана труда, персданные сотрудников и другие. Перечень не закрытый, поэтому в соответствии с требованиями можно оформить любой КЭД.

Документы, которые созданы до 1 марта 2023 года, переделывать в соответствии с требованиями не нужно. На них приказ не распространяется, так же как и на документы, которые в принципе нельзя перевести в электронный вид:

• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении;
• журналы инструктажей по охране труда.

По новым требованиям у кадрового электронного документа есть обязательные и необязательные элементы. Расскажем дальше о каждом подробнее. 

Обязательные элементы КЭД

Кадровый электронный документ должен состоять из файлов:

• Основная часть в PDF. Это содержание документа. Например, текст трудового или ученического договора, согласия на перевод на другую работу, обязательства о возмещении ущерба.
• Описание документа в XML. Формируется после того, как работодатель и сотрудник подпишут основную часть. Здесь вся информация о документе: его вид — приказ, заявление, договор; дата создания и подписания; данные о тех, кто поставил подпись. Что еще входит в описание, расскажем далее.
• Электронная подпись в SGN. Это обязательный элемент, если документ подписали усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью (ЭП). Файл не прикладывают, когда используют простую ЭП, но нужно поставить отметку об этом в описании документа.

Попробуйте Контур.КЭДО: сервис позволит быстро и безопасно обмениваться кадровыми документами с сотрудниками полностью онлайн

Перейти

В КЭД обязательно должны быть основная часть (PDF), описание документа (XML-схема), электронная подпись (SGN)

Необязательные элементы КЭД

В кадровый электронный документ при необходимости можно включить дополнительные файлы:

• Приложение к основной части. Формат допускается любой — текст, таблица, изображение. Если приложение входит в файл PDF с основной частью, на документ нужно поставить только одну подпись. Когда основная часть и приложение в разных форматах, их подписывают по отдельности.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате XML. Необходима, если документ подписывает не сам гендиректор, а уполномоченный сотрудник.

Из чего состоит описание кадрового электронного документа

Описание КЭД состоит из обязательных, необязательных и условно-обязательных для заполнения элементов. Они перечислены в приложении к Приказу № 578н. Обязательными элементами описания являются его уникальный идентификатор, дата создания документа и версия формата данных — это своего рода «шапка» документа. 

Также, например, в описании указывают такую информацию:

• О работодателе. Наименование организации, ИНН, ОГРН, должность подписывающего лица.
• О самом документе. Наименование, регистрационный номер, дата, код документа. Коды можно посмотреть в приложении к перечню структурных элементов КЭД. Допустим, код допсоглашения к трудовому договору — 01.008. 
• О подписании. Дата, когда подписали документ, и имя подписавшего. Отметка о простой электронной подписи. 
• О машиночитаемой доверенности. Имя файла и его размер.
• О приложениях к документу. Тип, имя, размер файла. 
• Об электронных подписях. Имя и размер файла.

Формат описания электронного документа, то есть требования к составу (XML-схему), Минтруд размещает на своем сайте. Если законодатель вносит изменения в формат, актуальную версию публикует там же. Предыдущая версия продолжает действовать еще год после публикации новой, чтобы разработчики информационных систем успели доработать системы КЭДО под требования.

Как создавать документы, соответствующие требованиям, в Контур.КЭДО

Те пользователи Контур.КЭДО, кто создает документы прямо в сервисе, вообще не почувствуют изменений. Система будет соблюдать требования к форматам автоматически. Кадровику лишь надо выбрать шаблон из справочника, заполнить его и подписать, как обычно. Описание в XML сервис сформирует сам.

Бывает, кадровик создает документы в другой программе — Word, 1C, а потом переносит их в Контур.КЭДО. В этом случае в сервис просто надо загружать документы в форматах DOCX или PDF.

Госпортал для кадрового документооборота «Работа в России» также должен учесть требования Минтруда и доработать функциональность к началу марта 2023 года. 

Если же в компании используют систему для КЭДО собственной разработки, то соблюдением требований нужно озаботиться самостоятельно.

Что будет, если использовать неактуальные форматы

Точно неизвестно. Минтруд пока не дал разъяснений, будут ли какие-то штрафы за нарушения Единых требований к форматам и составу КЭД. Скорее всего, государственные органы и системы — Госуслуги, «Работа в России», просто перестанут принимать неформализованные документы. Так же было, например, когда в ЭДО формализовали счета-фактуры, акты, накладные и УПД.

Возможно, наказание за ошибки в оформлении кадровых электронных документов будет таким же, как и для бумажных. Например, за неправильное оформление трудового договора индивидуальные предприниматели и малый бизнес могут получить штраф от 30 000 до 40 000 руб., а средние и крупные компании — от 100 000 до 200 000 руб.

В любом случае приведение к единообразию форматов кадровых электронных документов — закономерный шаг. Минтруд нацелен на цифровизацию кадрового учета, поэтому обязательный КЭДО лишь вопрос времени.

Поможем перейти на кадровый ЭДО быстро и без труда

Если хотите упростить кадровый электронный документооборот в компании и безболезненно переживать все изменения, лучше выбрать сервис КЭДО от опытного разработчика. Контур, как оператор ЭДО, 12 лет на рынке, всегда соблюдает требования законодателя и уже имеет опыт формализации электронных документов. Чтобы кадровикам было проще адаптироваться к изменениям, мы проводим обучение для наших клиентов, а эксперты техподдержки отвечают на вопросы круглосуточно.