Вступил в силу закон, который разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Расскажем о ключевых нововведениях.
Поправки по кадровому ЭДО (далее — КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:
- Какими документами можно обмениваться в электронном виде
- Какие электронные подписи использовать
- Какой информационной системой пользоваться
- Как переходить на КЭДО
- Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда
- Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия
Какими документами можно обмениваться в электронном виде
Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Какие электронные подписи использовать
Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
Особые правила
Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
| Для работодателей | Для сотрудников |
|---|---|
|
|
|
|
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:
- УКЭП;
- УНЭП выдана через электронное правительство;
- Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП.
Общий порядок
Он применяется для всех остальных документов.
Компания может использовать для подписи документов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство.
У сотрудника больше вариантов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство;
- ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности.
Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.
Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.
Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов
| Особый порядок — список документов выше | Общий порядок — все остальные документы | |
|---|---|---|
| Работодатель | УКЭП |
|
| Сотрудник |
|
|
Какой информационной системой пользоваться
Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили.
Как переходить на КЭДО
Локальный нормативный акт
Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.
Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.
Порядок КЭДО
Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.
Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.
Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.
Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.
Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.
Уведомление работников
Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.
Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда
С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.
Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.
Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия
Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.
До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде.
С 1 сентября 2022 года, когда станет возможным взаимодействие с госуслугами, работодатели смогут размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на госуслугах.
