Вступил в силу закон о кадровом ЭДО — СКБ Контур

Вступил в силу закон о кадровом ЭДО

23 ноября 2021 15 605

Вступил в силу закон, который разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Расскажем о ключевых нововведениях.

Поправки по кадровому ЭДО (далее — КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:

Какими документами можно обмениваться в электронном виде

Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа: 

  • трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
  • акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
  • приказы об увольнении;
  • журналы инструктажей по охране труда.

Какие электронные подписи использовать

Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны. 

Особые правила 

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

Для работодателей Для сотрудников
  • Трудовые договоры
  • Договоры о материальной ответственности
  • Ученические договоры
  • Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
  • Внесение изменений в договоры
  • Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
  • Уведомление об изменении условий трудового договора
  • Согласие на перевод
  • Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении
  • Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
  • Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания

Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:

  • УКЭП;
  • УНЭП выдана через электронное правительство; 
  • Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП. 

Общий порядок 

Он применяется для всех остальных документов.

Компания может использовать для подписи документов: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
  • УНЭП, выданную через электронное правительство.

У сотрудника больше вариантов: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
  • УНЭП, выданную через электронное правительство;
  • ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности. 

Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.

Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.

Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов

  Особый порядок — список документов выше Общий порядок — все остальные документы
Работодатель УКЭП
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
Сотрудник
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
  • ПЭП + соглашение

Какой информационной системой пользоваться

Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили. 

Как переходить на КЭДО

Локальный нормативный акт

Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.

Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.

Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории. 

Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.

Порядок КЭДО

Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.

Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.  

Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников. 

Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается. 

Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними. 

Уведомление работников

Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это. 

Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге. 

Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент. 

А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.

Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда

С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.

Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.

Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия

Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.

До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде. 

С 1 сентября 2022 года, когда станет возможным взаимодействие с госуслугами, работодатели смогут размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на госуслугах.

Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий