Как подписывать электронные кадровые документы

Все больше компаний переходят на электронные документы в кадровом отделе. В статье рассказываем, все ли документы можно подписать онлайн, какие электронные подписи для этого нужны и как их получить.

В КЭДО от Контур.Диадока есть все, чтобы обмениваться электронными кадровыми документами: создавать их, подписывать и хранить.

Попробовать бесплатно

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это атрибут электронного документа. Она подтверждает авторство владельца подписи и в зависимости от типа может гарантировать неизменность данных после подписания.

Законодательство определяет три вида электронных подписей.

Простая электронная подпись — ПЭП. Такая подпись является обычной связкой логина и пароля и применяется только для аутентификации подписанта. С ПЭП невозможно определить, изменялся ли файл после подписания. Подпись обладает слабой степенью защиты и не подходит для важных юридически значимых документов. В Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» есть прямой запрет применять ПЭП для документов со сведениями, составляющими государственную тайну.  

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП. Более надежная и защищенная. УНЭП подтверждает личность подписанта и неизменность файла. Документы будут юридически значимы, если стороны заключили соответствующее соглашение (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Самый защищенный вариант. Криптографические средства для нее утверждает ФСБ, а получить УКЭП можно в аккредитованных удостоверяющих центрах — например УЦ Контура. Руководители организаций и ИП получают подпись только в УЦ Федеральной налоговой службы или у ее доверенных лиц. УКЭП полностью равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений между сторонами и гарантирует юридическую силу документу.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Какие ЭП нужны для КЭДО

В кадровом электронном документообороте (КЭДО) используются все виды электронных подписей. То, какую ЭП использовать, зависит от должности сотрудника и степени значимости документации, которую он подписывает.

Электронная подпись работодателя

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель подписывает документы, которые должны обладать юридической силой. Без оговорок ее дает только УКЭП. Документы, подписанные УКЭП, принимают контролирующие госорганы и суды. Также руководитель может использовать УНЭП, если Трудовой кодекс не запрещает применять ее для конкретного вида документа, порядок ее проверки закреплен соглашением или она выдана через электронное правительство. 

Полномочия подписывать кадровые документы от лица работодателя можно делегировать третьим лицам, если это предусматривают локальные нормативные акты или учредительные документы. Для этого на уполномоченного сотрудника нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Сделать это можно при подписании документа: заранее загружать ее в систему не обязательно. Подробнее об электронной доверенности читайте в статье.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотруднику, который отвечает за кадровый учет в организации, или бухгалтеру, если он совмещает две роли, тоже необходима УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), если он подписывает документы от лица работодателя. УКЭП позволяет заключать договоры, передавать данные в Социальный фонд России (СФР) при наступлении страхового случая и сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат. 

Электронная подпись работника

Сотрудники компании могут подписывать документы простой ЭП, если эта возможность прописана в трудовом договоре или локальном нормативном акте. ПЭП формируется в информационной системе организации и представляет собой логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. Однако такой ПЭП можно подписать ограниченное число документов, а сотрудник вправе оспорить подписание из-за ненадежности подписи.

Поэтому чаще компании оформляют для сотрудников УНЭП через электронное правительство (приложение Госключ) или утверждают ее использование соглашением о порядке проверки подписи. С помощью УНЭП работники могут подписывать трудовой договор, заявление об увольнении, приказы, другую документацию.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

Перечень кадровых документов отличается на разных предприятиях. Количество, состав документации определяются численностью сотрудников, организационной структурой, сферой деятельности.

ЭП можно использовать для подписания практически всех кадровых документов:

• трудовых договоров,
• личных карточек,
• штатного расписания,
• графиков отпусков,
• положений об оплате труда,
• расчетных листов,
• положения о персональных данных и согласий сотрудников на их обработку,
• правил внутреннего распорядка,
• приказов и других.

Возможность электронного подписания кадровых документов закрепил федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ. Электронный документооборот(ЭДО) в сфере отношений между компаниями и сотрудниками регламентируют статьи 22.1–22.3 и 312.2–312.3 ТК РФ.

Обмениваться электронными кадровыми документами можно и с физлицом, которое работает по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Для этого сотрудника нужно добавить в сервис. Учтите, что работу по договору ГПХ регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой.

Подписывайте электронные кадровые документы любым видом подписи в сервисе КЭДО от Контур.Диадока. Новым клиентам — в подарок сертификат НЭП на каждую приобретенную лицензию КЭДО.

Оставить заявку

Какие кадровые документы нельзя подписывать с помощью ЭП

Законодательство определяет несколько исключений в документации кадров, которые нельзя переводить в электронный вид и подписывать ЭП. Это акты о несчастном случае, приказы об увольнении работников и журналы инструктажей по охране труда. Эти документы должны оставаться в стандартном бумажном виде, а сотрудники — собственноручно расписываться в них.

Правила ведения и подписания кадровых электронных документов не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности сотрудника. Их оформление регулирует закон от 16.12.2019 № 430-ФЗ. Он внес изменения в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Кроме того, статьей 22.3 Трудового кодекса РФ также прописаны особые правила применения ЭП для подписания:  

• трудовых, ученических договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• изменений в эти документы;
• согласия на перевод;
• заявления об увольнении и его отзыва;
• приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания и об ознакомления с ним;
• уведомлений об изменении условий трудового договора и об ознакомлении с ним.

Какие электронные подписи для работы с кадровой документацией могут применять работодатель и работник:

Как получить электронную подпись на сотрудников

УКЭП или УНЭП на сотрудников можно оформить несколькими способами. Например, выпустить сертификаты ЭП в сервисе кадрового электронного документооборота Контур.КЭДО.  

Для этого у сотрудника должна быть подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. Если ее нет, ему нужно зарегистрироваться и подтвердить учетную запись. Если с регистрацией есть проблемы, удостоверить личность получателя НЭП без Госуслуг сможет уполномоченный сотрудник. Для выдачи подписи потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН, российский номер мобильного телефона.

Для оформления ЭП сотрудник:

• получает письмо от кадровика с запросом данных для заявки на выпуск НЭП;
• проверяет, если нужно — дополняет сведения, которые автоматически загрузились из системы КЭДО;
• заполняет паспортные данные;
• отправляет заявление на выпуск сертификата на проверку;
• подтверждает выпуск на портале Госуслуг или у уполномоченного сотрудника.

Как только сертификат готов к использованию, работник получает уведомление по электронной почте и в сервисе КЭДО.

Оформить сертификат УНЭП также можно через Госключ — мобильное приложение для выпуска ЭП и подписания электронных документов. В Госключе доступен выпуск сертификата НЭП или КЭП для физлица. Подробнее о работе с Госключом рассказываем в статье.

Подписи, полученные в Госключе, можно использовать при отправке документов на подпись из Госуслуг или Контур.КЭДО. Сервис интегрирован с Госключом, поэтому для подписания нужно:

• создать или загрузить документ в Контур.КЭДО;
• выбрать тип подписи и пункт «Подписание через Госключ»;
• дождаться аутентификации на портале Госуслуг.

Адресат увидит уведомление в Госуслугах и мобильном приложении о поступлении нового файла на подпись.

Переходите на КЭДО, подписывайте кадровые документы с помощью Госключа и обменивайтесь ими с сотрудниками онлайн

Попробовать