Штатное расписание: что такое, бланк и форма Т-3 в 2024 году

Штатное расписание — документ, в котором приведены структурные подразделения организации, должности и квалификации, а также количество штатных единиц. В новом материале рассказываем о том, по какой форме заполнять «штатку», обязательна ли она для компаний и как вносить внесения изменения в уже действующий документ.

В этой статье:

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание
Основные задачи и период действия штатного расписания в организации
По какой форме заполнять штатное расписание
Как заполнить форму Т-3: образец и бланк штатного расписания
Как утвердить штатное расписание
Внесение изменений в штатное расписание
Как ввести новую должность в штатное расписание
Порядок сокращения должностей
Выписка из штатного расписания: должен ли работодатель выдавать работнику копию

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде с помощью КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание

Прямого указания об обязанности иметь штатное расписание (ШР) в законодательстве нет. Однако понятие трудовых отношений, закрепленное в ч. 1 ст. 15 ТК РФ, содержит упоминание о нем. Трудовые отношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором. Этот документ в свою очередь обязательно должен содержать информацию о трудовой функции по штатному расписанию (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что любой компании и индивидуальному предпринимателю, в штате которых есть наемные работники, нужно иметь этот документ. Его могут запросить налоговая или СФР — при проверке, также ШР часто используют в случае зарплатных споров.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Основные задачи и период действия штатного расписания в организации

В «штатке» зафиксирована вся организационная структура предприятия. Оно определяет штатную численность, содержит информацию об окладной части заработной платы и надбавках, позволяет анализировать общие затраты на оплату труда. При сокращениях, оно поможет подтвердить факт структурных изменений в организации. Срок действия ШР законодательно не установлен, поэтому оно действует на постоянной основе, до замены новым или внесения изменений в него. Но он может быть утвержден разово и действовать постоянно.

По какой форме заполнять штатное расписание

Можно создать и закрепить свою форму штатного расписания, но обычно используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.Она содержит все необходимые реквизиты. Расписание может быть составлено любым ответственным за это работником — руководителем отдела кадров, главбухом или другим. Важно помнить, что в «штатке» не указывают сотрудников, которые работают по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Обращаем внимание, что при утверждении штатного расписания необходимо учитывать, в чью компетенцию согласно учредительным документам входит утверждение штатного расписания.

Как заполнить форму Т-3: образец и бланк штатного расписания

Сведения, которые указывают в штатном расписании:

структурные подразделения;
должности, специальности или профессии, квалификации;
количество штатных единиц;
тарифные ставки (оклады);
надбавки и их размер;
примечания.

Заполнение граф подробнее рассмотрим в таблице.

Графа	Что указывать	Примечание
Графа № 1 «Наименование» и графа № 2 «Код структурного подразделения»	Наименование и код указываются без определенного порядка — как правило, иерархически: начиная с более крупных структурных элементов. Если в составе одного структурного подразделения существует более детальное разделение, можно использовать коды, которые состоят из нескольких цифр.	Под структурным подразделением понимают выделенный элемент в структуре организации, например отдел, участок или цех. До составления штатного расписания можно составить структуру организации или схему подчиненности без указания количества штатных единиц и размера зарплаты. Это действие не является обязательным, однако поможет упорядочить структурные подразделения.
Графа № 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс, (категория) квалификации»	Указывается должность в именительном падеже, без сокращений. Допускается указание двойных должностей, например водитель-механик.	Наименование должности в ШР работодатель определяет сам, исключение — ситуации, когда работа предусматривает компенсации, льготы или ограничения. Например, в случае назначения досрочной пенсии за работу с вредными или опасными условиями труда. Такие должности в ШР указывают так, как они указаны в квалификационных справочниках или профстандартах.
Графа № 4 «Количество штатных единиц»	Указывается число, которое нужно организации с учетом вакантных должностей.	Если по должности в ШР возможна неполная штатная единица, то количество указывают в долях: 0,25; 0,5; 2,75 и так далее. То есть, при работе в режиме неполного рабочего времени, зарплату сотрудник получает пропорционально отработанному времени. Количество штатных единиц не округляют. Вносить индивидуального предпринимателя как штатную единицу в ШР не нужно, он не является наемным работником.
Если в графах 6–9 нельзя указать сумму в рублях, допустимо зафиксировать тот показатель, который необходим — процент, коэффициент или иной показатель.
Графа № 5 «Тарифная ставка (оклад) и прочее»	Указывается зарплата по фиксированному окладу, тарифной сетке, проценту от выручки — в зависимости от системы оплаты труда, которая принята в организации.	При сдельной оплате труда, когда фиксированную сумму зарплаты установить невозможно, допустимо указывать эти особенности в графе «Примечание». Размер оклада по идентичным должностям должен быть одинаковым (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Разница может быть в надбавках и доплатах. Оклад для неполной штатной единицы указывается как для целой. Для штатных единиц с часовой тарифной ставкой графу можно не заполнять либо указать размер оплаты по часовой ставке, а в графе № 10 зафиксировать, что оплата производится по часовой тарифной ставке.
Графы № 6–8 «Надбавки»	Указываются стимулирующие, компенсационные и иные выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда организации. А также те, что предусмотрены законодательством: северные надбавки, надбавки за вредные условия труда.	В одной из граф можно указать процент районного коэффициента, либо общую сумму, которая положена работнику, с его учетом. Если величина надбавки закреплена в процентах и может меняться от каких-либо показателей, то разрешено ее не отражать. Достаточно сделать сделать ссылку на документ, который устанавливает эту надбавку, в графе «Примечание». Если в компании предусмотрены разные системы оплаты труда, то это можно отразить в штатном расписании, дополнив форму необходимыми графами.
Графа № 9 «Всего в месяц»	Общая сумма зарплаты работника в месяц с учетом всех надбавок.	Если оклад и надбавки зафиксированы в рублях, то эту графу заполнить можно. Если же графы 6–8 указаны в процентах, то вывести итоговую сумму нельзя. Тогда в графе разрешено ничего не указывать, а в примечании добавить ссылку на документ, который регламентирует такой расчет. Для неполной штатной единицы указывают сумму, которая равна произведению граф 4 и 5, то есть размер оклада с учетом продолжительности рабочего времени.
Графа № 10 «Примечание»	Указываются дополнительные данные, относящиеся к штатному расписанию: ссылки на приказы, положения, иные ЛНА. Также возможно указание вакантных должностей.

Рассмотрим заполнение штатного расписания на примере. В ООО «Гамма» предусмотрены такие структурные подразделения как администрация, бухгалтерия, отделы продаж и закупок, отдел кадров. Должность юрисконсульта предусматривает неполную ставку. Менеджеру по продажам положением об оплате труда и премировании установлена доплата к окладу, составляющая 0,2% от плана продаж, при его 100%-ом выполнении. Также на предприятии, согласно внутренним локальным актам, производится доплата за стаж.

Пример заполненного штатного расписания для ООО «Гамма» по форме № Т-3 можно найти по ссылке.

Скачать

Как утвердить штатное расписание

«Штатку» утверждают приказом, за подписью директора или другого уполномоченного лица. Приказ составляют в произвольной форме, он может содержать следующую информацию:

о дате вступления расписания в силу;
о том, что предыдущее расписание, если такое было, утрачивает силу;
об ответственном за исполнение приказа.

Само штатное расписание обычно является приложением к этому приказу. Форма

№ Т-3 предусматривает поле для заполнения реквизитов документа об утверждении.

Внесение изменений в штатное расписание

В случае изменений составных частей зарплаты, переименование должностей и ввод новых, в штатное расписание необходимо вносить изменения. Это оформляют приказом о внесении изменений в действующий документ либо утверждением нового. Как правило, при незначительных корректировках в ШР вносят изменения, а вот при больших объемах — утверждают новое.

Как ввести новую должность в штатное расписание

Руководитель вводит должность с помощью отдельного приказа, причем дата ее введения может не совпадать с датой распоряжения. Например, в самом приказе может быть зафиксировано, что новая должность вводится с конкретной даты.

Приказ об утверждении штатного расписания можно подписать со всеми ответственными лицами онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока. Для этого не нужно печатать приказ на бумаге и искать подписантов по всему офису

Узнать больше

Порядок сокращения должностей

Сокращение численности работников происходит с сохранением должности в штатном расписании, а вот сокращение штата — с исключением сокращаемой позиции, это значит, ее убирают из ШР. Важно помнить, что некоторые категории работников имеют преимущественное право не попадать под сокращение (ст. 179 ТК РФ).

Есть категории сотрудников, которые не могут попасть под сокращение: женщины с детьми до трех лет, беременные женщины и прочие. (ст. 261 ТК РФ). О порядке проведения сокращения и оформлении соответствующих документов рассказываем в статье.

Выписка из штатного расписания: должен ли работодатель выдавать работнику копию

Выписка, как документ, который связан с трудовой деятельностью, может предоставляться работнику по его письменному заявлению (ст. 62 ТК РФ). Также выписку могут запросить при проверке надзорные органы. Форма не установлена — организации могут создать свою и утвердить в учетной политике. Выписка для сотрудника должна содержать данные только о его должности и выплатах — указывать информацию о других работниках недопустимо (ст. 88 ТК РФ). Документ заверяют подписью ответственного лица. Подробнее о том, как правильно сформировать выписку разбираем на образце в другой нашей статье.

Вопрос о том, необходимо ли работнику выдавать по его письменному заявлению копию штатного расписания или выписку из штатного расписания, остается спорным. Так, специалисты Роструда считают, что работник вправе запросить у работодателя любые документы, связанные с работой, в том числе штатное расписание. Однако в большинстве случаев специалисты этого ведомства отмечают, что предоставлять сотруднику по его запросу копию штатного расписания работодатель не обязан, достаточно направить работнику выписку.

Суды, как правило, также считают, что штатное расписание необязательно выдавать в порядке ст. 62 ТК РФ, поскольку оно не содержит персональной информации конкретного работника о его трудовой деятельности (определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 N 33-663/2017; определение Пермского краевого суда от 14.12.2016 N 33-15123/2016; определение Московского городского суда от 18.10.2016 N 33-31950/16).

При этом в практике встречаются случаи, когда работодателя обязали предоставить выписку из штатного расписания по заявлению работника (определения Нижегородского областного суда от 16.08.2016 N 33-9311/2016, Калужского областного суда от 16.05.2016 N 33-1650/2016).

Заверяйте и отправляйте выписку из штатного расписания сотрудникам в электронном виде с помощью сервиса КЭДО от Контур.Диадока