Электронные путевые листы в 2026 году: как оформить и что изменится

В 2023 году перевозчики впервые получили возможность перейти на электронные путевые листы (ЭПЛ). В 2026 году на рассмотрении находится проект поправок о переходе на новый формат ЭПЛ — вместо действующего 5.01 возможно появится новый 5.02. Разберем, в чем преимущества ЭПЛ и как его оформлять по условиям законодательства.

Оксана Леонова Менеджер проектов в команде сервиса Логистика от Контур.Диадока

Когда и зачем нужен путевой лист

Путевой лист (ПЛ) — это документ, который нужен для учета и регулирования работы транспорта и водителя.

Оформление ПЛ обязательно в случаях, если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель:

• занимается перевозкой людей, багажа;
• перевозит грузы в городе, пригороде, по межгороду;
• передает транспорт в аренду по договору.

В том числе рекомендуется оформлять путевые листы, если работник использует свой автомобиль для нужд организации.

Зачем нужен путевой лист:

• чтобы водитель мог предоставить его сотрудникам ГИБДД по первому требованию;
• для подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства;
• для начисления зарплаты водителям;
• для подтверждения использования работником личного транспорта в служебных целях;
• для подтверждения расходов при аренде транспорта.

Электронные путевые листы обязательны при перевозке алкоголя с 1 марта 2027 года. Поможем перестроить процессы и перейти на транспортный ЭДО

Получить консультацию

Форма и формат путевого листа 

Пока путевой лист можно создать как в цифровом, так и в бумажном виде. Форму, которую использует компания, необходимо закрепить в учетной политике.

Формат электронного путевого листа устанавливает ФНС. С 1 марта 2023 года действует приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390, который регулирует правила оформления ПЛ в цифровом виде.

Обязательных форм бумажных путевых листов нет, но есть установленный состав сведений документа. Бланки можно разработать самостоятельно или взять унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Действующий формат ЭПЛ утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Документ описывает порядок оформления XML-файла, который состоит из пяти обязательных файлов обмена (титулов):

• информации об обстоятельствах, особенностях рейса;
• информации о результатах предсменного, предрейсового медосмотров;
• данные одометра при выезде транспорта с парковки;
• данные одометра при заезде транспорта на парковку;
• информация о техническом осмотре (не заполняется при оформлении нового ПЛ при смене водителя).

Необязательный файл обмена используют, если этого требует законодательство или внутренние регламенты компании. К нему относят данные о послерейсовом медицинском осмотре.

Посмотреть образец XML-схемы файла и понять, как он выглядит в цифровом виде, можно на сайте Федеральной налоговой службы.

На рассмотрении находится проект поправок в приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, устанавливающий формат ЭПЛ. Когда его примут вместо действующего 5.01 появится новый формат 5.02. На данный момент поправки находятся на стадии рассмотрения и ещё не утверждены окончательно. О проекте и грядущих изменениях — в отдельной статье.

Разберем, что включают в ЭПЛ в действующем формате 5.01. 

Путевой лист оформляется на все транспортные средства, его выдают водителю до выхода на линию.

Протестируйте электронные путевые листы бесплатно с сервисом Логистика от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Как подписывается ЭПЛ

Документ подписывают:

• владелец автомобиля;
• медработник, проводивший медицинский осмотр водителя (водителей);
• сотрудник, проводивший техосмотр;
• сотрудник, который снимал показания одометра;
• водитель, если на один автомобиль выписано несколько путевых листов и водитель подтверждает показания одометра при передаче другому водителю.

Законодательство допускает подписание электронного путевого листа КЭП и НЭП, сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах.

Цифровой журнал путевых листов, при его наличии, также следует подписывать КЭП.

Обязателен ли ЭПЛ

Пока каждая компания сама выбирает тип путевых листов, который будет использовать: электронный или бумажный. Однако следует учитывать, что цифровизация документооборота — это тенденция.

До 1 марта 2027 года действует переходный период. До этой даты всем перевозчикам алкогольной продукции можно использовать бумажную товарно-транспортную накладную как документ, удостоверяющий легальность производства и оборота алкоголя (ст. 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ), или сразу перейти на электронные сопроводительные документы (ст. 10.2  Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ). 

С 1 марта 2027 года участникам оборота алкогольной продукции нужно использовать электронные сопроводительные документы, среди них:

• При перевозке пива, пивных напитков, спиртосодержащей непищевой продукции собственным транспортом, без привлечения наемного перевозчика, обязательное формирование ЭПЛ. 

• При перевозке крепкого алкоголя допускается формирование как бумажного путевого листа, так и ЭПЛ.

Для всех остальных видов коммерческих перевозок и перевозок для собственных нужд применение ЭПЛ остается добровольным.

Кроме того, переход на электронное делопроизводство упрощает ведение документооборота, помогает защищать данные от потери, снижает количество ошибок, экономит время на обмен документами с контрагентами, автоматизирует обработку данных.

Как оформить электронные путевые листы

Разберем, как оформить ПЛ в электронном виде:

1. Выбрать сервис, предоставляющий услуги по созданию ЭПЛ, например, сервис Логистика от Контур.Диадока.
2. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре, например в УЦ Контура. Сертификат оформляется на каждого сотрудника, который будет подписывать ЭПЛ.
3. Зарегистрировать каждый автомобиль в сервисе, указав его технические характеристики и данные водителя.
4. Создавать ЭПЛ для каждой поездки, указывая необходимые сведения.
5. Подписывать документы КЭП или неквалифицированной электронной подписью (НЭП), если она выпущена через Госуслуги.

Внимательно изучите правила оформления ЭПЛ, соблюдайте их при каждой поездке, чтобы избежать штрафов.

Где создать электронные путевые листы

ЭПЛ можно создать и заполнить в специализированных сервисах, например в сервисе Логистика от Контур.Диадока.

Сервис связывает всех участников пассажирских и грузовых перевозок, государственную информационную систему и контролирующие органы.

Работать в сервисе Логистика можно прямо из браузера в веб-версии без установки дополнительных программ. А также можно интегрировать сервис Логистика в 1С или другую учетную систему с помощью модуля, через API или коннекторы.

Чтобы подключиться к сервису, который позволяет формировать ЭПЛ, нужно выбрать оператора, заключить с ним договор. При выборе учитывайте репутацию провайдера, соответствие требованиям законодательства и функциональность. Важно, чтобы оператор был аккредитован Минтрансом и находился в реестре операторов ИС ЭПД. СКБ Контур прошел аккредитацию и 16 сентября 2022 года вошел в реестр.

Таким образом, ИП и юрлица могут использовать электронные путевые листы для упрощения документооборота. Переход на цифровой обмен документами помогает снизить административные издержки, сэкономить время на поиск документов, облегчить ведение архива, автоматизировать работу внутренней учетной системы.

Оптимизируйте перевозки

Ускорьте обмен путевыми листами и другими перевозочными документами

Подключиться