Обязательные ЭПД в 2026 году: что нужно знать бухгалтеру

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательными для всех участников коммерческих грузоперевозок. Закон уже подписан, и переходного периода не предусмотрено. Рассказываем, что изменится в работе бухгалтера, какие риски возникают при несвоевременном переходе на ЭПД и как подготовиться к нововведениям.

Обзор нового закона

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (далее — закон № 140-ФЗ) внес существенные изменения закон о транспортно-экспедиционной деятельности от 30.06.2003 № 87-ФЗ. Обновили и другие транспортные законы — Воздушный кодекс РФ, Уставы железнодорожного и автомобильного транспорта.

Главное изменение по 140-ФЗ — обязательный переход на электронные перевозочные документы. По общему правилу, с 01.09.2026 транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы оформляются только в электронном виде.

Упростите документооборот

Обменивайтесь транспортными документами онлайн и сокращайте ошибки

Подключиться

Новые требования касаются абсолютно всех участников грузоперевозок, а не только профессиональных игроков этого рынка. Даже разовое получение или отправка груза обязывает оформить электронный перевозочный документ. Например, в обычный офис привезли по заказу столы. Или фирма разово наняла транспортную компанию, чтобы доставить груз заказчику.

Важно! Закон 140-ФЗ унифицирует требования для всех видов транспорта: автомобильного, железнодорожного, воздушного. Для контроля за перемещением грузов создают единую информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. В этой системе будут накапливаться и храниться данные обо всех российских перевозках, а доступ к ней получат уполномоченные органы, к примеру, ФНС, МВД, Минцифры и др.

Кроме того, запускают реестр экспедиторов: без регистрации в нем заниматься экспедиторской деятельностью запрещено.

Какие ЭПД обязательны с 01.09.2026

Для автомобильного транспорта (Устав автомобильного транспорта):

• транспортная накладная;
• заказ-заявка.

С 01.09.2026 договор грузоперевозки подтверждается только электронной транспортной накладной.

Для железнодорожного транспорта (Устав железнодорожного транспорта) — транспортная железнодорожная накладная.

Для воздушного транспорта (Воздушный кодекс РФ) — грузовая накладная.

Экспедиторские документы (Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ, далее — закон 87-ФЗ):

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Минтранс установит случаи, когда отдельные документы можно оформлять на бумаге. Подробности — в отдельной статье.

Также в электронном виде при ряде сценариев нужно будет оформлять путевой лист при перевозке пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи — подробнее об этом расскажем чуть ниже.

Расскажем, как перестроить процессы в компании и перейти на цифровой обмен документами

Получить консультацию

Кто обязан перейти на электронные перевозочные документы

С 01.09.2026 года ЭПД должны формировать все участники грузоперевозок:

• грузоотправители;
• грузополучатели;
• перевозчики;
• экспедиторы.

Никаких исключений для малого бизнеса, некоммерческих организаций и бюджетных учреждений нет. Нет и особенностей по видам транспорта — автомобильного, ж/д, воздушного. Если ООО или ИП участвуют в перевозке груза, то должны соблюдать новые правила и выставлять ЭПД с 01.09.2026. Даже если заказывают однократную услугу перевозки или получают груз от поставщика.

Важно! Перевозчики опасных грузов подпадают под дополнительные ограничения. Грузоотправитель не вправе предъявлять к перевозке особо опасный груз, если у перевозчика нет специального разрешения ДОПОГ (ч. 7 ст. 10 Устава автомобильного транспорта).

Нужно ли переходить на транспортный ЭДО получателям грузов?

Что такое ГИС ЭПД

В ГИС ЭПД — это государственная информационная система, где собирают, обрабатывают и хранят все электронные документы по грузоперевозкам: транспортные накладные, путевые листы, договоры фрахтования, заказы, сопроводительные ведомости и т.д. Порядок обмена утвержден Постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931, а правила представления информации — Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281. Оператор системы — Минтранс.

Отдельно регистрироваться в системе участникам грузоперевозок не нужно, достаточно выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД в реестре на сайте Минтранса. Сначала заключите с ним договор, затем настройте интеграцию с вашей учетной системой или работайте в ГИС через веб-интерфейс оператора.

Как подключиться к ГИС ЭПД и работать с электронными перевозочными документами

Новые требования к хранению перевозочных документов

По новым правилам, экспедиторы обязаны:

1. Хранить информацию о договорах, грузах, маршрутах в течение 3 лет и только на территории РФ.
2. Предоставлять эту информацию уполномоченным органам, к примеру, ФСБ и МВД, по их запросу.
3. Обеспечивать техническую возможность для проведения оперативно-розыскных мероприятий.
4. Передавать груз для проверки и изъятия по требованию госорганов.

Кроме того, не допускается передача персональных данных клиентов за пределы РФ, кроме случаев организации международных перевозок — если это разрешено международными договорами и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Полезные статьи по теме

• Как экспедитору подготовиться к переходу на ЭТрН в 2026 году
• ГосЛог в 2026: полное руководство для экспедиторов и перевозчиков
• Взаимодействие с ФСБ для экспедиторов

Как меняются правила перевозки алкоголя

С 1 марта 2026 года

Легальность производства и оборота алкогольной продукции необходимо подтверждать электронными документами (п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ, п. 1, 2 Постановления Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944, далее — постановление №1944).

Для пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи легальность подтверждают:

• универсальные передаточные документы (УПД);
• исправленные универсальные передаточные документы (УПДи);
• универсальные корректировочные документы (УКД);

Документы оформляют в электронном виде и передают в ГИС МТ — в систему «Честный знак».

Для этилового спирта, крепкого алкоголя и спиртосодержащей продукции легальность подтверждают электронной заявкой о фиксации информации в ЕГАИС (ЭЗОФ).

Важно! До 01.03.2027 действует переходный период. Для подтверждения легальности производства и оборота алкоголя вместо УПД и ЭЗОФ можно применять бумажную товарно-транспортную накладную (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ).

С 1 сентября 2026 года

При перевозке алкоголя автомобильным транспортом вместе с сопроводительными документами, подтверждающими легальность, нужно оформлять ЭПД (закон №140-ФЗ, п., 4 постановления №1944).

При перевозке пива и слабоалкогольной продукции, подлежащей маркировке, электронный УПД нужно использовать вместе с ЭПД — электронной транспортной накладной или электронным путевым листом (п. 4 постановления № 1944).

При перевозке крепкого алкоголя наемным транспортом, кроме ЭЗОФ, потребуются ЭПД — заказ-заявка на перевозку и транспортная накладная (пп. «а» п. 1 ст. 4 закона № 140-ФЗ). При доставке собственным транспортом можно использовать путевой лист в бумажной или электронной форме.

Путевой лист в 2026 году: электронная форма и правила заполнения

Как будут проверять сопроводительные документы

При перевозке алкоголя контролеры могут потребовать как транспортные, так и сопроводительные документы — УПД для пива или ЭЗОФ для крепкого алкоголя. Можно показать электронные документы или QR-код из государственных приложений. Но поскольку механизм проверки пока не урегулирован, во время переходного периода можно подтверждать легальность производства и оборота алкоголя бумажной товарно-транспортной накладной.

Как работать с электронными перевозочными документами: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка к работе

1. Получите электронную подпись. Руководителю или ИП получить сертификат УКЭП в УЦ ФНС России. Сотрудникам, которые будут подписывать электронные перевозочные документы, нужно выпустить сертификат КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Также допускается подписание с помощью УНЭП приложения «Госключ».
2. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД реестра и заключите с ним договор. СКБ Контур включен в этот реестр. 
3. Определите способ работы и настройте интеграцию. Можно работать через веб-интерфейс оператора или подключить свою учетную систему к ИС ЭПД через модуль 1С, API или коннекторы.
4. Подключите контрагентов. Для работы транспортного ЭДО нужно добавить всех участников перевозки — отправителя, получателя, перевозчика, экспедитора. Если контрагенты работают с разными операторами, можно обмениваться документами через роуминг. Как правило, это бесплатно. Перевозчикам также нужно подключить к сервису водителей: там они будут подписывать документы и получать QR-коды для предъявления инспекторам.

Шаг 2. Создание и передача документа

1. Создайте ЭПД в своей учетной системе или веб-сервисе оператора ИС ЭПД. Заполните данные о грузе, отправителе и получателе, ТС, водителе, маршруте и пр. Документ с незаполненными полями или ошибками отправить не получится.
2. Подпишите документ в сервисе оператора ИС ЭПД.
3. Оператор проверит документ на соответствие электронному формату и действительность УКЭП или УНЭП. Если с документом все в порядке, его передают дальше — в ГИС ЭПД.

Важно! В ГИС ЭПД можно работать только с документами, для которых утверждены электронные форматы:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ-наряд, сопроводительная ведомость — Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@;
• электронный путевой лист (ЭПЛ) — Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@;
• электронный заказ и заявка (ЭЗЗ) — Приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@;
• электронный договор фрахтования — Приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@.
• электронное поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки — Приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@.

В ближайшее время будут утверждены форматы железнодорожной и грузовой накладной. Действующие форматы некоторых ЭПД будут актуализированы. Следите за обновлениями в нашей статье.

Шаг 3. Регистрация документа в ГИС ЭПД

Госсистема при получении титула проверяет его и передает сведения для формирования QR-кода участнику перевозки через его оператора.

После регистрации документа доступ к нему получают федеральные органы исполнительной власти, к примеру, ФНС, ФТС, МВД, ФСБ, Ространснадзор, Россельхознадзор и другие.

Шаг 4. Подписание ЭПД участниками перевозки

На этапе оформления грузоотправитель подписывает первый титул электронного документа. К примеру, в ЭТрН первый титул (Т1) — это погрузка, грузоотправитель. В системе появляется статус: «Ожидает подписания перевозчиком».

Водитель перевозчика проверяет сведения, если нужно вносит замечания при погрузке. Это можно делать в мобильном приложении сервиса транспортного ЭДО. Если все в порядке, водитель подписывает своей простой электронной подписью (ПЭП) второй титул (Т2) — погрузка, перевозчик, водитель. При несогласии со сведениями, содержащимися в накладной, или при необходимости их уточнений можно отказать в подписи. Затем уполномоченный работник перевозчика подписывает документ своей УКЭП. Когда статус меняется, можно отправлять машину.

При приемке получатель подтверждает получение груза и подписывает третий титул (Т3) — выгрузка, грузополучатель. Здесь отражают время выгрузки и замечания, если есть. Подписать ЭПД со стороны получателя можно сразу УКЭП уполномоченного лица или ПЭП кладовщика плюс УКЭП уполномоченного сотрудника.

После сдачи груза водитель подписывает четвертый титул (Т4) — выгрузка, перевозчик, водитель. Если нужно, перед подписанием указывают замечания. Затем уполномоченный сотрудник перевозчика подписывает электронный документ своей УКЭП.

При необходимости можно сформировать опциональные титулы:

— титул переадресовки груза при изменении пункта доставки груза или сведений о грузополучателе;

— титул замены водителя или транспортного  средства;

— титулы стоимости перевозки, которые позволят использовать ЭТрН в качестве первичного учетного документа.

Что будет, если не перейти на электронные перевозочные документы

Если бизнес не подготовится к переходу или откажется работать по новым правилам, столкнется с серьезными последствиями.

Потеря контрагентов. Ритейлеры и производственные компании уже требуют от своих поставщиков перейти на ЭДО. А отказ от ЭПД после 01.09.2026 приведет к прекращению сотрудничества. Крупный бизнес не будет рисковать из-за контрагента, который работает только с бумажными документами.

Сбой поставок. С 01.09.2026 перевозка без ЭПД технически невозможна. Если хотя бы один участник (отправитель, перевозчик или получатель) не поставит свою электронную подпись, перевозочный документ не попадет в ГИС ЭПД. На практике это означает, что перевозчик не сможет принять груз к поставке — без оформления в госсистеме рейс будет вне закона. Водитель не выедет на линию, чтобы не получить штраф, а получатель откажется принимать груз без электронной транспортной накладной, чтобы избежать налоговых последствий. В результате вся поставка сорвется.

Штрафы. Прямой ответственности за отсутствие электронных перевозочных документов вместо бумажных пока нет. Но могут наказать за другие нарушения при перевозках. К примеру, за отсутствие транспортной накладной в любой форме водителю грозит штраф в 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). За отсутствие сопроводительных документов при перевозке опасных грузов штрафы намного выше.

С 01.03.2026 действуют штрафы за работу без включения в реестр экспедиторов по ст. 11.14.3 КоАП РФ:

• Для граждан — от 3 000 до 5 000 руб., за повторное нарушение — от 5 000 до 10 000 руб.
• Для юрлиц и индивидуальных предпринимателей — от 100 000 до 300 000 руб., за повторное нарушение — от 500 000  до 1 млн руб. или приостановление деятельности до 90 суток.

Если ООО или ИП не смогут подтвердить затраты на перевозку при налоговой проверке, им могут отказать в списании расходов, доначислить налог и назначить штраф по ст. 122 НК РФ за недоимку.

Упростите документооборот

Обменивайтесь перевозочными документами онлайн

Оставить заявку

Как ЭПД повлияют на работу бухгалтера

Для бухгалтера новый порядок работы — это появление новых зон ответственности.

В небольших компаниях, где нет отдела или специалиста по логистике и с ЭПД работает бухгалтер, все технические трудности и ответственность могут лечь на него.

Это создает для бухгалтера новую зону контроля — нужно отслеживать не только формирование ЭПД, но и подписание всеми участниками цепочки, ведь четыре обязательных титула в ЭТрН должны подписать поочередно грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. В Логистике от Контур.Диадока это реализовано через статусы документов: пользователь всегда может проверить, на каком этапе находится каждая перевозка.

Есть и положительные моменты.

Станет проще подтверждать сделки. Электронные документы невозможно потерять, подделать или исправить задним числом. Электронная накладная подтверждает, что грузоотправитель передал груз, перевозчик его доставил, а грузополучатель принял без претензий. Для налоговой инспекции это дополнительное основание реальности сделки.

Снижается риск ошибок в первичных документах и бухучете. К примеру, Логистика от Контур.Диадока автоматически проверяет ЭПД при заполнении и подсвечивает ошибки и незаполненные поля. Поля ЭПД при работе в модуле для 1С заполняются автоматически на основании данных учетной системы: информация переносится из справочников и документов по заранее настроенным правилам. Это помогает избежать ошибок ручного ввода и ускоряет работу.

Если сервис выявит несоответствие данных между разделами внутри ЭПД, направит пользователю предупреждение. Корректность формата также проверяется автоматически — до отправки документов контрагенту.

Как подготовиться к переходу на ЭПД: чек-лист

Не откладывайте переход до 01.09.2026 и постепенно вводите ЭПД. Так вы успеете спокойно протестировать процессы и избежать сбоев в первые месяцы работы с электронными документами.

Воспользуйтесь чек-листом, чтобы ничего не забыть.

Получите квалифицированные электронные подписи:

• Для руководителя организации и ИП —- УКЭП.
• Для сотрудников, которые отвечают за перевозки — КЭП и МЧД.
• Для водителей — ПЭП.

Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. При выборе обращайте внимание на:

• наличие роуминга — чтобы обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ИС ЭПД;
• возможность интеграции с вашей учетной системой;
• наличие мобильного приложения для водителей.

Настройте интеграцию с учетной системой. В Логистике от Контур.Диадока есть пять способов:

• Для SAP — готовое сертифицированное решение.
• Для 1С — модуль, который устанавливается как расширение на типовые конфигурации или как подсистема на нетиповые.
• Коннектор — для компаний со сложными логистическими цепочками и большим объемом документов.
• API — для нестандартных учетных систем, у которых нет подходящих типовых решений.
• Веб-версия — не требует интеграции, можно работать с ЭПД прямо в браузере.

Организуйте доступ сотрудников. Предоставьте доступ к сервису ЭПД для работников, которые отвечают за перевозки. Назначьте администратора. Подключите водителей к транспортному ЭДО, предоставьте им смартфон или планшет с выходом в интернет.

Логистика от Контур.Диадока предлагает простое мобильное приложение для водителей. В нем можно подписать электронные перевозочные документы и получать QR-код для инспекторов ГИБДД. Код сохраняется в телефоне и доступен, даже если в дороге нет связи.

Разработайте регламенты и обучите сотрудников. Составьте локальный нормативный акт и инструкции по работе с ЭПД. Определите, кто в компании отвечает за создание документов, кто их подписывает, кто контролирует движение. Объясните, зачем нужен переход на ЭПД, что изменится в рабочих процессах и как пользоваться новым программным обеспечением.

Организуйте обучение для ответственных сотрудников — проводите семинары, тренинги. Также можно участвовать в бесплатных вебинарах от разработчиков сервиса ЭПД.

Протестируйте ЭДО с контрагентами. Выберите основных партнеров среди заказчиков и перевозчиков, заказчиков и проведите тестовые обмены транспортными документами. Проверьте:

• скорость подписания и отправки документов через роуминг;
• корректность заполнения всех титулов ЭПД;
• отображение статусов документа.

Переход на ЭПД: ответы на частые вопросы

Есть вопросы? Оставьте заявку на консультацию

Отправить заявку