Какие документы нужны для открытия и работы стоматологии: чек-лист с пояснениями

Быть стоматологом — не только лечить людей. Это еще и работать с большим объемом документации. Расскажем, какие документы нужны стоматологии на разных этапах работы: от регистрации бизнеса и получения лицензии до ежедневной деятельности и отчетности перед госорганами.

МИС — не только для медицинских документов. Подключите к МИС Сегмент+, чтобы анализировать визиты пациентов, прогнозировать потребности и предлагать похожие услуги.

Оставить заявку

Документооборот в стоматологии

Документооборот — это движение документов внутри компании. Процесс включает составление, согласование, передачу, отправку, хранение документов. В ходе работы медицинской клиники, в том числе стоматологической, появляются тысячи документов, поэтому организации документооборота нужно подходить системно, иначе будет хаос. За управление документооборотом отвечает руководитель стоматологии.

Обязанность медицинских организаций вести документооборот прописана в законах. Клиника должна вести медицинскую документацию в установленном порядке, обеспечить ее учет и хранение (п. 11, 12 ст. 79 закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ). Документы обладают юридической силой, могут стать доказательством в гражданском судебном процессе или уголовном деле, помочь разобраться в спорных ситуациях с пациентом.

Регистрационные документы

Открытие стоматологии начинается с регистрации бизнеса. Оказывать медицинские услуги может как организация, так и индивидуальный предприниматель. Список документов стандартный, как при регистрации любого другого бизнеса.

Документы для регистрации ИП-стоматолога

ИП для регистрации понадобится только паспорт и заполненное заявление по форме № Р21001. Если обращаетесь в налоговую лично, нужна также квитанция об оплате госпошлины в размере 800 рублей. Удобнее всего оформить ИП онлайн на сайте ФНС. Пошлину в таком случае можно не платить, но для подачи документов нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Процедура занимает три рабочих дня. Налоговая внесет данные в реестр, пришлет на электронную почту лист записи ЕГРИП и свидетельство о постановке на учет в налоговой. При желании лист можно получить в бумажном виде.

Документы для регистрации ООО стоматологической клиники

Для регистрации юрлица понадобится немного больше документов:

• заполненное заявление по форме № Р11001;
• устав;
• решение единственного участника или протокол общего собрания учредителей о создании юрлица;
• договор об учреждении ООО, если учредителей несколько;
• договор аренды для подтверждения юридического адреса;
• паспорт заявителя.

Документы также можно подать онлайн, подписав их электронной подписью. Тогда не придется платить пошлину в размере 4 тыс. рублей. Через три дня на email придет лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке юрлица на налоговый учет и устав с отметкой ФНС о регистрации.

Выбор налогового режима для стоматологии

Чаще всего небольшие стоматологии выбирают упрощенную систему налогообложения — ставка ниже, чем на общей системе налогообложения. УСН заменяет юрлицу налог на прибыль, а ИП — НДФЛ. Также юрлица и ИП на упрощенке не платят НДС, если доход за год не превышает 60 млн рублей. Если сумма больше, заплатить НДС все-таки придется, но по пониженной ставке. У УСН есть два режима: «доходы» и «доходы минус расходы». На ОСН плюс в том, что стоматологии могут применять льготную ставку 0% по налогу на прибыль (постановление Правительства от 10.11.2011 № 917).

О переходе на УСН нужно уведомить налоговую. Это можно сделать прямо во время подачи документов на регистрацию либо в течение месяца после. Если пропустить срок, автоматически будет применяться ОСН, а перейти на УСН получится уже только в следующем году. Чтобы перейти на упрощенку, заполняют заявление по форме № 26.2-1. Подать документ можно лично или через личный кабинет налогоплательщика в электронном виде.

Лицензия на стоматологическую деятельность

Следующий важный шаг для открытия стоматологии — получение медицинской лицензии. Без нее работать легально не получится. Процедуру получения лицензии регулирует постановление Правительства от 01.06.2021 № 852.

До того как обратиться за лицензией, предпринимателю нужно сделать всё, чтобы соответствовать лицензионным требованиям (п. 5 постановления № 852):

• купить или арендовать помещение, отвечающее санитарным нормам;
• приобрести медицинское оборудование;
• нанять персонал;
• зарегистрироваться в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ);
• внести данные об организации в федеральный реестр медицинских и фармацевтических организаций (ФРМО) и о персонале в федеральный регистр медицинских и фармацевтических работников (ФРМР).

Заявление на выдачу лицензии

С мая 2025 года получить лицензию стало проще. Если раньше в п. 8 постановления № 852 был перечень документов, которые необходимо предоставить, то после поправок его убрали — осталось одно заявление. В нем указывают:

• название и организационно-правовую форму организации;
• адрес места нахождения юрлица;
• фактический адрес работы клиники;
• ГРН записи о создании юрлица;
• данные свидетельства о регистрации или листа записи ЕГРЮЛ;
• ИНН;
• перечень услуг, на который получается лицензия;
• номер и дата выдачи санитарно-эпидемиологического заключения;
• номер телефона и email;
• ФИО и СНИЛС медицинских работников.

Заявитель-ИП вместо данных об организации указывает сведения о себе: ФИО, адрес места жительства, данные паспорта. Несмотря на то, что при подаче заявления документы прикладывать не нужно, они понадобятся на следующей стадии.

Заявление заполняют в электронном виде на портале «Госуслуги». Документ подписывают КЭП юрлица. В Росздравнадзоре изучат информацию, а также проверяет соискателя лицензии. Для этого специалисты могут приехать в клинику или подключиться удаленно по видеосвязи. Проверят документы, помещение, персонал, оборудование на соответствие лицензионным требованиям. По итогам Росздравнадзор составит акт оценки и решит, выдавать лицензию или нет. Процедура займет 10 рабочих дней, в ЗАТО срок немного больше — 15 рабочих дней.

Поручите общение с пациентами боту Сегмент+, чтобы освободить администраторов от рутины для более важных задач.

Попробовать бесплатно

Документы на медицинский персонал

Укомплектованность штата стоматологии медицинским персоналом подтверждают следующие документы:

Трудовой договор. Оформляется по общим правилам Трудового кодекса РФ (ст. 57). В договоре указывают права и обязанности сторон, режим работы сотрудника, зарплату.

Копии документов об образовании. Врачи предоставляют диплом о высшем образовании и специальности «Стоматология», медсестрам достаточно диплома о средне-специальном медицинском образовании по специальности «Сестринское дело». Дополнительно могут быть удостоверения о повышении квалификации, диплом о профессиональной переподготовке.

Сертификат специалиста. Раз в пять лет медработники проходят аккредитацию, чтобы подтвердить квалификацию. С 2021 года бумажные сертификаты стали необязательными — информацию фиксируют в электронном виде в ЕГИСЗ. Если сотрудник предоставил бумажное свидетельство или выписку из ЕГИСЗ, их можно оставить в клинике по желанию.

Санитарно-эпидемиологическое заключение

Санитарно-эпидемиологическое заключение подтверждает, что помещение и оборудование стоматологии соответствуют санитарным правилам. Их много, но основной документ в этой сфере — СП 2.1.3678-20.

Чтобы получить СЭЗ, для начала заказывают санитарно-эпидемиологическую экспертизу. Ее проводят центры гигиены и эпидемиологии при Роспотребнадзоре или частные аккредитованные компании. Там от соискателя лицензии попросят заявление и пакет документов. Конкретный перечень у каждого экспертного учреждения свой. Обычно просят предоставить:

• учредительные документы;
• договор аренды или выписка из ЕГРН на помещение;
• технический паспорт на помещение;
• паспорт на вентиляцию;
• документы об организации водоснабжения, канализации, энергоснабжения, теплоснабжения;
• договор на обращение с отходами;
• договор на дезинсекцию и дератизацию;
• договор на стирку спецодежды;
• договор на проведение медосмотров у сотрудников;
• протоколы лабораторных исследований и измерений микроклимата, освещенности;
• программа производственного контроля.

Экспертиза может длиться до двух месяцев. По результатам специалисты выдадут экспертное заключение. Его прикладывают к заявлению и отправляют в Роспотребнадзор через «Госуслуги». Если документы в порядке, через 20 рабочих дней Роспотребнадзор оформит СЭЗ. Информацию о СЭЗ включают в реестр санитарно-эпидемиологических заключений.

Документы на оборудование и медицинские изделия

В стоматологию необходимо закупить оборудование — без этого не дадут СЭЗ и лицензию. Каждое медицинское изделие должно числиться в государственном реестре, иначе использовать в стоматологии его нельзя. Требование касается не только медоборудования, — стоматологических установок, рентгенов, бактерицидных ламп — но и мебели для клиники. К оборудованию, включенному в реестр, идет регистрационное удостоверение. Либо регистрационный номер указан на аппарате.

Также для получения лицензии понадобится организовать техническое обслуживание медицинских изделий. Для этого в штат нанимают квалифицированных работников либо заключают договор с организацией, у которой есть лицензия на техобслуживание.

Специфические документы по видам стоматологических услуг

Лицензированию подлежат услуги по:

• стоматологии,
• стоматологии детской,
• стоматологии общей практики,
• стоматологии ортопедической,
• стоматологии профилактической,
• стоматологии терапевтической,
• стоматологии хирургической.

Список услуг, которые планирует оказывать клиника, указывают в заявлении на выдачу лицензии. Перечень документов для всех стоматологических услуг одинаковый. Некоторые отличия есть в содержании. Разным будет оснащение кабинетов мебелью и медицинским оборудованием. Стандарты оснащения кабинетов разных видов утверждены приказом Минздрава от 31.07.2020 № 786н. Например, в кабинете хирургической стоматологии должна быть одна электрохирургическая система на одно рабочее место. А вот в стандарт оснащения других видов кабинетов она не входит.

В зависимости от вида услуг различаются требования к организации помещения стоматологии. Например, если клиника принимает детей, для них выделяют отдельный кабинет, куда не пускают взрослых пациентов. Также для детей делают отдельный туалет с унитазом и раковиной. В хирургических кабинетах стоматологии устанавливают локтевые или сенсорные смесители.

Еще для разных видов услуг нужны специалисты разной квалификации. Например, в детской стоматологии могут работать только врачи, которые прошли ординатуру или профессиональную переподготовку по специальности «Стоматология детская». На должность врача-ортодонта можно взять только тех, кто закончил ординатуру по специальности «Ортодонтия» (приказ Минздрава от 02.05.2023 № 206н).

Сегмент+ помогает экономить на рекламе с автоматическими рассылками в бесплатных каналах.

Заказать

Документы для операционной деятельности стоматологии

Когда лицензия готова, стоматология может начинать работу. Разберем документы, которые будут встречаться в ежедневной деятельности клиники.

Внутренние регламенты

Внутреннюю работу стоматологии регулирует множество документов. Вот основное:

• правила внутреннего распорядка — регулируют поведения пациентов на территории стоматологии;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о предоставлении платных медицинских услуг;
• положение о порядке организации и проведения внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности — необходимо, чтобы повышать качество медицинской помощи и минимизировать нарушения;
• приказ о порядке рассмотрения обращений граждан;
• прейскурант медицинских услуг;
• положение о врачебной комиссии — создается, чтобы улучшать оказание медпомощи и принимать решения в сложных случаях лечения.

По решению руководителя в стоматологической клинике могут разрабатывать стандартные операционные процедуры — это поэтапные инструкции, по которыми действует медицинский персонал. Например, СОП по проведению генеральной уборки, обеззараживания воздуха, стерилизации стоматологических инструментов, обращению со шприцами, первичному приему пациента, оказанию экстренной помощи.

Документы для пациентов

Чтобы оказывать медицинские услуги пациенту, оформляют следующие документы:

• Договор на оказание платных медицинских услуг. В договоре прописывают стороны, перечень услуг, их стоимость, порядок оплаты. Общий порядок заключения договора установлен в постановлении Правительства от 11.05.2023 № 736.
• Информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство. Подписывая ИДС, пациент подтверждает, что ему рассказали о целях и методах медицинской помощи, а также о рисках и возможных осложнениях. Форма согласия есть в приложении № 2 к приказу Минздрава от 12.11.2021 № 1051н.
• Согласие на обработку персональных данных. Документ необходим, чтобы законно собирать, обрабатывать и хранить личные данные пациентов, в том числе о состоянии здоровья.
• Медицинская карта. Содержит данные о состоянии здоровья пациента, жалобах, этапах лечения. Используют форму № 043/y. Приказ об утверждении этой формы от 1980 года давно отменили. Но Минздрав разрешил врачам использовать старую форму, потому что новых не утвердили (письмо Минздравсоцразвития от 30.11.2009 № 14-6/242888). Для ортодонтических пациентов форма карты другая пациентов — № 043-1/у.
• План лечения. Включает информацию об этапах лечения, необходимых услугах и их стоимости.
• Акт оказанных услуг. Выдается по итогам лечения с указанием перечня и стоимости оказанных пациенту услуг.

Документы на лекарственные препараты

Стоматологи используют разные препараты, например для анестезии и обеззараживания. Препараты тоже должны получать регистрационные удостоверения и числиться в реестре, как медицинские изделия. Лекарства закупают у организаций с лицензией на оптовую торговлю медикаментами. С ними заключают договор поставки, передача препаратов клиник подтверждается первичными документами.

Чтобы законно работать с медикаментами, стоматология должна зарегистрироваться в системе «Мониторинг движения лекарственных препаратов» и сервисе «Фарма Просто». Когда поставщик привозит лекарства, их сканируют и заносят в систему. После того как препарат использовали для лечения, лекарство выводят из оборота с помощью специального прибора — регистратора выбытия.

Документы по охране труда и пожарной безопасности

Цифровые документы и электронный документооборот

Электронная лицензия

До 2021 года медицинские лицензии выдавали в бумажном виде на специальных бланках. У клиник, которые получили разрешительный документ до этого срока, бумажные лицензии остались в силе. Но с 2021 года лицензии на бумаге больше не выдают. Вся информация теперь хранится в реестре лицензий. Чтобы получить документ, подтверждающий наличие лицензии, достаточно скачать выписку из личного кабинета на «Госуслугах» или на сайте Росздравнадзора. К выписке прикрепляется КЭП ведомства.

Электронная медицинская документация

Вместо бумажного документооборота медицинская организация может перейти на электронный. Порядок регулирует приказ Минздрава от 07.09.2020 № 947н. Стоматология сама определяет, какие документы ведет электронно, и разрабатывает их формы, кроме тех, что утверждены законодательно. Карты пациентов тоже могут быть цифровыми, но по просьбе человека информацию нужно дублировать на бумаге.

Врачи подписывают документы КЭП. Документы регистрируют в Реестре электронных медицинских документов — подсистеме ЕГИСЗ. Старые документы тоже можно перевести в электронный вид, для этого достаточно сделать их скан и зарегистрировать в РЭМД.

Документы для проверяющих органов

Медицинские организации отчитываются перед контролирующими органами. Несколько отчетов, которые предстоит сдавать стоматологии.

В открытии и работе стоматологии фигурируют множество документов — в десятках форм легко запутаться. Чтобы было проще, привлекайте экспертов: юристов, бухгалтеров, специалистов по документообороту, охране труда и пожарной охране.

Чтобы сделать полную запись в стоматологию, не обязательно искать новых клиентов. В вашей базе уже большой потенциал: активируйте старых клиентов с помощью Сегмент+.

Оставить заявку