Программа для регистратуры. Инструкция для администратора и медрегистратора

Регистраторы и администраторы первыми контактируют с пациентами, оформляют записи, контролируют загрузку врачей и следят за точностью расписания. Современные программы автоматизации позволяют не только упростить эти процессы, но и вывести обслуживание пациентов на новый уровень. В этой статье расскажем, как грамотно выстроить работу регистратуры с помощью цифровых инструментов, избежать распространенных ошибок и использовать возможности системы максимально эффективно.

Верните пациентов и увеличьте запись без лишней нагрузки на регистратуру

Сегмент+ помогает напоминать о приемах, записывать «спящих» клиентов и подбирать персональные предложения с помощью искусственного интеллекта. Всё работает автоматически — без участия администратора.

Оставить заявку

Как эффективно автоматизировать и грамотно выстроить работу регистратуры

В регистратуре начинается путь пациента, поэтому от слаженности работы администраторов и медрегистраторов зависит общий уровень сервиса.

Чтобы она работала эффективно, важно:

• стандартизировать процессы записи и приема звонков;
• использовать цифровые инструменты для хранения и обработки данных пациентов;
• автоматизировать рутинные задачи: напоминания о визитах, уведомления, подтверждения записи;
• обеспечить доступ к истории посещений и предпочтениям клиента;
• использовать удобные каналы связи — телефон, мессенджеры, СМС, email.

Четкая организация, поддержанная автоматизацией, снижает нагрузку на персонал и помогает избежать ошибок. Это влияет на лояльность пациентов и повторные визиты.

Регистрация и авторизация администратора и медрегистратора

Регистрация и авторизация — базовые шаги, которые обеспечивают защищенный доступ к системе и разделение прав доступа между сотрудниками.

Регистрация в личном кабинете

Чтобы создать рабочий аккаунт, выполните следующие шаги:

Шаг 1. Перейдите на страницу входа в систему. Обычно это ссылка вида clinic.segmentplus.ru/login. Ссылку предоставляет руководитель, старший администратор или IT-специалист вашей организации.

Шаг 2. Нажмите на кнопку «Регистрация» или «Создать аккаунт». Вы перейдете на форму для ввода регистрационных данных.

Шаг 3. Заполните регистрационную форму. Введите следующие данные:

• Фамилия, имя и отчество — для отображения в системе и служебных уведомлениях.
• Должность — например, администратор или медрегистратор.
• Email — используйте рабочий адрес, к которому у вас есть доступ. На него придет письмо с подтверждением.
• Номер телефона (если требуется системой или внутренними правилами клиники).
• Логин — придумывается вами или выдается руководителем. Требования к логину: минимум 4 символа, может содержать буквы и цифры, не стоит использовать пробелы и спецсимволы, пример корректного логина: anna.petrovа или reg_med_01.
• Пароль — задается вручную. Требования к паролю: не менее 8 символов, хотя бы одна заглавная буква, хотя бы одна цифра, желательно избегать простых комбинаций вроде 12345678 или password.

Шаг 4. Согласитесь с условиями. Поставьте галочку напротив пункта «Согласен с условиями обработки данных» (если есть). Ознакомьтесь с правилами безопасности, если они отображаются перед регистрацией.

Шаг 5. Подтвердите регистрацию через email. На указанный email придет письмо с подтверждающей ссылкой. Перейдите по ссылке, чтобы активировать аккаунт.

Шаг 6. Ожидайте подтверждения (если требуется). В некоторых организациях доступ подтверждается вручную администратором системы или ответственным специалистом. После активации вы сможете авторизоваться и начать работу.

Авторизация в системе

1. Откройте страницу входа.
2. Введите логин и пароль, указанные при регистрации.
3. Нажмите «Войти» — после этого откроется рабочий интерфейс администратора или медрегистратора.
4. Если забыли пароль — нажмите «Забыли пароль?» на экране входа. Далее введите email, привязанный к аккаунту, следуйте инструкции из письма для восстановления доступа. При необходимости можно обратиться к системному администратору или ответственному сотруднику вашей организации.

Основные разделы меню

Рабочее пространство администратора или медрегистратора делится на несколько ключевых элементов.

Навигационное меню

Навигационное меню — боковая или верхняя панель, через которую сотрудник переходит к основным разделам системы. Как правило, в меню отображаются:

• Главная (Рабочий стол) — быстрый доступ к текущим задачам: записи, напоминаниям, сообщениям.
• Клиенты (Пациенты) — список всех клиентов с возможностью поиска, фильтрации, просмотра карточек и истории визитов.
• Записи / Расписание — отображение и управление графиком приема, доступные слоты, запись новых пациентов.
• Сообщения / Уведомления — отправка и просмотр напоминаний, сообщений и уведомлений для клиентов.
• Задачи (по ситуации) — список поручений или напоминаний для регистратора.
• Настройки — изменение личных данных, пароля, а также (если предусмотрено правами) — базовых параметров работы.

Все пункты навигации подписаны и имеют иконки для удобства восприятия.

Панель управления регистратора

Панель управления — рабочая область, которая открывается при выборе раздела в меню. Именно здесь выполняются основные действия:

• Просмотр и редактирование карточек клиентов — доступ к контактам, истории посещений, личным данным.
• Запись на прием — выбор услуги, сотрудника и времени, быстрый переход к созданию новой записи.
• Отправка сообщений — напоминания, предложения, сервисные уведомления.
• Отображение расписания — на день, неделю или выбранный период, с возможностью фильтрации по сотрудникам или услугам.
• История действий — список последних операций: записи, отмены, сообщения.

Панель управления обновляется в зависимости от выбранного раздела, чтобы сотрудник видел только актуальную информацию и функции.

Работа с расписанием

От точности графика зависит удобство для пациентов и равномерная загрузка врачей. В системе доступны простые инструменты для настройки, контроля и оптимизации расписания.

Управление графиком врачей

Медрегистратор или администратор может управлять графиком специалистов. Через специальный раздел доступны:

Выбор врача. Найдите нужного специалиста через поиск или фильтр по отделению. Откройте его рабочее расписание на день, неделю или месяц.

Настройка рабочего времени. Укажите часы приема: вручную или по шаблону (например, пн–пт с 9:00 до 17:00). Задайте перерывы, нерабочие дни, отпуск. Можно настроить сменный график или разбить день на интервалы по 15–30 минут.

Бронирование и изменения. Добавьте, измените или удалите прием — вручную или по запросу пациента. Все изменения моментально отображаются в системе и доступны для других сотрудников.

Синхронизация с другими системами. При необходимости график может быть связан с электронной очередью, МИС или напоминаниями пациентам.

Оптимизация заполненности для распределения нагрузки

Чтобы избежать перегрузки отдельных врачей и простоев у других, используйте встроенные функции распределения нагрузки:

Анализ свободных слотов. Система показывает, где есть незаполненные окна приема, и предлагает варианты записи.

Автоматическое распределение. Можно включить функцию равномерной загрузки: новые пациенты будут автоматически записываться к тем, у кого меньше занятость.

Статистика загрузки. Визуальные графики и отчеты по дням, специалистам и кабинетам помогают оценить эффективность текущего расписания.

Переносы и замены. В случае болезни или замены врача система позволяет быстро перенести приемы на других специалистов без потери данных.

Записывайте пациентов на свободное время автоматически

Сегмент+ анализирует спрос, подбирает подходящего специалиста и предлагает клиенту удобное время — без ручной работы со стороны администратора.

Оставить заявку

Процесс записи пациентов

Быстрая и удобная запись — одна из ключевых задач администратора или медрегистратора. Автоматизированная система помогает упростить этот процесс, снизить число ошибок и повысить качество обслуживания.

Оптимизация процесса записи

Система предлагает интуитивно понятный интерфейс для записи пациента на прием:

Поиск клиента. Начните вводить имя, номер телефона или ID клиента — система покажет подходящие варианты. Если клиент новый, можно сразу создать карточку с базовой информацией.

Выбор услуги и специалиста. Услуга выбирается из справочника. Система автоматически покажет список специалистов, оказывающих эту услугу.

Просмотр расписания. Отображается доступное время в выбранные дни. Доступны фильтры: по дате, специалисту, продолжительности приема.

Подтверждение записи. После выбора слота система предложит подтвердить запись. Автоматически отправляется СМС или другое уведомление клиенту (если подключены коммуникации).

История записей. Для каждого клиента сохраняется история визитов, отмен, переносов — это помогает анализировать поведение и повышать качество сервиса.

Групповая запись

Если услуга проводится для нескольких клиентов одновременно (например, групповые консультации, семинары, обследования), доступна функция групповой записи:

Создание группового приема. Укажите услугу, дату, специалиста и максимальное количество участников. Система создаёт общий слот в расписании.

Добавление участников. К одному приёму можно привязать нескольких клиентов. Запись каждого участника сохраняется в его личной истории.

Контроль заполненности. Отображается текущая наполняемость группы, доступные места. Можно ограничить запись после достижения лимита.

Обратная связь и уведомления. Все участники получают подтверждение записи и напоминания. При отмене приема можно уведомить всю группу одновременно.

Автоматизация процесса записи делает работу регистратуры быстрее и удобнее, а пациенты получают больше уверенности и меньше поводов звонить повторно.

Работа с архивом карт

Архив карт — это хранилище всей истории взаимодействий с пациентами. Он помогает администраторам и медрегистраторам быстро находить нужную информацию, восстанавливать данные о приемах и обеспечивать непрерывность обслуживания.

Основные возможности архива:

Поиск по пациенту. Используйте удобный поиск по ФИО, адресу, номеру телефона, дате рождения или номеру карты. Система показывает полную карточку пациента: личные данные, историю визитов, назначенные услуги.

Просмотр истории обращений. Отображаются все приемы: дата, время, врач, услуга, статус — завершен, отменен, перенесен. Возможность фильтрации по периодам, специалистам или типам услуг.

Документы и комментарии. В каждой карте можно хранить вложения: сканы, направления, справки. Есть поле для внутренних комментариев — их видят только сотрудники.

Восстановление удаленных записей. При ошибочной отмене приема или удалении карточки данные можно восстановить (в рамках заданного периода хранения).

Экспорт и печать. Карточку можно экспортировать в PDF или распечатать для передачи врачу или пациенту. При необходимости данные можно выгрузить в медицинскую информационную систему (МИС), если настроена интеграция.

Архив карт обеспечивает быстрый доступ к истории пациента и помогает сотрудникам работать точнее и увереннее, особенно в ситуациях, когда важно восстановить детали предыдущих визитов.

Электронные медицинские карты (история пациента)

Электронная медицинская карта — это централизованное цифровое хранилище всей информации о пациенте. В ней содержатся не только основные личные данные, такие как ФИО, дата рождения, контактная информация и реквизиты документов, но и вся история взаимодействия пациента с клиникой: от первых визитов до текущих назначений и результатов обследований.

Каждый приём фиксируется с указанием даты, специалиста, статуса визита (завершён, отменен, перенесен) и оказанных услуг. Эти сведения доступны для быстрого просмотра и при необходимости могут быть развернуты в подробную карточку приема. История визитов помогает специалистам отслеживать динамику состояния пациента и принимать более точные решения на следующих этапах лечения.

Врачи могут вносить в карту назначения, рекомендации, протоколы осмотров и рецепты. Все данные сохраняются в хронологическом порядке, формируя логичную и полную картину наблюдения. Прикреплённые файлы — такие как результаты анализов, рентгеновские снимки или заключения других специалистов — легко загружаются и хранятся в карте. Это упрощает доступ к медицинской информации и исключает потерю важных документов.

Система также позволяет добавлять внутренние комментарии, заметки и служебную переписку между сотрудниками. Эти записи видны только уполномоченным пользователям и помогают координировать работу между врачами и администраторами. Для сохранения прозрачности и контроля за действиями предусмотрена история изменений и лог всех операций с картой.

Доступ к электронной карте строго регулируется. Каждый сотрудник входит в систему под личным логином и работает в рамках своей роли, что исключает несанкционированный доступ к данным. При необходимости можно быстро предоставить пациенту выписку или распечатку информации из карты, например, для передачи в другую клинику или страховую организацию.

Электронные медицинские карты позволяют отказаться от громоздких бумажных архивов, ускоряют доступ к информации и обеспечивают последовательность в лечении. Это делает процесс обслуживания более точным, профессиональным и удобным как для пациентов, так и для персонала.

Автоматизация работы

Автоматизация регистратуры значительно упрощает рутинные задачи и снижает нагрузку на персонал. Система берёт на себя отправку уведомлений, обработку типовых обращений и помогает не упустить важные детали при взаимодействии с пациентами. Это позволяет администраторам сосредоточиться на более значимых задачах и повышает общее качество сервиса.

Система уведомлений и напоминаний

Одним из ключевых элементов автоматизации является система уведомлений. Она автоматически отправляет пациентам напоминания о предстоящих приемах — по СМС, email или через мессенджеры, в зависимости от настроек клиники. В уведомлении указывается дата, время, имя врача и адрес посещения. Это снижает количество забытых визитов и повышает явку. Также возможна автоматическая рассылка напоминаний о повторных визитах, необходимости пройти обследование или получить результаты анализов. Всё это настраивается один раз и работает без участия администратора.

Обработка обращений пациентов

Входящие обращения от пациентов — будь то запросы на запись, перенос приема или уточнение информации — могут поступать через сайт, мессенджеры, телефон или мобильное приложение, если оно подключено. Система позволяет быстро фиксировать такие обращения и распределять их по ответственным сотрудникам. Типовые запросы могут обрабатываться автоматически — например, подтверждение приема или отмена по шаблону. Все диалоги сохраняются, чтобы у администратора всегда был доступ к истории общения. Это исключает дублирование и повышает скорость ответа на обращения.

Преимущества автоматизации

Внедрение автоматизации в работу регистратуры даёт ощутимые преимущества как для медицинской организации, так и для самих пациентов. Это не просто техническое нововведение, а инструмент повышения качества обслуживания, прозрачности процессов и эффективности всей системы.

Для медицинского учреждения

Автоматизация позволяет значительно сократить количество рутинных задач, с которыми ежедневно сталкиваются администраторы и медрегистраторы. Расписание, уведомления, запись, переносы — всё это можно настроить и контролировать через единый интерфейс. В результате снижается риск ошибок, связанных с человеческим фактором, уменьшается количество пропущенных или забытых приемов, а также ускоряется обработка обращений.

Кроме того, цифровой учёт визитов и обращений даёт управлению клиники точные данные для анализа. Можно отслеживать загруженность врачей, эффективность работы регистратуры, частоту отмен и другие метрики, которые раньше требовали ручного сбора. Это даёт возможность гибко реагировать на изменение спроса и выстраивать более устойчивую работу.

Для пациентов

Для пациента автоматизация означает удобство и уверенность. Возможность быстро записаться на прием, получить напоминание, задать вопрос и получить оперативный ответ снижает стресс и экономит время. Уведомления помогают не забыть о визите, а прозрачная история приёмов — легко вспомнить, когда и к какому врачу он обращался ранее.

Пациент чувствует, что процесс четкий и организованный, а значит — клинике можно доверять. Это особенно важно в сфере медицины, где комфорт и доверие играют ключевую роль в выборе учреждения.

Частые ошибки и их решение

Права доступа сотрудников

В системе важно грамотно распределить права доступа, чтобы каждый сотрудник имел только те возможности, которые необходимы ему для выполнения обязанностей. Это обеспечивает безопасность данных, снижает риск ошибок и упрощает контроль за действиями пользователей.

Администраторы и медрегистраторы, как правило, получают доступ к работе с расписанием, приёмами и картотекой пациентов. Они могут записывать пациентов, переносить или отменять приёмы, отправлять уведомления, заполнять базовые сведения и вести переписку через встроенные каналы связи.

Медицинские работники, включая врачей, имеют доступ к электронным медицинским картам, истории приёмов, результатам обследований и могут вести прием, вносить записи в карту, назначать процедуры и ставить диагнозы.

Руководители и старшие администраторы обычно получают расширенные права: доступ к аналитике, настройкам расписания и каналов связи, управлению пользователями и конфигурацией системы.

Гибкая система ролей позволяет точно настроить, кто и что может видеть или редактировать. Это особенно важно при работе с персональными данными пациентов — соблюдение медицинской тайны и требований законодательства должно быть гарантировано технически.

При необходимости можно создать индивидуальные роли или временно ограничить доступ, например, на время отпуска сотрудника. Все действия пользователей фиксируются в журнале активности, что помогает в разборе ситуаций и предотвращении нарушений.

Перспективы развития программ для регистратуры

Глубокая интеграция с медицинскими системами. Программы будут всё теснее связаны с электронными медицинскими картами, лабораторными результатами и телемедициной. Регистраторы смогут оперативно видеть статусы приёма и быстрее реагировать на изменения.

Искусственный интеллект и автоматизация. Использование ИИ для прогнозирования визитов, автоматического распределения расписания и анализа вероятности неявки. Это позволит оптимизировать загрузку специалистов и повысить эффективность расписания.

Развитие самообслуживания для пациентов. Рост числа функций, доступных пациенту без участия администратора: онлайн-запись, подтверждение визита, выбор специалиста через мобильное приложение, чат-бот или голосового помощника.

Продвинутая аналитика для руководства. Появятся более детализированные отчёты по посещаемости, загрузке врачей, качеству обслуживания и повторным обращениям, что поможет принимать обоснованные управленческие решения.

Интеллектуальное напоминание и взаимодействие. Развитие систем уведомлений — персонализированные напоминания, автоматическая рассылка рекомендаций, информирование о новых услугах или акциях.

Упрощение интерфейсов и повышение мобильности. Программы станут более адаптивными и удобными — с интуитивно понятным интерфейсом, возможностью работать с планшета или смартфона прямо из приемной или на выезде.

Будущее регистратуры уже наступило

Сегмент+ помогает не просто автоматизировать процессы, а выстраивать персональную, эффективную и прибыльную работу с пациентами. Присоединяйтесь к медучреждениям, которые уже используют искусственный интеллект на практике.

Оставить заявку