Как повысить эффективность стоматологической клиники с помощью МИС

В стоматологии, как и в любом бизнесе сферы услуг, важно все: довольные пациенты, загруженные кабинеты, порядок в документах и спокойствие руководителя. И если вы уже задумались о том, как оптимизировать процессы в клинике, скорее всего, слышали о медицинских информационных системах — МИС. Что это, зачем они нужны и как помогают клинике зарабатывать больше без лишнего стресса — рассказываем в этой статье.

Почему МИС — must have для современной клиники

Если коротко, МИС — это ваш цифровой помощник, который следит, чтобы всё в клинике работало, как часы. Он берет на себя рутинные задачи и освобождает время врачей, администраторов и руководителей.

Сегодня стоматологическую клинику уже сложно представить без МИС. Клиенты привыкают к удобству — можно записываться онлайн, получать напоминания, не ждать по 20 минут в очереди. А клиники без автоматизации все чаще проседают: то потеряли карточку пациента, то перепутали время записи или невовремя закупили материалы.

МИС помогает не просто автоматизировать процессы — она делает работу всей команды прозрачной и понятной. Администратор видит всё расписание, врач — всю историю пациента, руководитель — показатели в реальном времени. А еще МИС легко синхронизируется с ЕГИСЗ, если это необходимо.

Верните «спящих» пациентов и заполните расписание легко

Сегмент+ интегрируется с вашей МИС, анализирует базу и автоматически подбирает персональные предложения. Возвращайте ушедших пациентов и увеличивайте загрузку кабинетов без лишних звонков.

Узнать больше

Какие возможности для стоматологии открывают МИС

МИС — не просто программа для ведения учета. Это целая система, которая связывает между собой всё, что происходит в клинике. И помогает на каждом этапе: от первого звонка пациента до финального расчета и анализа выручки.

Полная автоматизация рабочих процессов

Раньше администраторы вели запись в блокнотах или Excel-табличках, пациенты записывались по телефону, а о напоминаниях приходилось помнить вручную. МИС делает всё это за вас:

• показывает свободные окошки специалистов;
• автоматически рассылает напоминания о приеме;
• помогает врачу не забыть ни о чем — карточки, согласия, фото до и после;
• дает доступ к IP-телефонии и CRM.

Упрощение ведения документации

Если всевозможные бумаги могут потеряться или закончиться в самый неудобный момент, то в МИС всё — в электронном виде. Карты пациентов, договоры, протоколы — всё сохраняется, легко ищется и всегда под рукой. Понадобилось найти данные пациента — пара кликов, и карточка перед глазами.

А еще:

• можно сделать шаблоны для повторяющихся записей;
• использовать электронные подписи;
• забыть про шкафы с архивами и тонны бумаги.

Анализ показателей и формирование отчетности

Одна из полезных функций МИС — отчеты. Не надо собирать информацию вручную: система сама показывает, как дела в клинике. В МИС можно отследить: сколько пациентов пришло, кто из врачей загружен, а у кого много свободных окошек, какие услуги приносят больше всего выручки, сколько неявок было за месяц и прочие показатели.

Также можно посмотреть графики, сравнения, отчеты по филиалам и многое другое. А нужные данные для госорганов и страховых МИС тоже соберет сама.

Финансовая эффективность: как МИС влияет на прибыль

Эффективность МИС — это не только удобно, но и выгодно. Система помогает зарабатывать больше с меньшими затратами.

Экономия на бумажном документообороте

Кажется, что траты на бумагу — копеечные. Но если сложить все листы, карточки, картриджи, а еще время на поиск и подшивку... получается немаленькая сумма. В МИС же всё это — в электронном виде. А значит:

• меньше расходников;
• меньше оборудования;
• меньше затрат на архивирование;
• больше свободного пространства и времени.

Оптимизация закупок материалов

МИС следит за складом. Видит, какие расходники закончились, какие — скоро закончатся, а какие — залежались. Система подскажет, когда и сколько заказать, чтобы не переплачивать и не хранить лишнее. Все закупки под контролем, а значит — никаких экстренных заказов и лишних расходов.

Сокращение неявок на прием

Каждый пациент, который не пришел на прием — это потерянная выручка. А с МИС таких меньше. Почему?

• система напоминает — по СМС, в мессенджерах, на почту;
• пациенты могут легко отменить или перенести визит;
• администратор видит, кто не подтвердил запись, и может быстро подставить другого клиента.

Меньше неявок — больше прибыли

Сегмент+ напомнит пациентам о визите в мессенджерах, push-уведомлениях или по email, поможет быстро перенести запись и пригласит другого клиента на освободившееся время, если кто-то отменил прием.

Оставить заявку

Повышение заполняемости расписания

МИС показывает, когда есть свободные слоты, и помогает их заполнить. Пациенты могут записываться в любое время — даже ночью, через сайт или приложение.

А если кто-то отменил запись — можно сразу пригласить на прием другого пациента из листа ожидания. Рабочее время используется по максимуму, администраторы и врачи всегда заняты.

Как МИС защищает персональные данные клиентов

Перевод данных в электронный формат — это не только удобно, но и безопасно. Да, сначала кажется: «А вдруг данные украдут?» Но на самом деле, с МИС все защищено намного лучше, чем в бумажных архивах.

Как это работает:

У каждого сотрудника — свой доступ, поэтому любой сотрудник клиники не увидит информацию, которую ему знать не нужно.

Всё зашифровано — от базы данных до электронной подписи.

Система сама создает резервные копии, чтобы ничего не потерялось.

Есть журнал действий — видна вся активность по дате и времени.

Разработчики систем следят за обновлениями, соответствием законам и сертификацией. А значит, вы соблюдаете 152-ФЗ, не боитесь проверок и спокойно работаете, следуя букве закона.

Как МИС помогает соответствовать требованиям законодательства

Есть много разных законов, которые регулируют медицину. И все чаще они требуют переходить на электронный формат. С МИС соответствовать нормам гораздо проще:

• шаблоны документов уже по стандартам Минздрава;
• система не даст забыть о согласии или подписи;
• все данные хранятся столько, сколько требует закон;
• нужные отчеты формируются автоматически и отправляются в нужные органы.

Если завтра выйдет новый приказ — разработчики обновят систему. А вы будете уже готовы, без паники и беготни.

Как внедрение МИС улучшает качество обслуживания

Пациент — это не просто человек, который приходит поставить пломбу или провести плановую гигиену полости рта. Это клиент, которому важно, чтобы о нем помнили и заботились, не заставляли его долго ждать и не путали назначения.

МИС помогает улучшить сервис:

Карточки не теряются — врач уже знает, кто пришел.

Ожидание минимальное — расписание четкое.

Можно отправить памятку после лечения или просто поинтересоваться о самочувствии.

Пациенты получают приглашения на осмотры, напоминания, спецпредложения и даже поздравления с днем рождения.

Помимо основных функций можно запустить программу лояльности: скидки, бонусы, напоминания. Все так же — через систему. Клиенты довольны, возвращаются и рекомендуют. А процессы в клинике налажены и работают четко.

Удивляйте пациентов заботой и вниманием

С Сегмент+ поздравьте с днем рождения, отправьте памятку после лечения и предложите услуги, которые действительно нужны пациенту. Все процессы автоматизированы.

Оставить заявку

Как не ошибиться с выбором МИС в стоматологии

Решиться на внедрение МИС в процессы своей клиники — только полдела. Но вот беда: вариантов много, а все кажутся такими идеальными. Как выбрать систему, которая подойдет именно для ваших нужд?

Вот короткий чек-лист:

Определитесь с запросом. У вас маленькая клиника или целая сеть? Что важнее: расписание, склад, интеграция с 1С? Это поможет сузить круг.

Выбирайте стоматологическую МИС. В них уже есть все: зубные формулы, работа с несколькими врачами, учет анестезии. Универсальные решения не всегда удобны для стоматологии.

Смотрите, насколько просто пользоваться. Пусть администратор и врач попробуют: получится ли за 5 минут записать пациента и выдать чек? Если интерфейс заставляет поломать голову — лучше поискать что-то попроще.

Читайте отзывы. Что пишут другие клиники? Насколько быстро отвечает техподдержка? Часто ли обновляется программа?

Проверьте интеграции. С 1С, кассами, телефонией, сайтами, ЕГИСЗ. Чем больше возможностей — тем гибче система.

Не забудьте про поддержку. Есть ли обучение для сотрудников? Налажена ли техподдержка? Есть, куда обратиться, если что-то не работает?

Сравнивайте не только цену, но и ценность. Дорогая система — не всегда лучшая, а слишком дешевая — может не справиться. Выбирайте то, что закрывает ваши задачи и встраивается в бюджет.

Маркетинг, который работает сам

Сегмент+ интегрируется с любой МИС, анализирует десятки показателей и строит персональные коммуникации для каждого пациента. Вы получаете рост среднего чека и лояльности без лишней нагрузки на сотрудников.

Оставить заявку

Сколько времени уходит на внедрение и освоение МИС в клинике

Многие руководители переживают, что во время внедрения МИС в клинике начнется хаос: сорвутся приемы, пациенты будут недовольны, а сотрудники — в стрессе. На самом деле все проходит гораздо спокойнее, если следовать плану.

Примерные этапы:

Подготовка (1–2 недели). Проверяете технику, назначаете ответственных, собираете данные для переноса.

Установка (несколько дней). Для облачных решений — быстро: просто заходите через браузер. Локальные системы требуют чуть больше времени.

Обучение (3–10 дней). Онлайн или на месте. Чем понятнее система, тем быстрее сотрудники начинают работать самостоятельно.

Пилотный запуск (1–2 недели). Клиника работает в тестовом режиме, команда привыкает, устраняются мелкие недочеты.

Полноценная работа (еще 1–2 недели). Все функции задействованы, сотрудники уже не представляют, как обходились без системы.

В итоге в среднем от покупки до полноценного запуска проходит около месяца. Все это время клиника продолжает работать: обучение можно проводить по сменам, данные переносить постепенно, а пациенты обслуживаются в обычном режиме.

Будьте на связи с клиентами в любое время

Если к вашей МИС подключить Сегмент+, то вместе они помогут поддерживать постоянную связь с пациентами, заполнять расписание без лишних звонков и заботиться о лояльности. Это значит — меньше пустых окошек и больше довольных клиентов, которые хотят возвращаться снова и снова.

Оставить заявку

Частые вопросы

1. МИС — это облако или программа на сервере?

Зависит от выбранной системы.

Облачная МИС работает через интернет — ничего устанавливать не нужно, заходите в систему прямо из браузера. Локальная МИС ставится на сервер и компьютеры клиники, процесс чуть дольше и требует оборудования.

Для небольших клиник облако чаще удобнее и быстрее в запуске.

2. Что будет, если отключат интернет?

В качественных облачных системах данные хранятся на защищенных серверах, а резервные копии создаются автоматически. При коротком отключении интернета работа может замедлиться, но данные не пропадут.

В некоторых МИС можно работать офлайн — а когда связь восстановится, система сама синхронизирует информацию.

3. Можно ли перенести старые данные в новую систему?

Да, практически всегда. Если база в Excel — загрузка займет минимум времени. А если работали в другой программе — возможно, понадобится помощь техподдержки.

В систему можно перенести данные о пациентах, расписание, цены и другую важную информацию.

4. Наши врачи не любят работать с компьютером. Что делать?

Это нормальная ситуация.

Главное — выбрать простую и понятную систему и провести обучение. Обычно через 2–3 дня даже самые скептичные сотрудники начинают пользоваться МИС без проблем, а через месяц уже не представляют, как работали без нее.

5. Сколько стоит МИС?

Стоимость зависит от функционала, числа рабочих мест и формата обслуживания. Базовые тарифы начинаются от 2–3 тыс. рублей в месяц. А более продвинутые решения стоят дороже, но предлагают расширенные модули.

Важно смотреть не только на цену, но и на экономию, которую система дает — времени, сил и денег. Во многих клиниках МИС окупается очень быстро.