Как провести инвентаризацию в медицинской клинике

Инвентаризация в медицинской клинике — важная проверка, с помощью которой можно точно узнать, что есть в наличии: оборудование, лекарства, материалы. Она помогает навести порядок, избежать потерь и убедиться, что всё работает правильно. В этой статье расскажем, зачем нужна инвентаризация, когда и как ее проводить, кто за это отвечает и на что обратить особое внимание.

Верните «спящих» пациентов и увеличьте повторные визиты с помощью Сегмент+

Сервис сам найдет пациентов, давно не посещавших клинику, подберет для них персональные предложения и отправит напоминания в удобном канале — Ватсап, Телеграм, email и других.

Оставить заявку

Обязательно ли проводить инвентаризацию

Да, инвентаризация в медицинской клинике — это не просто формальность, а важная часть управления. Она помогает точно понимать, какие материалы, препараты и оборудование есть в наличии, что нужно закупить, а что давно не используется. Без регулярной инвентаризации легко упустить важные детали: например, просроченные лекарства, избыточные запасы или нехватку нужных расходников.

Кроме того, инвентаризация позволяет избежать потерь, повысить финансовую прозрачность и улучшить внутренние процессы. Это особенно важно в клиниках, где точность, безопасность и доверие клиентов — приоритет.

В каких случаях проводится

В нескольких ситуациях:

Планово — в рамках регулярных проверок, например, раз в квартал или раз в год. Это помогает держать учет в порядке и своевременно выявлять отклонения.

При смене ответственного сотрудника — чтобы передать имущество с точной фиксацией остатков.

Перед проверками — внутренними или внешними (например, от контролирующих органов), чтобы избежать недочетов и санкций.

При переезде или ремонте — чтобы убедиться, что всё оборудование и материалы учтены и правильно перемещены.

При сбоях в учете — если возникают расхождения между фактическими остатками и данными в системе.

В какие сроки должна проводиться

Сроки инвентаризации зависят от внутреннего регламента клиники и требований законодательства. В целом, рекомендуется придерживаться следующих ориентиров:

Не реже одного раза в год — стандарт для большинства организаций, включая медучреждения. Годовая инвентаризация помогает зафиксировать состояние имущества на конец отчетного периода.

При необходимости — например, при выявлении несоответствий, смене материально ответственного лица или перед внешней проверкой. В таких случаях инвентаризация проводится внепланово.

По категориям имущества — дорогостоящее оборудование и медикаменты с ограниченным сроком годности могут проверяться чаще, например, раз в квартал или даже ежемесячно.

Регулярность проверок лучше закрепить во внутренних документах — так процесс будет прозрачным, контролируемым и удобным для персонала.

Кто может входить в инвентаризационную комиссию

Инвентаризационная комиссия формируется внутри клиники и включает нескольких сотрудников, обладающих нужной компетенцией и ответственностью.

Состав комиссии утверждается приказом, где также указываются сроки и порядок проведения инвентаризации. Важно, чтобы участники не проверяли только свое собственное имущество — это помогает избежать ошибок и повышает достоверность результатов.

Как провести инвентаризацию

Вот как обычно проходит инвентаризация шаг за шагом:

Этап 1. Издается приказ. Руководитель клиники выпускает документ, в котором пишет, когда и что будут проверять, и кто входит в комиссию.

Этап 2. Готовятся списки. Комиссии дают все нужные данные: списки оборудования, медикаментов, материалов — всё, что есть по учету.

Этап 3. Проверка на местах. Комиссия обходит кабинеты, склады и другие помещения, пересчитывает всё имущество и сверяет с тем, что записано.

Этап 4. Заполнение ведомостей. Всё, что нашли, записывается в специальные таблицы. Если чего-то не хватает или, наоборот, что-то лишнее — это тоже фиксируется.

Этап 5. Разбор расхождений. Если есть ошибки или недостачи, комиссия разбирается: почему так получилось, где могли ошибиться или что испортилось.

Этап 6. Подведение итогов. По результатам составляется итоговый акт. Его подписывают все члены комиссии, а руководство решает, что делать с найденными проблемами.

Этап 7. Обновление данных. После проверки все данные в учетных системах обновляют, чтобы они соответствовали реальному положению дел.

Порядок в клинике — не только в шкафах, но и в коммуникациях с пациентами

Сегмент+ автоматизирует напоминания о приемах, записи к нужному специалисту и возврат пациентов на процедуры — без лишней нагрузки на администратора.

Оставить заявку

Особые правила инвентаризации

Некоторые категории лекарств и материалов в клинике требуют особого подхода при инвентаризации. Это, например, наркотические препараты, психотропные вещества и просроченные лекарства. Их проверяют по строгим правилам, с участием специально назначенных сотрудников. В этом разделе расскажем, на что нужно обратить внимание, чтобы всё сделать правильно и не нарушить требования закона.

Наркотические и психотропные препараты

Инвентаризация наркотических и психотропных препаратов в клиниках проводится по особым правилам — в соответствии с требованиями законодательства, в том числе приказа Минздрава № 377н и постановления Правительства № 1148.

Вот основные особенности:

Строгий учет. Такие препараты учитываются поштучно и по каждому флакону. Даже минимальные отклонения недопустимы.

Отдельная документация. Вся информация фиксируется в специальных журналах строгой отчетности. В них должны быть записи о поступлении, выдаче и остатках.

Участие уполномоченных лиц. Инвентаризацию могут проводить только сотрудники, назначенные приказом, имеющие допуск и прошедшие инструктаж по работе с препаратами.

Повышенные меры безопасности. Препараты должны храниться в сейфах, доступ к которым строго ограничен. При инвентаризации нужно обеспечить защиту от постороннего доступа.

Сроки и частота. Инвентаризация проводится не реже одного раза в месяц. Кроме того, она обязательна при смене ответственного лица, выявлении нарушений или перед проверкой.

Нарушения в учете наркотических средств — серьезное правонарушение. Поэтому клиникам важно строго соблюдать порядок и своевременно проверять остатки.

Недостачи и излишки

При проведении инвентаризации иногда выявляются расхождения между фактическим количеством медикаментов и данными учета. Это может быть:

Недостача — когда фактически препаратов меньше, чем указано в документах.

Излишки — когда медикаментов оказалось больше, чем по учету.

Что делать в случае недостачи:

• Комиссия фиксирует расхождение в инвентаризационной ведомости.
• Проводится служебная проверка: выясняются причины — могли быть ошибки при списании, неправильный отпуск препаратов или нарушения в хранении.
• Если выявлена вина конкретного сотрудника, к нему могут применяться дисциплинарные или материальные меры.
• При недостаче наркотических или сильнодействующих препаратов клиника обязана сообщить в контролирующие органы.

Что делать в случае излишков:

• Излишки также фиксируются в документах.
• Проводится проверка: возможно, препараты поступили, но не были учтены.
• После выяснения причин препараты ставятся на баланс и оформляются соответствующим актом.

Лекарства с истекшим сроком годности

Во время инвентаризации в медицинской клинике комиссия может обнаружить препараты с истекшим сроком годности. Такие лекарства нельзя использовать, даже если упаковка не вскрыта и они хранились правильно.

Что нужно делать:

Зафиксировать факт — все просроченные препараты вносятся в инвентаризационную ведомость с указанием на их непригодность к использованию.

Отделить от годных — лекарства с истекшим сроком нужно немедленно изъять из оборота и физически отделить от других препаратов. Обычно их помещают в отдельный шкаф или коробку с маркировкой «На списание».

Оформить списание — комиссия составляет акт на списание просроченных медикаментов. Его утверждает руководитель клиники.

Утилизировать по правилам — уничтожение просроченных лекарств проводится по установленным санитарным требованиям. Для этого клиника может заключить договор со специализированной организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Коротко о главном

• Инвентаризация в клинике помогает контролировать имущество и лекарства, вовремя находить ошибки и наводить порядок.
• Ее нужно проводить регулярно — по плану, а также при смене ответственных, перед проверками или при выявлении нарушений.
• В комиссию входят сотрудники с разными ролями: от бухгалтера до заведующего отделением.
• Наркотические и психотропные препараты проверяются особенно строго — с участием уполномоченных лиц и по отдельным правилам.
• Если при проверке найдены недостачи, излишки или просроченные лекарства — всё это нужно зафиксировать и правильно оформить.
• Четкая и своевременная инвентаризация помогает клинике работать безопасно, эффективно и без проблем с контролирующими органами.

Следите за порядком не только в учете, но и в отношениях с клиентами

Сегмент+ поможет вернуть «спящих» пациентов, повысить лояльность и средний чек с помощью умных персонализированных рассылок и автозаписей. Всё работает без участия администратора.

Оставить заявку