Как экономить до 500 тысяч рублей в год на кадровом документообороте — СКБ Контур

Как экономить до 500 тысяч рублей в год на кадровом документообороте

Результаты перевода сотрудников на электронные кадровые документы представила компания «Юнилин» на III Всероссийском Форуме ЭДО. С помощью сервиса Контур.КЭДО удалось оптимизировать затраты, упростить и ускорить документооборот.

16 ноября 2022

«Юнилин» представляет в России международную группу компаний в сфере производства напольных покрытий. Для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) у организации было несколько предпосылок. Во-первых, территориально распределенная структура. Отдел по работе с персоналом находится на заводе по производству ламината в Дзержинске, офис маркетинга — в Москве, сотрудники отдела продаж работают удаленно из разных городов. Во-вторых, высокие затраты на пересылку документов и риск их потери в пути. В-третьих, технические трудности. Не у всех сотрудников есть сканер и принтер, а из-за частых командировок документы сложнее распечатать и вовремя отправить.

С 2020 года в компании уже используют Контур.Диадок для электронного документооборота с контрагентами. Проект ЭДО с сотрудниками запустили сразу же, когда в России появилась полноценная законодательная база для электронного документооборота в кадрах. После принятия поправок в Трудовой кодекс в ноябре 2021 года в отделе по работе с персоналом изучили, какой порядок для КЭДО утвержден и какие можно использовать решения. Выяснив все тонкости, приступили к реализации.

Кадровый документооборот

Галина Погодина
Директор по персоналу ООО «Юнилин»

При выборе системы кадрового ЭДО главными критериями стали надежность оператора, безопасность хранения и передачи данных. Также важны понятный интерфейс и возможность подключить сервис к программе 1С. Мы быстро внедрили типовой модуль. В результате специалист отдела персонала оформляет документы в своей учетной системе, направляет на подпись из 1С и контролирует их статусы там же. Сотрудники заходят в сервис с рабочих ноутбуков, подписывают кадровые документы одним нажатием кнопки, создают заявления с помощью готовых шаблонов в сервисе. Всем стало удобнее. Мы снизили временные затраты минимум в три раза как для удаленных сотрудников, так и для специалиста отдела персонала.

Удаленные и региональные работники полностью перешли на КЭДО. 69 сотрудников подписывают в электронном виде все кадровые документы, кроме исключений по Трудовому кодексу. Благодаря внедрению сервиса Контур.КЭДО экономия на услугах курьерской службы составила до 500 тысяч рублей в год.

Кадровый документооборот

Денис Салих
Коммерческий директор направления ЭДО в Контуре

Сервис Контур.КЭДО поддерживает все процессы, которые позволяют отказаться от бумаги в кадровом документообороте. Это отправка, прием, подписание и ознакомление с документами. Работодателю и сотрудникам помогают гибкие маршруты согласования, выпуск подписи прямо из сервиса, шаблоны документов. В КЭДО от Контура уже работают более ста тысяч сотрудников из разных отраслей — от IT до тяжелой металлургии. Мы уверены, что в кадровом документообороте электронные документы станут нормой не только с дистанционными сотрудниками, но и с сотрудниками на местах: государство активно способствует развитию КЭДО.

На III Всероссийском Форуме ЭДО в Москве кадровому электронному документообороту была посвящена отдельная сессия. Участники обсудили пользу внедрения онлайн-решений и вопросы перевода госслужащих и коммерческих организаций на КЭДО. Контур стал генеральным партнером Форума. На площадке крупный, средний и малый бизнес совместно с государством предлагают свои идеи и решения по развитию ЭДО в России и делятся практическими кейсами.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.

Кристина Давыдова Кристина Давыдова Кристина Давыдова

Кристина Давыдова

Руководитель отдела маркетинговых коммуникаций

Задать вопрос



Новости по теме

Контур помогает компаниям выпускать НЭП через Госуслуги

Удостоверяющий центр Контура запустил удаленный выпуск сертификатов неквалифицированной электронной подписи через Госуслуги. НЭП подходит для юридически значимого подписания документов внутри одной системы. Технологию уже используют системы кадрового документооборота и сервис документооборота самозанятых.

СКБ Контур принял участие в стратегической сессии «Регион как точка роста»

В Екатеринбурге состоялась стратегическая сессия проекта «Регион как точка роста». Представители власти, институтов развития и бизнеса обсудили отток молодежи и дефицит кадров в регионе. Советник генерального директора по социальной ответственности и директор Благотворительного фонда СКБ Контур Светлана Скользкова отметила, что изменить ситуацию помогут партнерские отношения бизнеса, государства и образования.