Как организовать единый документооборот между группами компании в 16 регионах

Группа «Т Плюс» — крупный частный поставщик электро- и теплоэнергии. Ей принадлежит более 7 % установленной мощности электростанций России. Её доля на рынке теплоснабжения составляет порядка 10 %.

Задачи

Поскольку компания работает в 16 регионах РФ, перед ней стояли определенные задачи по оптимизации документооборота. А именно:

Организовать четкую и единую схему ЭДО во всех подразделениях группы

Необходимо было, чтобы все компании группы оперировали одними и теми же типами электронных документов в едином формате через единого оператора. Они предпринимали попытки внедрять у себя ЭДО самостоятельно. Но практика показала, что при таких условиях не избежать разрозненности и не достичь единообразия.

Руководство компании приняло решение создать рабочую группу, которая бы организовала, централизовала и регламентировала все процессы, связанные с ЭДО, а также переводила в электронный вид новые типы документов. Рабочая группа стала единым контактным центром по ЭДО для всех компаний и подразделений группы, который способствует их скорейшей адаптации к новым возможностям передачи документов.

Ускорить документооборот с клиентами: быстро получать подписанные документы

Акты, акты сверок, счета-фактуры, счета, товарные накладные формировались в бумажном виде в подразделениях компании и направлялись клиентам по почте. Срок доставки в среднем составлял 10 дней. Возврат подписанных экземпляров в «Т Плюс» мог затягиваться до месяца.

Сократить затраты на документооборот

В среднем оформить и отправить пакет документов контрагенту обходится компании в 1,5 руб. за печать + порядка 80 руб. за отправку. Учитывая, что у «Т Плюс» около 160 000 контрагентов, которым ежегодно она оформляет и отправляет порядка 5,4 млн документов, расходы компании на документооборот с одним контрагентом в год составляют 2 700 руб. Таким образом, общие годовые затраты на отправку документов всем потребителям — юридическим лицам составляют 432 млн руб.

Ускорить документооборот с клиентами: быстро получать подписанные документы

При бумажном документообороте рабочий день сотрудников бухгалтерии на 30 % состоял из проверки, отправки и обработки документов.

Решение

Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) «Т Плюс» выбрала оператора ЭДО СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. СКБ Контур — давний и проверенный партнер компании, она использует его систему интернет-отчетности Контур.Экстерн. Применение этих интегрированных между собой сервисов одного оператора в комплексе значительно упрощает представление документов в налоговые органы, если это необходимо.

Кроме того, важную роль в выборе сыграли такие факторы, как:

• успешно реализованные проекты внедрения во многих энергокомпаниях на рынке;
• широкие возможности интеграции с различными учетными и биллинговыми системами;
• возможность массовых действий: подписи и отправки большого числа документов разным адресатам в пару кликов;
• формирование протокола передачи документа, который фиксирует любое событие, происходящее с ним: подпись, отправку, получение и т.д.

Интеграция

Проектная команда, в которую вошли специалисты «Т Плюс» и СКБ Контур, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО. Это был необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы.

Для интеграции с 1С был использован типовой модуль Диадока.

Интеграция с SAP была произведена средствами программного интерфейса (API).

Интеграцию с биллинговыми системами осуществляли совместно IT-специалисты подразделений группы и команда СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор (кроме ОАО «Коми энергосбытовая компания», которая использует собственное интеграционное решение).

Екатеринбургский и Оренбургский филиалы используют оперативно-информационный комплекс «СБЫТ». Он умеет выгружать счета-фактуры в утвержденном ФНС формате xml. Акты приема-сдачи услуг, а также счета на оплату эти компании выставляют в формате pdf. Для подписания и отправки документов используется Диадок.Коннектор DC.DelivererLight.

Кировский и Удмуртский филиалы выгружают пакеты документов из биллинговых систем в формате одного из операторов, через которого пытались организовать ЭДО до Диадока. Разработчики СКБ Контур специально для таких случаев написали версию Диадок.Коннектор — DC.SbisDelivererLight, который и используется для отправки документов клиентам.

Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла 3 месяца.

Результаты

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате:

• процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократился с 30 до 5 %;
• значительно уменьшилось время обработки документов и создания на их основании проводок;
• снизилось число технических ошибок;
• все подразделения группы оперируют единообразными электронными документами в едином формате через единого оператора;
• затраты на документооборот при текущем трафике снизились на 394 200 руб. в год. На 2016–2019 годы планируется увеличение трафика электронных документов до 857 000. Это даст компании 62 561 000 руб. экономии;
• клиенты получают документы сразу после отправки. 

Комментарии