Как перейти на КЭДО: изменение ЛНА и судебные кейсы

Процесс перехода на КЭДО включает несколько этапов и не ограничивается только сбором согласий с работников и принятием Положения о КЭДО. Важно определить, с каких кадровых процессов стоит начать переход и как вносить изменения в локальные нормативные акты.

С чего начинать внедрение КЭДО

Компания, переходящая на КЭДО, должна обратить внимание на то, чтобы локальные нормативные акты (ЛНА) правильно фиксировали способ оформления документов при переводе кадровых процессов в электронную форму. В противном случае могут возникать противоречия. Допустим, компания ввела КЭДО и приняла Положение о КЭДО, в котором указано, что заявление об увольнении по собственному желанию работник подает в электронной форме, при этом в ПВТР соответствующие коррективы не внесла. Работник, согласно ПВТР, может подать заявление в бумажной форме и таким образом создать сложности для отдела кадров.

Чтобы таких противоречий не возникало, нужно позаботиться о правильном оформлении документов. Прежде всего следует определиться, с каких документов начинать переход на КЭДО. Правильно ли переводить все кадровые процессы сразу? Или лучше делать это постепенно? Универсальных рекомендаций нет, так как закон на отвечает на этот вопрос. Поэтому работодатель самостоятельно определяет, какие процессы и в каком порядке переводить, в отношении каких групп работников и в какие сроки.

Можно начать перевод на КЭДО с тех кадровых процессов, которые в электронном формате будут иметь явные преимущества как для сотрудников, так и для работодателей:

Отпуска. Для сотрудника появляется возможность быстро оформить заявление и согласовать отпуск. Для работодателя оформление отпуска включает много документооборота: график отпусков, уведомление о начале отпуска, заявление от работника, перенос отпуска и т.д. КЭДО способен ускорить и упростить процесс.

Командировки. Перевод этого процесса в КЭДО особенно остро стоит для компаний, которые часто направляют сотрудников в командировки. Этот кадровый процесс также можно ускорить с помощью электронного документооборота, при этом он не затрагивает начало и окончание трудовых отношений.

Выдача расчетных листков. Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель должен извещать работника о составных частях заработной платы при ее выплате. В Письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд РФ уточнил, что извещение работника о составных частях зарплаты в электронном виде соответствует требованиям трудового законодательства только в том случае, если в организации ведется электронный документооборот в соответствии со ст. 22.1-22-3 ТК РФ.

Графики работы/сменности. Если компания применяет режим рабочего времени с предоставлением выходных дней по скользящему графику, то к такому кадровому процессу КЭДО тоже применим.

Начинать вводить КЭДО можно для разных групп работников в разные временные промежутки. Например, разделить сотрудников на новичков и действующих работников, дистанционных и офисных.

Новые и действующие работники. Можно начать процесс перехода на КЭДО с новичков и перевести для них определенные кадровые процессы, начиная с трудоустройства. После того, как практика устоится, можно распространить ее на действующих работников.

Дистанционные и офисные работниками. Можно начать осуществлять обмен документами с помощью КЭДО с дистанционными работниками. Если практика подписания документов электронной подписью не будет вызывать проблем, то можно распространить ее на офисных работников.

Не стоит начинать переход на КЭДО с процессов, связанных с дисциплинарной или материальной ответственностью — такая инициатива вряд ли найдет поддержку у работников.

Изменение ЛНА в связи с переходом на КЭДО

Как лучше поступить — сначала перейти на КЭДО и изменить ЛНА потом или оба процесса вести параллельно? В данном случае нет строгих законодательных требований, поэтому можно выбрать один из подходов.

Введение КЭДО, а после него — изменение ЛНА. Один из подходов предполагает, что сначала компания собирает с работников согласия на переход на КЭДО, выбирает вендора, затем настраивает систему, принимает положение об ЭДО, начинает обмениваться документами в системе, а потом дорабатывает ЛНА. Как показывает практика, при таком подходе внедрение КЭДО происходит быстрее. При этом могут возникнуть проблемы: если КЭДО внедрен, а ЛНА еще не изменен, то сотрудники путаются в оформлении документов. Чтобы избежать этих проблем, период между внедрением КЭДО и изменением ЛНА должен быть максимально коротким.

Введение КЭДО и изменение ЛНА одновременно. В отличие от первого варианта, путаницы в оформлении документов не возникает. При этом сам процесс внедрения КЭДО может затянуться.

Этапы внедрения КЭДО

Вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией перехода на КЭДО в отдельной статье. Но в целом процесс включает несколько шагов:

Выбор информационной системы КЭДО. Переход на КЭДО начинается выбора информационной системы КЭДО. Есть несколько важных факторов, на которые стоит обратить внимание: положение компании-интегратора на рынке, ее экспертиза в электронном документообороте и способность обеспечить безопасность хранения данных, функциональность системы, удобство для пользователей и отказоустойчивость сервиса.

Подготовка ЛНА о переходе на КЭДО. На этом этапе компания принимает ЛНА и указывает в нем перечень электронных документов, перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО.

Подключите Контур.КЭДО и получите шаблон Положения об ЭДО в сфере трудовых отношений

Работа с сотрудниками. Компании нужно уведомить работников о переходе на КЭДО и собрать согласия.

Внедрение и настройка системы КЭДО. Перед тем, как пользоваться системой, ее нужно настроить, протестировать, внести в нее шаблоны документов.

Обучение работников работе в сервисе КЭДО. На эту задачу стоит обратить особое внимание. Есть показательное Решение Ленинского районного суда Еврейской автономной области от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023. Через 1,5 месяца после внедрения в компании КЭДО сотрудник направил через систему заявление об увольнении, подписанное УНЭП. Это было первое заявление, поданное и сформированное им в системе КЭДО. Позже работник начал оспаривать увольнение по собственному желанию. Он утверждал, что в приказе об увольнении содержится ссылка на заявление, которое он не подавал, а потому просил признать увольнение незаконным. Суд первой инстанции отказал в удовлетворении исковых требований. Однако судебная коллегия отменила это решение и направила дело на новое рассмотрение. На этот раз суд поддержал работника, отметив, что он является слабой стороной в трудовых правоотношениях. Суд указал, что заявление на увольнение действительно могло быть сформировано работником по ошибке с учетом того, что он впервые использовал систему КЭДО.

Этапы изменения ЛНА

Каждый кадровый процесс закрепляется определенными ЛНА. Так, если вы переводите в КЭДО процесс оформления отпусков, то нужно скорректировать положение об отпусках и ПВТР. То же самое с командировками — нужно внести поправки в положение о командировках и ПВТР. При переводе в КЭДО процесс выдачи расчетных листков нужно скорректировать ПВТР и Положение об оплате труда. Всегда важно помнить, где упоминается тот или иной процесс.

Получите бесплатный доступ к сервису Контур.КЭДО на месяц и отправьте свои первые кадровые документы онлайн

Попробовать

Выберите соответствующие ЛНА, которые нуждаются в корректировках. Найдите в ЛНА формулировки «в бумажном виде», «в письменной форме» в отношении документов, которые уже оформляются или будут оформляться в электронной форме. После этого внесите соответствующие изменения в формулировки ЛНА.