Как поставщику автоматизировать работу с торговыми сетями

Взаимодействие поставщиков и розницы предполагает сложный процесс администрирования, быструю и корректную обработку заказов. Кроме того, сегодня поставщики и торговые сети имеют дело с маркированным и прослеживаемым товаром.

Взаимодействие между поставщиками и торговыми сетями

До 2000-х на получение и обработку заказов требовалось много человеческих и временных ресурсов. Заказы передавали по почте, телефону, факсу. Если возникали какие-либо расхождения, приходилось прилагать дополнительные усилия на уточнение деталей. Подготовленные документы через водителя поступали в сеть, а потом обратно — поставщику. В случае несоответствий цепочка повторялась, что приводило к увеличению цикла сделки.

В начале 2000-х появились EDI-технологии, с помощью которых удалось автоматизировать весь процесс — от заказа до доставки на полку.

EDI (electronic data interchange — «электронный обмен данными») – это обмен коммерческой информацией между торговыми партнерами по защищенным каналам связи, по которым торговая сеть направляет поставщику заказ, а поставщик обрабатывает его с учетом всех требований сети. На завершающем этапе происходит подписание УПД в электронном виде.

Работа с EDI позволяет снизить издержки на администрирование и хранение бумажных документов, а также быстро и корректно обрабатывать заказы. Поэтому компании, работающие через EDI, для торговой сети в приоритете. Кроме того, EDI помогает избежать расхождения и снизить риск получения штрафа от торговых сетей. Использование EDI приводит к быстрому получению оплаты при обмене документами и уменьшению кассового разрыва.

Исключайте ошибки в заказах и ускоряйте процессы отгрузки и приемки товара с сервисом Контур.EDI

Подключиться

Типы EDI-сообщений

В электронном документообороте используется цепочка из нескольких EDI-сообщений, причем каждое позволяет увидеть определенную информацию:

ORDERS (заказ). Дает возможность узнать дату, время и место доставки — куда и во сколько нужно привести заказ. С помощью этого сообщения торговая сеть информирует поставщика, что и в каком количестве она заказала. Такое сообщение можно скачать и распечатать для складских работников.

ORDRSP (подтверждение заказа). Сообщение позволяет посмотреть дату, время и место доставки. Дата и время редактируются, но менять их, как правило, рекомендуют только по договоренности с сетью. Можно посмотреть и изменить товары, которые заказаны. Можно отклонить заказ и тем самым уведомить сеть о том, что он не будет исполнен.

DESADV (уведомление об отгрузке). После подтверждения заказа для торговой сети поставщик высылает уведомление об отгрузке. В этом сообщении указываются номер и дата накладной, проверяются дата, время и место доставки. На этом этапе поставщик заполняет грузоотправителя и выбирает его из справочника. С помощью DESADV можно сформировать сообщение об упаковке товаров в паллеты, если этого требует сеть. Можно разделить товар на отдельные партии.

В DESADV указываются дата производства и срок годности товара, передается идентификатор ВСД. При необходимости можно внести изменения с учетом реальной отгрузки.   

RECADV (уведомление о приемке). Такое сообщение высылается по факту приема товара в сети. В RECADV можно посмотреть номер и дату накладной, по которой сеть приняла заказ, узнать, сколько товара было отгружено, сколько товара приняла сеть, увидеть расхождения. На основе данных приемки автоматически сформируется черновик счета.

INVOICE (счет-фактура). Формируется автоматически на основании данных приемки. После подписания обладает юридической силой. Документ можно подписать как из модуля EDI, так и из Диадока.

Маркировка товара

Маркировка товара — это система, позволяющая отслеживать продукцию по всей цепочке — от производителя до конечного потребителя.

Количество товаров, которые подлежат маркировке, ежегодно расширяется. В 2025 году этот процесс затронет такие группы товаров, как бакалея, косметика и бытовая химия, стартует маркировка для очередных товарных групп легпрома.

По планам Минпромторга, к 2027 году все потребительские товары должны быть промаркированы.

Как упростить работу с маркированным товаром

Работа с маркированной продукцией включает разные этапы и сценарии. Прежде всех остальных в процесс вступают производители и импортеры — они наносят код маркировки на каждую единицу товара. Выводит маркированный товар из оборота розница — через кассу.

Еще существует система прослеживаемости товаров, отчасти она напоминает маркировку, так как тоже позволяет мониторить процесс прохождения товаров до конечных потребителей. Однако в отличие от маркировки, прослеживаемость направлена на контроль партии прослеживаемого товара.

Учет маркированных товаров бывает объемно-сортовым (в электронном УПД передается количество кодов и наименование продукции) и поэкземплярным (поставщик передает покупателю электронный УПД, в котором отражаются все единичные коды товаров).

Наиболее сложный с точки зрения отгрузки процесс наступает тогда, когда товарные группы переходят в поэкземплярный учет. С 1 марта это затронуло товарную группу «вода», а с июля — безалкогольные напитки.

Поможем перейти на поэкземплярный учёт

Подберём оборудование и сервис для автоматической проверки кодов маркировки на корректность, быстрого наполнения УПД и проведения агрегации товаров. Настроим ЭДО и организуем обмен сообщениями с сетями.

Узнать больше

При введении поэкземплярного учета в товарной группе нужно внимательно смотреть на процесс отгрузки. Чаще всего его приходится перестраивать — менять подход к логистике, настраивать новые бизнес-процессы.

Как в поэкземплярном учете легко совершать отгрузку

Синхронизация работы склада и логистики. При переходе на поэкземплярный учет нужно в УПД передавать коды маркировки. При этом важно, чтобы коды, которые отгружаются, коды, которые попадают в УПД, и коды, которые поступают в торговую сеть, не перепутались. А для этого нужно синхронизировать работу склада и логистики, а также научить сотрудников склада сканировать коды перед отгрузкой.

Систематизация взаимодействия между складом и бухгалтерией. Важно наладить бесшовную связь между складом и бухгалтерией, потому что с УПД и ЭДО предстоит работать нескольким специалистам. Бухгалтер отправляет УПД на подпись, а на складе коды сканируют и наполняют ими УПД.

Логистика. Нужно продумать, каким образом в УПД будут попадать именно те коды, которые отгружаются фактически.

Производство. Следует наладить процесс отбраковки кодов — важно, чтобы в оборот вводились только корректные коды.

Агрегация товара. Нужно научиться выполнять агрегацию товара, чтобы упростить процесс отгрузки.