Как «Группа ГАЗ» сократила затраты на документооборот на 5 млн рублей

Более два десятка предприятий группы перешли на ЭДО, что позволило сэкономить деньги, сократить сроки обмена документами до 7 секунд, увеличить суммы вычета по НДС и сделать бизнес-процессы прозрачными.

«Группа ГАЗ» выпускает легковые автомобили, автобусы, тяжелые грузовики, силовые агрегаты и автокомпоненты. Компания объединяет 29 предприятий в 8 регионах России.

«Группа ГАЗ» — лидер рынка коммерческого транспорта России, она занимает около 50% сегмента легких коммерческих автомобилей и около 65% сегмента автобусов.

Какие задачи стояли перед компанией

Снижение издержек на бумажный документооборот. «Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 млн руб. в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.

Повышение производительности сотрудников. Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184 500 счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.

Увеличение скорости обмена документами. Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.

Какое решение выбрали

Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок.

Главными критериями стали:

• возможность быстро формировать и отправлять ответы на запросы контролирующих органов (файл формируется и отправляется из системы Диадок, не нужно распечатывать бумажные документы);
• удобный поиск и выборка документов (по различным атрибутам);
• круглосуточная служба техподдержки и различные удобные варианты обращения в нее;
• гарантированная защита данных от несанкционированного доступа: вход по сертификату электронной подписи;
• защита от потери или повреждения данных трехкратным копированием, хранение копий на разнесенных серверах;
• расположение серверов в лучшем дата-центре РФ (SAFEDATA), в котором обеспечены отказоустойчивое электроснабжение, видеонаблюдение, пропускной режим. Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен;
• гарантия бесплатного хранения неограниченного количества документов;
• одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом.

Этапы интеграции ЭДО

С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:

Этап 1. С июня 2013 года — подключение к системе сначала 5 предприятий «Группы ГАЗ».

Этап 2. С 1 июня 2014 года — распространение ЭДО еще на 13 предприятий группы.

Этап 3. С 1 ноября 2014 года — внедрение системы на оставшихся 11 предприятиях «Группы ГАЗ».

Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.

Система INFOR ERP LN — интеграция через Диадок.Коннектор, который обеспечивает автоматическое получение и передачу подписанных документов оператору на/с локальной машины. Интеграционный модуль формирует документ в учетной системе из электронного документа (разбор xml).

Система КИСУ ГАЗ — частичная интеграция с корпоративной информационной системой «Группы ГАЗ», построенной на основе СУБД Oracle. Интеграционный модуль: формирует образ исходящего электронного документа; загружает образы электронных документов в архив ЭДО КИСУ с автоматической привязкой к созданному внутренними процедурами интеграции документу в учетной системе.

1С УПП 8.2 — решение, полученное при использовании интеграционного модуля Диадока для 1С.

1С 7.7 — интеграция с нетиповой системой 1С с использованием библиотеки процедур взаимодействия Диадок.API.

Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.

Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников «Группы ГАЗ» по работе в системе Контур.Диадок.

Большие объемы документооборота — характерная черта для таких крупных компаний, как «Группа ГАЗ», и затраты на него достигают 10% от годового оборота. Внедрение электронного документооборота помогает таким компаниям решить сразу целый комплекс проблем, сопутствующих работе с бумажными документами: многократно снизить временные и финансовые издержки по получению, доставке и обработке документов, ускорить как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

Какие результаты получили

Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:

• снизить затраты на документооборот (отказ от бумаги и доставки почтой или курьерской службой) на 5 млн руб. в год;
• сокращение срока обмена документами между предприятиями до 3-7 секунд;
• увеличить суммы вычета по НДС (неотфактурованные поставки сведены к нулю);
• сделать бизнес-процессы прозрачными: сотрудники компании отслеживают актуальное состояние того или иного документа, а также могут в любой момент поднять какое-либо событие истории его прохождения;
• вести надежный, защищенный и доступный виртуальный архив документов с возможностью удобного поиска по заданным параметрам.

Запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом (ОАО «ЧКПЗ»). После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».

Очень важно, что мы перевели весь внутрикорпоративный обмен счетами-фактурами компании в электронный вид. Помимо очевидной экономической выгоды, по итогам внедрения системы Контур.Диадок, мы получили заметное повышение скорости и эффективности бизнес-процессов: предприятия гораздо быстрее обмениваются документами, соответственно, быстрее происходят платежи, увеличивается скорость финансовых потоков.

Далее мы планируем перевести в электронный вид документооборот счетами-фактурами и другими документами с нашими дилерами и поставщиками.

Елена Смирнова
Директор по информационным технологиям «ООО Консалтинговый центр «Группа ГАЗ»