Как «Группа ГАЗ» сократила затраты на документооборот на 5 млн рублей — СКБ Контур

Как «Группа ГАЗ» сократила затраты на документооборот на 5 млн рублей

12 июня 2019 597

Более два десятка предприятий группы перешли на ЭДО, что позволило сэкономить деньги, сократить сроки обмена документами до 7 секунд, увеличить суммы вычета по НДС и сделать бизнес-процессы прозрачными.

«Группа ГАЗ» выпускает легковые автомобили, автобусы, тяжелые грузовики, силовые агрегаты и автокомпоненты. Компания объединяет 29 предприятий в восьми регионах России.

«Группа ГАЗ» — лидер рынка коммерческого транспорта России, она занимает около 50 % сегмента легких коммерческих автомобилей и около 65 % сегмента автобусов.

Задачи

— Снижение издержек на бумажный документооборот

«Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 млн руб. в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.

— Повышение производительности сотрудников

Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184 500 счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.

— Увеличение скорости обмена документами

Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.

Решение

Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок.

Главными критериями стали:

  • возможность быстро формировать и отправлять ответы на запросы контролирующих органов (файл формируется и отправляется из системы Диадок, не нужно распечатывать бумажные документы);
  • удобный поиск и выборка документов (по различным атрибутам);
  • круглосуточная служба техподдержки и различные удобные варианты обращения в нее;
  • гарантированная защита данных от несанкционированного доступа: вход по сертификату электронной подписи;
  • защита от потери или повреждения данных трехкратным копированием, хранение копий на разнесенных серверах;
  • расположение серверов в лучшем дата-центре РФ (SAFEDATA), в котором обеспечены отказоустойчивое электроснабжение, видеонаблюдение, пропускной режим. Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен;
  • гарантия бесплатного хранения неограниченного количества документов;
  • одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом.

Интеграция

С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:

  1. Подключение к системе сначала 5 предприятий «Группы ГАЗ» (с июня 2013 года).
  2. Распространение ЭДО еще на 13 предприятий группы (с 1 июня 2014 года).
  3. Внедрение системы на оставшихся 11 предприятиях «Группы ГАЗ» (с 1 ноября 2014 года).

Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.

  • Система INFOR ERP LN — интеграция через Диадок.Коннектор, который обеспечивает автоматическое получение и передачу подписанных документов оператору на/с локальной машины. Интеграционный модуль формирует документ в учетной системе из электронного документа (разбор xml).
  • Система КИСУ ГАЗ — частичная интеграция с корпоративной информационной системой «Группы ГАЗ», построенной на основе СУБД Oracle. Интеграционный модуль: формирует образ исходящего электронного документа; загружает образы электронных документов в архив ЭДО КИСУ с автоматической привязкой к созданному внутренними процедурами интеграции документу в учетной системе.
  • 1С УПП 8.2 — решение, полученное при использовании интеграционного модуля Диадока для 1С.
  • 1С 7.7 — интеграция с нетиповой системой 1С с использованием библиотеки процедур взаимодействия Диадок.API.

Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.

Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников «Группы ГАЗ» по работе в системе Контур.Диадок.

Результаты

Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:

  • снизить затраты на документооборот (отказ от бумаги и доставки почтой или курьерской службой) на 5 млн руб. в год;
  • сокращение срока обмена документами между предприятиями до 3-7 секунд;
  • увеличить суммы вычета по НДС (неотфактурованные поставки сведены к нулю);
  • сделать бизнес-процессы прозрачными: сотрудники компании отслеживают актуальное состояние того или иного документа, а также могут в любой момент поднять какое-либо событие истории его прохождения;
  • вести надежный, защищенный и доступный виртуальный архив документов с возможностью удобного поиска по заданным параметрам.

Сейчас запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом — ОАО «ЧКПЗ». После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».

Комментарии

Елена Смирнова, директор по информационным технологиям «ООО Консалтинговый центр «Группа ГАЗ»

— Очень важно, что мы перевели весь внутрикорпоративный обмен счетами-фактурами компании в электронный вид. Помимо очевидной экономической выгоды, по итогам внедрения системы Контур.Диадок, мы получили заметное повышение скорости и эффективности бизнес-процессов: предприятия гораздо быстрее обмениваются документами, соответственно, быстрее происходят платежи, увеличивается скорость финансовых потоков.

Далее мы планируем перевести в электронный вид документооборот счетами-фактурами и другими документами с нашими дилерами и поставщиками.

Эдуард Шифман, руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

— Большие объемы документооборота — характерная черта для таких крупных компаний, как «Группа ГАЗ», и затраты на него достигают 10 % от годового оборота. Внедрение электронного документооборота помогает таким компаниям решить сразу целый комплекс проблем, сопутствующих работе с бумажными документами: многократно снизить временные и финансовые издержки по получению, доставке и обработке документов, ускорить как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

Диадок
Обмен юридически значимыми документами с контрагентами без бумаги
Узнать больше
Диадок
Обмен юридически значимыми документами с контрагентами без бумаги
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий