Перспективы внедрения электронного документооборота

По оценке Контура, количество компаний, подключенных к системам ЭДО, за 2021 год увеличилось на 40%. Отказываться от бумаги экономически выгодно, поэтому стремление к цифровизации будет только расти. В статье рассмотрим перспективы развития электронного документооборота в России и проблемы, мешающие его распространению.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Оставить заявку

Тенденции развития

В 2021 году ассоциация «РОСЭУ» оценивала рынок ЭДО в 6,5 млрд руб. и заявляла о его потенциальном росте в 1,5 раза, до 10 млрд рублей. Перспективы развития систем электронного документооборота связывают с несколькими тенденциями. 

Увеличение числа пользователей электронной подписи

Современный бизнес все активнее использует электронные подписи (ЭП) не только для отчетности, где они обязательны, но и там, где это просто удобно, а именно в документообороте с партнерами и сотрудниками. Количество действующих квалифицированных сертификатов растет ежегодно. Удостоверяющий центр (УЦ) Контура работает с 2003 года. В среднем он выпускает более 130 тыс. сертификатов в месяц. Первый миллион сертификатов УЦ выдал в 2010 году, через два года ― второй. К августу 2016 года выпустил уже пять миллионов электронных подписей, а к марту 2022 года ― десять.

Эффект «снежного кома»

Вначале к ЭДО подключались в основном крупные компании, но со временем они стали продвигать его среди своих деловых партнеров. В Контур.Диадоке зарегистрировано больше 1,5 млн компаний. Значит, новым участникам проще присоединиться: в сервисе, скорее всего, есть их контрагенты. Достаточно зарегистрироваться и отправить приглашения.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Подключиться

Цифровизация госсектора

В 2022 году Россия заняла десятое место в рейтинге Всемирного банка по цифровизации государственного управления. Оценивались:

• уровень развития государственных систем;
• госуслуги, доступность электронных сервисов для граждан;
• развитие государственных институтов цифровизации, инновационная политика, стратегии и законы; 
• уровень вовлеченности граждан, открытость и обратная связь. 

Госорганы стремятся взаимодействовать в электронном виде не только с гражданами, но и друг с другом. В конце 2021 года доля межведомственного ЭДО российских органов власти составляла 75%, по данным ассоциации «РОСЭУ». 

В 2023 году Минцифры планирует провести эксперимент по применению кадрового электронного документооборота в госорганах. Планируется, что эксперимент будет способствовать цифровизации всех процессов в ведомствах и сократит расходы.

Развитие роуминга

Все больше документов передаются между клиентами разных операторов ЭДО. По статистике Контура, доля роумингового трафика за два года выросла с 10 до 25%. Операторы развивают технологию автоматического создания роуминговых пар, без заявок и участия сотрудников провайдера. Контур подключился к автороумингу в 2020, и уже в марте 2022 года около 90% новых роуминговых пар было настроено по этой технологии.

Обязательный ЭДО в маркировке

Для части российских компаний маркировка стала основным поводом для перехода на ЭДО. С 1 января 2022 года участники оборота маркированной продукции обязаны передавать данные о переходе права собственности на товар в систему Честный ЗНАК через оператора ЭДО. Как это работает, читайте в нашей статье.

По плану к системе маркировки будут присоединяться всё новые товарные группы. Это значит, что будет расти и число пользователей ЭДО.

Развитие ЭДО в сфере грузоперевозок

1 сентября 2022 в России запустили государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). СКБ Контур прошел аккредитацию Минтранса и 16 сентября получил статус оператора ИС ЭПД.  

ГИС ЭПД ― основа создаваемого Минтрансом сервиса «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Планируется, что в будущем электронный документооборот будет работать на всех видах транспорта: автомобильном, железнодорожном, воздушном и морском. Для внедрения потребуется время, поэтому изменения будут происходить постепенно. 

Бизнес уже переходит на электронные транспортные накладные (ЭТрН), сопроводительные ведомости и заказы-наряды. В планах развития системы — включение новых видов документов, распространение ее действия на перевозку опасных и крупногабаритных грузов.

Электронные документы в сфере грузоперевозок

Как происходит обмен электронными транспортными накладными и как начать с ними работать, описали в статье.

Поможем организовать работу с формализованными документами

Подключиться

Оптимизация HR-процессов

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал актуален для бизнеса после проведения эксперимента Минтруда и внесения поправок в Трудовой кодекс РФ. С ноября 2021 года работодателям разрешено создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.

Введение обязательного КЭДО для работодателей пока не рассматривается, но бизнес все равно заинтересован в цифровизации. Ассоциация «РОСЭУ» запустила голосование в своем телеграм-канале и выяснила, что 68,7% опрошенных компаний уже перешли на КЭДО или планируют сделать это. Организации стремятся перевести в электронный вид прежде всего заявления работников, уведомления, приказы по личному составу. 

Клиенты Контура сообщают об экономии до 500 тыс. рублей в год с переходом на КЭДО. При этом сама компания-разработчик тоже перешла на ЭДО в кадрах и делится успешным кейсом внедрения.

Результаты внедрения КЭДО в Контуре

Переходить на КЭДО необязательно, но организации делают это, чтобы сократить расходы и снизить нагрузку на отдел кадров.

Начните обмен документами с контрагентами в системе ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Какие есть препятствия для развития

• Закон не позволяет изменять форму документа без потери юридической значимости. Документ, который изначально был создан на бумаге, будет считаться оригиналом, а созданная позже электронная версия ― дубликатом. Если организация оцифрует архив, все равно придется хранить бумажные оригиналы. Ожидается, что проблему решит законопроект № 1173189-7, который предусматривает изменения в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Чаще всего закрытый ключ ЭП действует год, а хранить документы по закону нужно значительно дольше. Возникают сложности с проверкой действительности ЭП на момент подписания. Для этого существуют технологии, но их использование пока не закреплено законодательно. 
• В соответствии с 63-ФЗ для ЭДО с зарубежными партнерами нужно межправительственное соглашение между странами. Если его нет, компании вынуждены использовать неквалифицированные ЭП и дополнительно заключать соглашение о признании документов юридически значимыми. Эта схема не универсальна, и многие продолжают отправлять бумажные документы почтой. Гендиректор СКБ Контур Михаил Сродных отмечает, что бумажный документооборот в международных сделках обходится на два порядка дороже, чем внутренний. Поэтому перспективы внедрения электронного документооборота в международной торговле зависят от признания иностранных ЭП.
• Технологии мобильной электронной подписи пока применяются недостаточно. В отличие от обычной, такие ЭП не привязаны к конкретному компьютеру или носителю. Значит, документ можно подписать с мобильного телефона или планшета. По мнению Михаила Сродных, эта возможность особенно востребована в малом бизнесе, где предприниматель лично встречается с поставщиками, посещает торговые точки, забирает товар и не находится постоянно в офисе. 

Контур стремится устранить препятствия к переходу на ЭДО для своих клиентов. Для этого оператор развивает автороуминг, подключая новых провайдеров. Сервис ЭДО Диадок позволяет работать с документами на различных устройствах, будь то стационарный компьютер, ноутбук или смартфон. Оператор проверяет ЭП при подписании документа и может подтвердить ее действительность на этот момент спустя любой промежуток времени.

Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО

Отправить заявку