Внедрение КЭДО в организации

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — технология, которая продолжает набирать популярность среди российских компаний. Но не все знают о преимуществах КЭДО и особенностях его внедрения. Рассказываем, какие кадровые документы можно перевести в онлайн, какие плюсы это даст и как перейти на КЭДО без затруднений.

Переходите на КЭДО и обменивайтесь кадровыми документами с сотрудниками онлайн

Подключиться

Какие документы можно вести в КЭДО

В кадровых отделах организаций применяется свыше 80 типов документов, связанных с трудовыми отношениями: договоры, приказы, заявления, положения, распоряжения и т. д. В ноябре 2021 года Трудовой кодекс разрешил компаниям создавать и подписывать документы в электронном формате без дублирования на бумаге. Электронный документооборот в сфере труда регламентируют:

• Статьи 22.1–22.3 и 312.2–312.3 ТК РФ.
• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Через ЭДО можно работать с любыми кадровыми документами. Исключения: приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда — они остаются на бумаге. Также нормы об электронных документах не относятся к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности. 

Электронные документы имеют юридическую силу и принимаются госорганами и в суде, если при их оформлении соблюдены требования законодательства, а для подписания использованы корректные виды электронной подписи (ЭП).

Какие электронные подписи используют в КЭДО

В КЭДО применяются все виды ЭП. Выбор зависит от типа документа и того, кто его подписывает. Некоторые документы — например трудовые договоры или договоры о материальной ответственности — работодатель должен подписывать только квалифицированной ЭП. Сотрудник может использовать КЭП или неквалифицированную ЭП, если она выдана через электронное правительство или стороны подписали дополнительное соглашение об использовании НЭП. 

С остальными документами компания тоже может использовать НЭП, а сотруднику доступна еще и простая электронная подпись (ПЭП), если в допсоглашении прописаны условия ее проверки и требования к конфиденциальности. Подробнее об этом рассказывали в статье.

Сервис КЭДО от Контура гарантирует, что законодательные нормы при передаче данных будут соблюдены. А система проверит действительность сертификата электронной подписи при отправке документа.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Почему нужно внедрять кадровый электронный документооборот

Компании, как и их сотрудники, сами принимают решение о переходе на КЭДО. Это пока не обязательное требование. Однако кадровый электронный документооборот выгоден всем его участникам.

Руководство предприятия сокращает затраты, быстро собирает юридически значимые доказательства с сотрудников, соблюдает нормы трудового законодательства и не рискует получить штраф от проверяющих органов за неподписанные документы. Кадровые специалисты тратят меньше времени на рутину, отслеживают подписание документов работниками онлайн, своевременно передают данные в бухгалтерию. Сотрудники подписывают документы с компьютера или смартфона без посещения офиса и легко могут найти нужное заявление или инструкцию.

Рассмотрим преимущества более подробно. Компании переходят на кадровый ЭДО для того, чтобы:

Структурировать работу. Если в организации разветвленная сеть офисов, гибридный режим работы или есть вахтовики, документооборот с сотрудниками часто хаотичен. КЭДО помогает навести порядок, упростить делопроизводство, выстроить четкую схему работы.

Сократить время работы с бумагой и расходы. Электронные документы не нужно распечатывать, отправлять почтой или курьерской доставкой. С КЭДО кадровику не придется подстраивать график под курьеров или тратить время на визиты в отделения почты или служб доставки. Руководитель может подписать документы одним кликом из любой точки.

Вовремя получать оригиналы документов. Если в компании много удаленных сотрудников, сбор документов может занимать месяц и больше, затем бумаги трудно разобрать, возникают ошибки. Это сложно и для работников: им приходится искать возможность распечатать и отправить документы, даже находясь в другом городе или стране. С КЭДО процесс прост для обеих сторон, а документы проходят весь цикл документооборота — от подготовки до подписи — в течение дня.

Уйти от обычного архива к электронному. В папках, разложенных по шкафам, трудно найти нужный акт или договор, а сами документы могут потеряться или испортиться. В сервисе КЭДО поиск документов осуществляется по названию, дате и другим фильтрам. Это особенно важно для предоставления копии документа сотруднику или предъявления контролирующим госорганам.

Соблюдать свои стандарты. IT-компании и представители технологического бизнеса следуют политике автоматизации процессов и нередко разделяют принципы устойчивого развития ESG (environmental, social, governance — окружающая среда, общество, корпоративное управление). Кадровый ЭДО отвечает внутренней политике таких организаций, снижает объемы используемой бумаги и сокращает транспортный след.

Расширить географию поиска новых сотрудников. С КЭДО соискателям не нужно приезжать в офис для оформления, а срок доставки документов не зависит от местоположения работника.

Наладить обмен бухгалтерскими документами между подразделениями. В некоторых организациях подготовка бухгалтерских документов усложняется из-за удаленных бригад: увеличиваются сроки получения оригиналов и затраты на отправку, документы могут потеряться. Для сотрудников лично приезжать в головной офис, чтобы подписать документы, или отправлять их доставкой — долго и сложно, для компании — дорого. КЭДО ускоряет эти процессы, исключает потерю документов и делает контроль за подписанием прозрачным.

Соблюдать требования ТК РФ. Долгий процесс обмена бумажными документами с удаленными сотрудниками, который занимает еще больше времени в случае ошибок или порчи бумаг, грозит нарушением сроков оформления кадровых документов. В системе КЭДО документооборот занимает несколько минут, а кадровики видят статусы подписания документов.

Работайте с сотрудниками из любых регионов, вовремя получайте подписи и забудьте о штрафах

Попробовать бесплатно

Этапы внедрения КЭДО

Переход на КЭДО — это способ оптимизировать внутренние ресурсы компании, сделать процессы удобнее и эффективнее. Какие шаги проходят компании при внедрении КЭДО:

1. Выбирают систему кадрового ЭДО. Для реализации КЭДО можно использовать госплатформу «Работа в России» или коммерческую систему — например КЭДО от Контура.
2. Определяют куратора проекта или рабочую группу внутри компании. Этот специалист или команда будет отвечать за внедрение КЭДО в организации.
3. Выбирают документы, которые будут переведены в ЭДО в первую очередь. Переход на КЭДО можно начать с чего-то одного — например с оформления отпусков. Когда процессы будут отлажены и понятны, отделу кадров будет проще перевести в цифровой вид другие кадровые документы.
4. Разрабатывают локальные нормативные акты, которые регулируют применение и сроки внедрения КЭДО: положение об ЭДО, регламент по использованию ЭП, соглашения с работниками, инструкции. Контур предоставляет шаблоны ЛНА.
5. Уведомляют персонал. Введение сотрудников в курс дела следует начать заранее: рассказать о преимуществах, ответить на вопросы, развеять сомнения, получить письменное согласие на КЭДО. Если сотрудник впервые трудоустраивается с 1 января 2022 года, с ним компания может обмениваться электронными документами без письменного согласия.
6. Приглашают сотрудников. На этом этапе кадровый специалист рассылает приглашения в сервис всем работникам, которые согласились перейти на КЭДО. 
7. Выпускают электронные подписи. Если у сотрудника уже есть подпись, он может использовать ее. Если нет, то за выпуск отвечает работодатель. Подписи можно выпустить в сервисе КЭДО. Сертификаты НЭП и КЭП для физлица также возможно оформить через Госуслуги.
8. Запускают сервис. Настраивают интеграцию сервиса с учетной системой, тестируют работу, выстраивают маршруты согласования и загружают шаблоны необходимых документов.

Эксперты Контура помогут на каждом этапе внедрения КЭДО и обеспечат спокойный переход на кадровые электронные документы.

Рассказываем, какие локальные нормативные акты потребуются для перехода на КЭДО и как ориентироваться в этом вопросе с учетом особенностей трудового законодательства и судебной практики.

Какие проблемы могут возникнуть при внедрении

Частая сложность при переходе на кадровые электронные документы — это реакция сотрудников. Некоторые из них хотят работать с бумажным носителем, с трудом привыкают к изменениям или беспокоятся о сохранности личных данных.

Компании решают эту проблему обучением, личными консультациями, созданием понятных инструкций и рекомендаций, проведением вебинаров, развернутыми ответами на вопросы работников. В некоторых компаниях создают отдельный раздел с обучающими материалами во внутренней CRM-системе, а в других к убеждению сотрудников подключаются юристы. Необходимую информацию и поддержку предоставляет Контур.

В крупных организациях может потребоваться непростая интеграция. Например, если в организации есть кросс-функциональные команды с сотрудниками из разных подразделений и необходимы сложные маршруты согласования документов. Такие ситуации решаются созданием технических решений по доработке системы и интеграцией с сервисом КЭДО.

Отдельный вопрос — получение электронных подписей. Оформление НЭП может затруднить сбой в Госуслугах, а для получения КЭП сотрудник должен лично посетить удостоверяющий центр и подтвердить личность. В первом случае помогает поддержка кадровых специалистов компании, во втором выручает сервис Контура Корпоративный центр регистрации.

Справиться со сложностями легче с надежным поставщиком решения. Почему компании выбирают КЭДО от Контура:

• понятный и «подвижный» интерфейс, минимум настроек, удобство работы;
• гибкость сервиса, возможность адаптировать его под существующие бизнес-процессы;
• функциональность;
• автоматизированные маршруты согласования документов;
• шаблоны документов;
• наличие интеграции с 1С и другими учетными системами;
• удачный опыт использования других сервисов Контура;
• хранение кадровых документов в течение срока, установленного законодательством;
• защита данных при передаче, хранение документов в трех копиях на разных серверах;
• надежность, отказоустойчивость сервиса;
• отзывчивая техподдержка, готовая прийти на помощь 24/7;
• сохранение истории документооборота;
• наличие веб-версии и мобильной версии для iOS и Android.

Эксперты КЭДО от Контура отслеживают изменения в законодательстве, в том числе в части оформления и хранения документов. Документооборот в сервисе законнный и юридически значимый.

Подробности о подготовке кадровых процессов к переводу в электронный вид и порядке введения КЭДО вы найдете в нашем видео:

В организациях, которые уже перешли на КЭДО, подчеркивают: главное при переходе — заинтересованность руководства и кадровиков, постепенный перевод кадровых документов в электронный вид и работа с сотрудниками для популяризации КЭДО. Такой подход позволяет внедрить сервис в короткие сроки, настроить нужные маршруты движения документов, своевременно обучить сотрудников.

В результате компании получают отлаженный механизм кадрового документооборота. Документы доходят до адресата в считаные минуты, не теряются и не портятся. Сотрудники работают удаленно, не заботясь об отправке подписанных заявлений и договоров и визитах в офис. А организации экономят, соблюдают законодательные требования и грамотно выстраивают взаимодействие с работниками.

Ведение КЭДО ускоряет кадровые процессы с месяцев до минут, сокращает расходы на документооборот, освобождает кадровиков от необходимости постоянно быть в контакте с сотрудниками из разных подразделений и регионов, гарантирует возврат подписанных документов.

Поможем получить электронные подписи, обучить сотрудников и внедрить КЭДО в компании

Подключиться