«Переход на КЭДО: правовые аспекты, ЛНА и судебная практика»: ответы на вопросы с вебинара

Обычно дата подписания фиксируется в штампе подписи. В Контур.КЭДО используются метки времени для того, чтобы оно было в едином часовом поясе.

Можно вести на бумаге и в электронном виде с теми сотрудниками, которые дали согласие на переход в КЭДО.

ГИТ может привлечь к ответственности, если работодатель нарушает требования ст. 22.1–22.3 ТК РФ — например, если работодатель не позволяет работникам отказаться от перехода на КЭДО. Противоречия между ПВТР и ЛНА о КЭДО — это ситуация, которая может спровоцировать трудовой спор с работником в случае, когда он не знает, как и в какой форме подается конкретный документ. Поэтому эту проблему нужно решать именно с целью минимизировать трудовые споры с работниками.

Согласие на переход должно быть оформлено в бумажной форме.

В Контуре есть практика подписания результатов СОУТ с помощью КЭДО. Согласно 381-ФЗ, экспертная организация может составить отчет в формате электронного документа и все члены комиссии смогут подписать его с помощью электронной подписи (ЭП). Для этого подойдет либо квалифицированная подпись (КЭП), либо — неквалифицированная (НЭП), сертификат которой выпущен в приложении Госключ. Более подробно рассказываем в статье.

Документ хранится в системе и удалить его можно только по официальному запросу от организации. Найти документ может администратор или сам сотрудник в личном кабинете. При смене фамилии не меняется личный кабинет сотрудника, меняется фамилия и подпись НЭП.

Да, запрета нет, это обычный ЛНА. Но нельзя отправлять документы, связанные с прохождением инструктажей по охране труда.

Если вы передаете персональные данные работников другому юридическому лицу — обработчику по поручению, то необходимо брать согласие на передачу ПД (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Это может быть не отдельное согласие, а дополнение в рамках общего, которое вы берете у работника.

Пока в отношении госорганов ведется эксперимент по внедрению КЭДО, его сроки продлены до 30 мая 2025 года. Отчет о проведении эксперимента должен быть предоставлен в Правительство РФ до 27 июня 2025 года. Возможно после этого эксперимента произойдут изменения, которые коснутся КЭДО в органах власти.

На основании ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятие не обязано принимать ЛНА и может регулировать вопросы перехода на ЭДО в трудовом договоре с работником. При этом, переход на КЭДО — это решение работодателя (ст. 22.2 ТК РФ), оно не носит договорного характера, работник либо дает согласие, либо не дает. Именно поэтому вопросы перехода на КЭДО рекомендуется устанавливать в ЛНА.

КЭП — это квалифицированная электронная подпись, которая приравнивается к физической подписи. КЭП наделяет документы юридической силой и позволяет проверить, изменяли ли документ после подписания. КЭП выдает только аккредитованный Минкомсвязи России удостоверяющий центр, а программное обеспечение для работы с ней должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.

ПЭП — это простая электронная подпись, которая представляет собой комбинацию из логина и пароля. Она подтверждает, что электронный документ отправлен конкретным лицом, но не удостоверяет целостность и неизменность документов. ПЭП применяется при использовании портала Госуслуг, при банковских транзакциях, аутентификации на сайтах.

В этом случае, вы будете иметь подтверждение о направлении уведомления через систему КЭДО — это будет отражено в журнале действий. Однако по ст. 180 ТК РФ, о сокращении работник должен быть уведомлен под подпись. Поэтому в этом случае, рекомендуется использовать не только КЭДО, но и любые другие способы ознакомления работника под подпись: в бумажной форме, с помощью телефонограммы, заказного письма с уведомлением о вручении, чтобы показать суду, что работодатель предпринял все меры для уведомления работника.

Если речь идет о типе документа, то допустимо, если приказы на отпуск формируются в бумажной и электронной форме, но по разным работникам. Если дублирование на бумаге и электронно дублируют один и тот же документ, то формально это не запрещено, но это можно расценивать как дублирование документооборота. Лучше изначально закрепить в ЛНА, какой документ будет считаться подлинником — в бумажной форме или в электронной.

Да, если компания использует КЭДО.

Да, сотрудник подписывает согласие о взаимодействии с работодателем с помощью ЭДО.

Законодательство не устанавливает, в каком порядке действовать: сначала обновить ЛНА или ввести КЭДО. Поэтому допустимо запустить КЭДО и электронный обмен и в короткие сроки скорректировать ЛНА, чтобы исключить противоречия.

Для обмена электронными документами с дистанционным работником не требуется согласие на переход на КЭДО.

Но если работодатель в своем ЛНА пропишет, что на взаимодействие с дистанционными работниками распространяются правила осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 — 22.3 ТК РФ (ст. 312.1 ТК РФ), то тогда согласие потребуется получить от дистанционного работника. Его можно будет получить как в бумажной форме, так и в электронной, в соответствии со ст.312.3 ТК РФ. Рекомендуется это прописать в ЛНА.

Законодательство не предусматривает возможности отозвать согласие на ЭДО. Согласие работника берется в целом на переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, независимо от количества процессов, переведенных в электронный вид.

Если вы обрабатываете персональные данные кандидата за рамками информации в его резюме, которое публично размещено на сайтах поиска работы, то необходимо взять согласие на обработку персданных (п. 1 ст. 6 152-ФЗ). Его нужно получить еще до трудоустройства кандидата, то есть еще до использования КЭДО. 

Трудоустройство с помощью КЭДО включает следующие шаги: 

Шаг 1. Процесс подбора кандидата на вакансию (законодательно не урегулирован). Если вы обрабатываете большой объем ПД у кандидатов, помимо резюме, собираете с них письменные анкеты, то необходимо получить согласие на обработку ПД — даже у тех, кого вы не примете на работу.

Шаг 2. Подключение кандидата к сервису КЭДО. На этом шаге сотрудник дает согласие на использование КЭДО (в бумажной форме) и обработку персональных данных в сервисе, а также на выпуск ЭП, если у него нет своей электронной подписи.

Шаг 3. Сбор документов. Работник с помощью сервиса КЭДО или по электронной почте направляет в компанию документы, которые требуются для трудоустройства — в виде скан-копий или фотографий. Среди них: паспорт, трудовая книжка (в бумажном или цифровом варианте), СНИЛС, диплом об образовании, военный билет. Полный список документов для приема на работу утвержден ст. 65 ТК РФ.

Шаг 4. Заключение трудового договора. Работодатель получает документы, составляет электронный трудовой договор и отсылает кандидату на ознакомление. Если стороны согласны со всеми условиями, то подписывают договор с помощью ЭП на госплатформе или в собственной системе КЭДО.

Да, это возможно согласно ч. 4 ст. 9 152-ФЗ.

Законодательство о воинском учете это допускает, они считаются легитимными (п. 32 Приказа Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700). Но может возникнуть проблема с военным комиссариатом, который все равно попросить предоставить формы на бумажном носителе. Рекомендуем проконсультироваться с вашим военным комиссариатом, с которым вы будете проводить сверку.

Пока такой практики обнаружить не удалось. При этом для работодателя в ст. 84 ТК РФ перечислены основания для увольнения работника, если при заключении трудового договора были допущены нарушения законодательства: например, отсутствие документа об образовании для выполнения работы, которая его требует.

Обычно для таких случаев в ЛНА предусматривают возможность подписания на бумаге в особых ситуациях.

В Контур.КЭДО выпустить НЭП можно прямо из сервиса, либо в такой ситуации допустимо подписание через приложение Госключ.

Работодатель использует КЭП, а сотрудник может использовать НЭП.

В Контур.КЭДО можно настроить смс-уведомления о получении документов на подписание. Также некоторые компании ставят общий компьютер в доступном месте — на производстве или в цехах. Для доступа в сервис пользователь может авторизоваться по телефону.

Можно вести процессы параллельно. В ходе выбора ИС могут отличаться схемы выпуска НЭП или какие-то отдельные процессы поставщика КЭДО. Эти пункты нужно будет добавить в ЛНА в случае необходимости.

Стоимость зависит от количества сотрудников, подключаемых к системе, и от вариантов интеграции.

Можно сделать с УЦ один договор и в приложении к нему прописать список конечных пользователей юрлица. Затем от ЮЛ получить доверенности на выпуск электронных подписей.

Данные хранятся на защищенных серверах Контура. Также можно скачивать автоматически документы на ваши сервера.

Только после того, как сотрудник пройдет по ссылке с приглашением в сервис КЭДО.

Да, настроена. Подробнее о модуле 1С рассказываем в статье.

В ближайший месяц будет активна кнопка для удостоверения лично. Сейчас она уже отображается в сервисе, но ее пока нельзя выбрать, кнопка отображается в разделе «Сотрудники"» → «Сертификаты».

Да, можно загрузить авансовый отчет, заявку на командировку и другие документы.

Да, в Контур.КЭДО можно работать с договорами ГПХ и их исполнителями. В кейсе ВШЭ рассказываем о том, как университет перевел 10 000 исполнителей по договорам ГПХ на электронный документооборот в сервисе Контур.КЭДО.

Да, такие полномочия можно передать с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).