Все, что должен знать кадровик об отпусках

Разбираемся, какие виды отпусков бывают, что говорит законодательство, какие льготы предусмотрены для отдельных категорий работников и как правильно оформить отпуск в сервисе Контур.КЭДО.

Что такое отпуск и какие виды отпусков бывают

Отпуск — это вид времени отдыха, период освобождения работника от исполнения трудовых обязанностей с сохранением за ним места работы. ТК РФ выделяет несколько видов отпусков:

• ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
• ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска;
• отпуска без сохранения зарплаты;
• специальные отпуска для отдельных категорий работников.

Все документы по отпускам можно оформлять в бумажном или в электронном виде — с помощью сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО).

КЭДО от Контур.Диадока поддерживает все виды отпусков, позволяет составить график отпусков без Excel и пересылок, удобен для компаний с филиалами и удаленными сотрудниками.

Попробовать сервис бесплатно

Законодательство об отпусках

Отпуска работников регулируют различные нормативные акты российского законодательства. Основные документы, которые определяют порядок предоставления и оформления отпусков:

Трудовой кодекс РФ. Глава 19 (ст. 114–128) устанавливает правила предоставления оплачиваемых отпусков, их продолжительность, порядок замены отпуска денежной компенсацией и другие важные аспекты. Статьи 22.1–22.3 регулируют кадровый документооборот в электронном виде, в том числе оформление отпусков.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Документ утверждает унифицированные формы первичных документов по учету труда и его оплаты, в том числе и по отпускам.

«Правила об очередных и дополнительных отпусках», утвержденные Народным комиссариатом труда СССР 30 апреля 1930 года № 169. Этот исторический документ продолжают применять, он регулирует ряд нюансов, которые касаются очередности и порядка предоставления отпусков.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Всем сотрудникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск минимум на 28 календарных дней за каждый год работы. Эта цифра установлена законом и не может быть меньше. Если в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка (ПВТР) предусмотрели меньшее количество дней, то такое условие не имеет юридической силы. А вот максимальная продолжительность отпуска не ограничена.

Некоторые категории работников имеют право на удлиненный основной отпуск (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Кроме того, удлиненный отпуск предусмотрен, например, для судей (30 рабочих дней), спасателей (от 30 до 40 суток) и других отдельных категорий работников.

Кто имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Всем работникам, кто трудится в штате, работодатель обязан ежегодно предоставлять оплачиваемые отпуска, в том числе:

• совместителям;
• сотрудникам с неполным рабочим днем или срочными контрактами;
• надомникам и дистанционным работникам.

Исполнители по гражданско-правовым договорам, например, подряда или оказания услуг, не имеют права на отпуск — свое время отдыха они согласовывают с заказчиком по договору ГПХ.

Как оплачивать отпуск. Оплату отпускных обязательно нужно выплатить не позже, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если день выплаты выпадает на выходной или праздник, деньги выплачивают накануне. Отсчет сроков следует вести в календарных днях, как это указано в ст. 14 ТК РФ.

Как компенсировать деньгами часть отпуска. По письменному заявлению сотрудника работодатель вправе заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Важно помнить, что это право, а не обязанность работодателя (ч. 1 ст. 126 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1).

Компенсации подлежит только та часть отпуска за год, которая превышает 28 обязательных календарных дней.

Но и здесь есть исключения. Закон запрещает заменять отпуск деньгами беременным женщинам, несовершеннолетним работникам, а также заменять дополнительный отпуск за работу во вредных/опасных условиях.

Чтобы оформить компенсацию отпуска деньгами, кадровику нужно:

1. Получить от работника письменное заявление.
2. Издать приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.
3. Внести соответствующие отметки в график отпусков и личную карточку работника.

Заявление на компенсацию отпуска, а также приказ можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предпочтительней, если в компании есть филиалы или удаленные сотрудники.

Как правильно делить отпуск на части. По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется один раз полностью — 28 календарных дней подряд. Разделение отпуска на части возможно только по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальное количество частей и их продолжительность работник и работодатель определяют вместе — по взаимному согласию.

На практике часто бывает так, что стороны устно договариваются или фиксируют это только в графике отпусков — например, работник разбивает отпуск на две части, работодатель это подписывает. Но важно помнить: ГИТ может запросить подтверждение, что разделение сторонами согласовано.

Поэтому лучше закрепить порядок разделения отпуска на части в локальном нормативном акте (ЛНА). В нем можно прописать, что утверждение графика отпусков с несколькими частями — это и есть согласование условий о разделении отпуска.

Могут ли отпускные дни включать выходные. Отпуск может включать выходные дни. Но нельзя взять отпуск только на выходные: субботу и воскресенье. Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях от первого дня отпуска до последнего, включая субботы и воскресенья.

Как объединить отпуска за разные годы. Если работник не успел использовать отпуск за предыдущий год, его можно включить в график отпусков на следующий год. Общий отпуск составит сумму прошлых и нынешних дней, но указать причину объединения нужно в примечании к графику (форма № Т-7).

Нужно ли заявление для продления отпуска, если во время него работник заболел. В этом случае отпуск прерывается на время больничного, а оставшиеся дни автоматически сдвигаются. Подавать заявление о продлении отпуска не нужно.

Имеет ли право работник на отпуск после декрета. После отпуска по уходу за ребенком до трех лет работник вправе взять оплачиваемый отпуск сразу, если у него есть доступные дни отпуска (ст. 260 ТК РФ).

Кто может уйти в отпуск раньше полугода работы. Отпуск раньше шестимесячного срока работы предоставляют:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• несовершеннолетним;
• родителям усыновленных детей до трехмесячного возраста;
• совместителям — одновременно с отпуском на основном месте работы;
• в иных случаях, предусмотренных законами.

Что делать, если отпуск попадает на праздники. Если в период отпуска попадают праздничные дни (ч.1 ст.112 ТК РФ), отпуск продлевается на количество таких дней. Праздничные дни не входят в количество дней отпуска.

Уведомление сотрудника о начале отпуска

Работника нужно обязательно известить о начале отпуска за две недели до его начала. Форму уведомления выбирает работодатель самостоятельно. Это может быть уведомление на бумаге или в электронном виде. Если вовремя не уведомить сотрудника, он сможет перенести отпуск на любые даты, и это требование нужно будет удовлетворить (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

КЭДО от Контур.Диадока автоматически направит сотруднику уведомление о грядущем отпуске, в один клик сформирует приказ о предоставлении отпуска по графику или согласно заявлению.

Попробовать сервис бесплатно

Как оформить отпуск по шагам: инструкция для кадровика

1. Сотрудник за две недели до отпуска пишет заявление и указывает в нем дату начала отпуска и число дней отдыха.
2. Непосредственный руководитель согласует заявление, если того требуют локальные нормативные акты компании.
3. Заявление попадает к кадровику, который проверяет заявление и формирует приказ на отпуск.
4. Директор или другое уполномоченное лицо подписывает приказ на отпуск.

Весь процесс может проходить на бумаге или электронном виде. В случае с бумажными документами необходимо иметь подписанные оригиналы документов на бумаге на случай проверок ГИТ или споров с работниками — скан-копии не подойдут. Сроки хранения таких документов 5 лет.

В случае кадрового электронного документооборота документы, созданные и подписанные в сервисе КЭДО считаются оригиналами.

Плюсы и минусы оформления отпусков в КЭДО

Минусы:

• Нужно оформить ЛНА о том, что кадровые документы, в частности по отпускам, в компании можно использовать в электронном виде
• Подключить оператора КЭДО.
• Получить согласие от сотрудника об использовании КЭДО — это можно сделать в электронном виде.
• Подписать электронные документы “задним” числом не получится. Но на случай непредвиденных ситуаций можно составить объяснительную и подписать текущей датой электронно или на бумаге.

Плюсы:

• Электронные документы считаются оригиналами. Их не нужно ждать и они всегда под рукой.
• Минимизируются ошибки в документах, так как почти все данные система заполнит сама. На практике в заявлении сотруднику нужно только указать даты отпуска, при этом число доступных дней ему подскажет сервис, а приказ и уведомление создаются в один клик на основе заявления.
• Особенно удобно для работы с сотрудниками, работающими дистанционно или в филиале, с разъездным или вахтовым режимом работы и прочих удаленных от отдела кадров сотрудников.
• Если система КЭДО позволяет, то можно создать любые маршруты согласования заявлений на отпуска в соответствии со структурой компании.

Попробуйте КЭДО от Контур.Диадока для работы с отпусками онлайн. В сервисе есть типовые заявления, конструктор маршрутов, интеграция с 1С.

Попробовать бесплатно

График отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) систематизирует отпуска сотрудников в течение календарного года. Этот документ важен как для работодателя, так и для работника.

График должен быть в каждой компании. Исключение: микробизнес и некоммерческие организации.

График нужно составить и утвердить за две недели до начала календарного года.

Закон не обязывает включать новых сотрудников в утвержденный график отпусков. Работодатель самостоятельно решает, включать ли их в график или согласовывать отпуск отдельно.

Как составить график отпусков в КЭДО

Процесс составления, согласования и подписания электронного графика отпусков в Контур.КЭДО выглядит так:

Шаг 1 — Сотрудники выбирают даты прямо из личного кабинета. Каждый сотрудник заходит в личный кабинет и указывает желаемые даты отпуска. Никаких эксель-файлов — нужно заполнить только поля с датами.

Шаг 2 — Руководитель получает документ через несколько секунд и сразу принимает решение. Все отпуска его команды отображаются наглядно — это помогает быстро оценить ситуацию: не совпадают ли отпуска нескольких ключевых сотрудников. При необходимости даты можно откорректировать, согласовать или обсудить с сотрудником.

Шаг 3 — Кадровик формирует график отпусков в 1С или другой системе. Когда все даты собраны, они передаются из Контур.КЭДО в вашу 1С или другую систему, где на их основе кадровый специалист формирует итоговый график отпусков компании буквально за два клика.

Шаг 4 — Директор подписывает график в один шаг. Сформированный график отправляется директору на подписание также через КЭДО.

Шаг 5 — Приказ рассылается массово всем сотрудникам на ознакомление. После подписания графика кадровик создает приказ об ознакомлении и отправляет его всем сотрудникам. Это делается массово через КЭДО — не нужно каждому писать отдельно. А система помогает контролировать, кто уже ознакомился, а кому нужно напомнить.

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

График отпусков в 1С

Для многих компаний важно, чтобы новые сервисы «встраивались» в уже существующие процессы, а не требовали кардинальных изменений в работе. Именно поэтому в Контур.КЭДО предусмотрены удобные способы интеграции — как для пользователей 1С, так и для тех, кто работает в других учетных системах.

Кадровые специалисты могут формировать, согласовывать и отправлять графики отпусков в привычной 1С. Нет необходимости выгружать данные в отдельную программу или вручную переносить информацию из одной системы в другую. Все работает внутри 1С: данные подтягиваются из сервиса автоматически, график формируется по заданному шаблону, приказы создаются и отправляются в несколько кликов.

Если компания использует другую систему учета, Контур.КЭДО предоставляет полноценный API, с помощью которого можно настроить двустороннюю интеграцию с любой информационной системой, которая поддерживает внешние подключения.

Бесплатное сопровождение модуля КЭДО для 1С. Помощь с установкой и настройкой. Консультации по возможностям модуля и API.

Получить консультацию

Учет праздничных дней и производственный календарь в отпусках

При планировании отпуска сотрудник видит производственные календари, как общероссийский, так и региональный, в которых учтены местные праздники. В календаре дат в Контур.КЭДО отображаются праздничные дни, числа которых подсвечены красным.

При расчете длительности отпуска праздничные дни вычитаются из общего количества дней отдыха, чтобы праздники не входили в отпускной период.

Настроить календарь можно как на организацию целиком, так и точечно на сотрудника. Таким образом, у сотрудников, работающих в разных регионах, будет отображаться актуальный для их региона календарь. Клиентская поддержка Контур.КЭДО поможет с этими настройками.

Перенос отпуска в КЭДО

В Контур.КЭДО сотрудник может отправить заявление о переносе отпуска либо выбрав в Графике отпусков свой запланированный отпуск, либо из уведомления о начале отпуска, которое автоматически приходит за 14 дней.

Дополнительные оплачиваемые отпуска

Помимо ежегодного основного отпуска в некоторых случаях работодатель обязан предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, если он предусмотрен законом или внутренними документами компании (ст. 116 ТК РФ).

Еще трудовым законодательством предусмотрены дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка, не зависящие от календарного года, которые предоставляются в определенных случаях (ст.173,173.1,176 ТК РФ).

Какие льготы есть для отдельных категорий работников. Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск — основной и дополнительный — предоставляют в удобное для них время по их желанию. К таким категориям относятся:

• ветераны боевых действий;
• инвалиды;
• супруги военнослужащих;
• многодетные сотрудники;
• родители и опекуны детей-инвалидов;
• работающие пенсионеры;
• Герои Советского Союза и РФ;
• почетные доноры;
• ликвидаторы последствий аварии на ЧАЭС и других радиационных катастроф;
• другие.

Виды ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков можно условно разделить на две группы.

Работодатель должен обязательно включать такие отпуска в общий график и известить работника о нем за две недели до его начала. Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника складывается из основного отпуска и дополнительных отпусков.

Оформляйте все виды дополнительных отпусков в два клика — с КЭДО от Контур.Диадока.

Попробовать бесплатно

Дополнительные отпуска предусмотренные Трудовым кодексом РФ

Отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда

Работодатель обязан предоставить работнику дополнительный отпуск, если:

• условия труда официально признаны вредными или опасными в результате специальной оценки;
• вредность на рабочем месте оценивается 2, 3 или 4 степенью, либо условия труда признаны опасными;
• в стаж, дающий право на дополнительный отпуск, включены только те дни, когда сотрудник фактически работал во вредных или опасных условиях.

Минимальная продолжительность такого отпуска — семь календарных дней. Конкретную продолжительность отпуска каждого работника устанавливают в трудовом договоре на основе отраслевых соглашений и коллективного договора. Если продолжительность дополнительного отпуска больше, то часть отпуска свыше семи дней можно заменить денежной компенсацией при соблюдении следующих условий:

• есть письменное согласие работника на замену отпуска деньгами, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору (ст. 117 ТК РФ);
• замена отпуска компенсацией предусмотрена в отраслевом соглашении или коллективном договоре.

Отпуска за особый характер работы

Порядок предоставления этого вида отпуска определяют нормативные акты Правительства РФ. Речь идет о профессиях и должностях, чей характер работы признается особым и дает право на дополнительный отпуск.

Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск если должность или вид работы сотрудника внесены в специальный перечень, утвержденный Правительством РФ, а также если минимальная продолжительность дополнительного отпуска установлена постановлением Правительства.

Отпуска за работу в северных и приравненных к ним регионах

Работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск после шести месяцев работы у данного работодателя (ст. 321 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного отпуска:

Дополнительно работник имеет право на отпуск без сохранения зарплаты для проезда к месту отдыха и обратно. Общая продолжительность отпуска, включая отпуск без сохранения зарплаты, не должна превышать шесть месяцев. Работники северных регионов могут объединять ежегодные оплачиваемые отпуска за два года, но не более того (ч.3 ст.322 ТК РФ).

Работодатель выплачивает работнику стоимость проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно каждые два года.

Отпуска сотрудников зарубежных учреждений Российской Федерации

Сотрудники российских дипломатических миссий и консульств за пределами страны имеют право (ст. 339 ТК РФ) на дополнительный отдых при наличии одного из следующих неблагоприятных факторов в стране пребывания:

• тяжелые природные условия климата;
• неблагоприятная экологическая среда или плохая эпидемиологическая обстановка;
• военные действия или вооруженные столкновения;
• политическая нестабильность, включая угрозы терроризма;
• высокая криминальная активность.

Размер дополнительного отпуска может меняться в зависимости от конкретной страны и условий пребывания. Минимальная продолжительность — три календарных дня.

Полный перечень стран, за работу в которых положен дополнительный отпуск, содержится в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2010 № 258.

Отпуск спортсменов и тренеров

Спортсмены и тренеры имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность которого составляет четыре календарных дня (ст. 348.10 ТК РФ).

Конкретный срок отпуска определяется коллективным договором, локальным нормативным актом организации, трудовым договором спортсмена или тренера. 

Точная продолжительность отпуска зависит от внутренних правил спортивной организации и индивидуальных условий труда этой категории работников.

Отпуска медицинских работников

Медицинские работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 350 ТК РФ), если одновременно соблюдаются условия:

• Наличие непрерывного стажа (в определенных случаях).
• Должность включена в перечень, утвержденный постановлениями Правительства РФ (от 03.04.1996 №391, от 20.12.2021 ​№2365).

Продолжительность ежегодного дополнительного отпуска зависит от стажа работы, специализации и должности.

Определенные категории медицинских работников имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, если выполняют особую медицинскую деятельность, такую как оказание противотуберкулезной помощи, диагностика и лечение ВИЧ-инфекции, работа в психиатрии.

Для получения такого отпуска должность сотрудника должна быть включена в специальный перечень, утвержденный Правительства РФ. Продолжительность отпуска зависит от специальности и сферы деятельности.

Дополнительные отпуска, предусмотренные иными федеральными законами

Отпуск работников, которые пострадали от радиационных аварий

Работникам, пострадавшим в результате радиационных катастроф, дополнительный отпуск предоставляют в порядке, который предусмотрен п. 5 ч. 1 ст. 14, п. 4 ч. 1 ст. 19 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1:

Этот отпуск оплачивается за счет средств федерального бюджета в размере среднедневного заработка работника. Работодатель обязан предоставить работнику справку о сумме среднего заработка для расчетов.

Отпуск спасателей профессиональных аварийно-спасательных формирований

Спасатели за каждые 24 часа проведенных аварийно-спасательных работ получают один день дополнительного и обязательно оплачиваемого отпуска.

Максимальная продолжительность дополнительного отпуска этой категории работников не может превышать 15 суток в год.

Также, дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами для работников службы принудительного исполнения наказаний (ст. 58 Федерального закона от 01.10.2019 № 328), для сотрудников следственного комитета (ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 № 403), для прокурорских работников (ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-I) и других.

Отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам относится к видам отпусков, которые предоставляют для обеспечения социальных гарантий. Его оформляют на основе двух документов: заявления сотрудницы и листка нетрудоспособности (больничного).

Оформление отпуска по беременности и родам можно условно разделить на три шага:

Шаг 1 — получение документов от сотрудницы. Основанием для такого отпуска будет заявление работницы и официальный больничный лист из медицинского учреждения.

Шаг 2 — издание приказа. По результатам рассмотрения и согласования полученных документов издают приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Шаг 3 — внесение записей. Информация об отпуске фиксируют в личной карточке сотрудницы (форма Т-2), если эти документы в компании ведут.

Важные нюансы продолжительности отпуска по беременности и родам:

Длительность отпуска должна быть строго в рамках сроков, указанных в больничном листе. Она может варьироваться: стандартный срок (140 дней) увеличивается в случае осложненных родов или многоплодной беременности (194 дня).

Работница имеет право воспользоваться отпуском не полностью, а только его частью — написать об этом в заявлении и указать дату начала. Роструд разрешает уйти в отпуск по беременности и родам позднее даты, указанной в больничном листке. Однако важно помнить, что оформить отпуск на срок больший, чем в больничном, или продлить его после окончания невозможно (Письмо Роструда от 01.08.2024 № ПГ/14316-6-1).

Отпуск по беременности и родам имеет строго целевой характер. Отозвать сотрудницу из этого отпуска досрочно законодательство не позволяет.

Отпуск по беременности и родам в два клика: направляйте заявление и составляйте приказ полностью онлайн — в КЭДО от Контур.Диадока.

Попробовать бесплатно

Отпуск по уходу за ребенком

В отличие от отпуска по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком относится к гарантиям семьям с детьми. Его ключевая особенность — право на получение имеет не только мать, но и любой другой родственник — отец, бабушка, дедушка и другие. То есть тот человек, который фактически осуществляет уход. Отпуск предоставляют до достижения ребенком возраста трех лет.

Порядок оформления отпуска по уходу за ребенком:

Этап 1 — подача заявления. Работник обращается к работодателю с письменным заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. К заявлению необходимо приложить копию свидетельства о рождении ребенка. Если отпуск оформляет не мать, может потребоваться справка с места работы матери о том, что она не использует не ушла в отпуск по уходу за ребенком.

Этап 2 — издание приказа. На основании поданных работником документов издают приказ, который является основанием для освобождения сотрудника от работы.

Этап 3 — оформление дополнительных кадровых документов. Информации об отпуске вносят в личную карточку работника (форма Т-2). А в табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) на весь период отпуска проставляется специальный код, обозначающий отсутствие работника по этому основанию. А в трудовую книжку никакие записи об отпуске по уходу за ребенком не вносят.

Особенность такого вида отпуска в том, что его можно использовать не единовременно, а частями, а также прерывать его для выхода на работу. На время отпуска за работником сохраняется его место работы.

В период этого отпуска работник имеет право на выплату ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Но выплачивается оно только до достижения ребенком полутора лет.

Оформляйте отпуск по уходу за ребенком в КЭДО от Контур.Диадока — без визита в офис, полностью онлайн.

Попробовать бесплатно

Штрафы за неправильное оформление отпусков

Если работодатель неправильно оформляет отпуска, он может столкнуться с такими последствиями:

Если сотрудник сочтет, что его права нарушены, например, его незаконно лишили отпуска или задержали выплату отпускных, он может обратиться в суд и взыскать компенсацию морального вреда.

Для того чтобы избежать штрафов и ошибок, важно использовать правильные инструменты и следить за сроками. Контур.КЭДО поможет вам не только избежать ошибок, но и упростить процесс.

Переводите отпуска в КЭДО от Контур.Диадока и снизьте риски штрафов за потерянные или оформленные с ошибками документы по отпускам.

Подключить