Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Диадок
Логистика
КЭДО
Сайн
Страхование
Взаиморасчеты
Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) может повлиять на изменение привычного порядка оформления перевозочных документов. Рассказываем, как подготовить к этому компанию и партнеров.
Когда ЭТрН станут обязательными
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные должны формироваться только в электронном виде. Кроме транспортной накладной, в электронный вид переходят экспедиторские документы, заказы и заявки на перевозку.
Новые требования к оформлению документов содержит Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес изменения в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные нормативные акты. Они касаются всех участников перевозки: заказчиков, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей. Каждому необходимо разобраться, как меняется оформление транспортной накладной и какой будет собственная роль в цепочке перевозки.
Минтранс определил случаи, при которых транспортную накладную продолжат оформлять на бумажном носителе. Для экспедиторских документов (экспедиторской и складской расписки, поручения экспедитору) формат и список исключений также утверждены.
Кроме того, с 1 марта 2026 года сведения об экспедиторе должны быть размещены в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе ГосЛог. Итогом разработки национальной логистической платформы станет также замена бумажных документов на цифровые.
Какие новые обязанности появятся у экспедитора
С переходом на электронные транспортные накладные экспедитор становится полноправным участником электронного документооборота. Его роль в документе будет зависеть от того, какую функцию он осуществляет в перевозке. В любом случае экспедитор обязан строго соблюдать правила формирования документов и передачи данных в ГИС ЭПД через оператора.
Изменения в статью 4 Федерального закона № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» уточнили обязанности экспедитора в зависимости от того, принимает ли он груз во владение или нет.
Если экспедитор принимает груз от клиента и выдает экспедиторскую расписку, то он обязан принять меры по выявлению предметов и веществ, запрещенных в обороте или ограниченно оборотоспособных. Порядок проверки грузов определен в постановлении Правительства РФ от 18.11.2025 № 1828.
Если груз принимается на складское хранение, формируется складская расписка. Кроме того, экспедитор, принявший груз во владение, вправе заключить договор перевозки или хранения груза только от своего имени.
Если не принимает груз, то экспедитор не может от своего имени заключить с перевозчиком договор перевозки, а также указать себя в ЭТрН грузоотправителем — это должен сделать грузоотправитель, то есть владелец груза. При этом экспедитор останется держателем всей информации о перевозке: маршруты, машины, водители. Следовательно, ему нужно будет не только аккумулировать эти данные, но и оперативно передавать их заказчику (клиенту экспедитора) для заполнения электронной накладной.
Расскажем, как перестроить процессы в компании и перейти на цифровой обмен документами
Кто грузоотправитель: всё зависит от сценария
При переходе на ЭТрН важно правильно определить, кто является грузоотправителем. Обычно это заказчик (грузовладелец) или экспедитор.
Подготовили отдельную статью об основных участниках грузоперевозок. Прочтите ее, если пока испытываете сложности с определением ролей.
Если экспедитор принимает груз во владение, он указывается в транспортной накладной как грузоотправитель (п. 102 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Если экспедитор не принимает груз во владение, его функции ограничиваются посредничеством. Он не указывается в ЭТрН в качестве грузоотправителя, но может быть дополнительным получателем электронного документа. Сформировать ЭТрН, корректно ее заполнить, подписать усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, отправить документ — задачи заказчика услуг по организации перевозки груза или лица, которое по поручению грузоотправителя осуществляет погрузку.
| У кого груз во владении | Является грузоотправителем и оформляет ЭТрН | |
|---|---|---|
|
Заказчик или лицо, действующее по его поручению |
→ |
Заказчик |
|
Экспедитор |
→ |
Экспедитор |
Оформление ЭТрН при разных сценариях погрузки
Важно правильно определить лицо, которое осуществляет погрузку груза в транспортное средство (ЛОП). Это поможет корректно заполнить раздел 8 «Прием груза» транспортной накладной. Подробно рассмотрим два случая: если экспедитор участвует в погрузке и если не участвует.
Экспедитор участвует в погрузке
Экспедитор согласует поручение экспедитору, выдает экспедиторскую расписку до подписания накладной и принимает участие в погрузке. Таким образом принимает груз во владение и становится грузоотправителем в ЭТрН.
У экспедитора есть вся необходимая информация для заполнения ЭТрН:
- о грузополучателе и пункте назначения из поручения экспедитору;
- о грузе и условиях его перевозки из поручения экспедитору;
- о перевозчике по заключенному договору перевозки груза;
- о водителе и транспортном средстве (ТС) от перевозчика из заказа (заявки) на перевозку или по факту подачи машины.
Экспедитор формирует и подписывает первый титул ЭТрН. Заказчик услуг по организации перевозки груза указывается в разделе 1а транспортной накладной, но не участвует в оформлении ЭТрН.
Экспедитор не участвует в погрузке
В случае, если экспедитор, который принял груз во владение, самостоятельно не участвует в погрузке груза, но привлекает лицо для того, чтобы осуществить ее, то именно это лицо указывается в разделе 8 транспортной накладной.
Если экспедитор не принял груз во владение, его нельзя указать в ЭТрН как грузоотправителя и лицо, осуществляющее погрузку. В таком случае погрузка осуществляется заказчиком самостоятельно или со склада по его поручению.
Заказчик должен заполнить в накладной данные о грузе и участниках перевозки, но часто не может этого сделать, потому что не знает, какого перевозчика нанял экспедитор, какого водителя и ТС назначил на рейс перевозчик. Без экспедитора здесь не обойтись: именно он может организовать быструю передачу недостающей информации заказчику.
Экспедитор может упростить заказчику задачу по формированию ЭТрН: создать прототип ЭТрН и направить его на подпись грузоотправителю. В сервисе Логистика можно создавать прототип накладной за другую организацию.
В обоих случаях отношения между клиентом и экспедитором регулируются договором транспортной экспедиции по ФЗ-87, между экспедитором и привлеченным перевозчиком — договором перевозки по Уставу автомобильного транспорта (ФЗ-259).
Инструкция: как выбрать схему оформления ЭТрН
Основные факторы, которые влияют на изменения ролей в ЭТрН, — это выдача экспедиторской расписки и выбор лица, отвечающего за осуществление погрузки (ЛОП).
Получается несколько возможных схем оформления, которыми могут пользоваться заказчики и экспедиторы, представили три из них в таблице ниже.
Примечание: ЭР — экспедиторская расписка; ГО — грузоотправитель; ЗУ — заказчик услуг по организации перевозки груза; ЛОП — лицо, осуществляющее погрузку; ПРВ — перевозчик.
| № | Сценарий | Роли в ЭТрН |
|---|---|---|
|
1 |
Экспедитор принимает груз во владение и выдает ЭР, несет ответственность за погрузку. Перевозка груза осуществляется наемным транспортом. |
ГО: экспедитор; ЗУ: заказчик (клиент экспедитора); ЛОП: экспедитор; ПРВ: фактический перевозчик. |
|
2 |
Экспедитор принимает груз и выдает ЭР. Ответственность за погрузку несет уполномоченное экспедитором лицо (оператор склада или терминала). Перевозка груза осуществляется наемным транспортом. |
ГО: экспедитор; ЗУ: заказчик; ЛОП: лицо, уполномоченное экспедитором; ПРВ: фактический перевозчик. |
|
3 |
Экспедитор не принимает груз во владение, ЭР не выдается. Перевозка груза осуществляется силами привлеченного перевозчика. |
ГО: заказчик; ЗУ: не заполняется ЛОП: заказчик или иное лицо, осуществляющее погрузку по поручению заказчика; ПРВ: фактический перевозчик. |
Как подготовиться к переходу на ЭТрН
Чтобы подготовить компанию к переходу на ЭТрН, лучше заранее актуализировать регламенты бизнес-процессов и настроить взаимодействие с партнерами:
- Определите подходящие вам сценарии перевозки
- Обозначьте роли вашей компании и ваших контрагентов в каждом сценарии
- Подключитесь к оператору ИС ЭПД, например, в портфеле экосистемы для бизнеса Контур есть сервис Логистика от Контур.Диадока
- Выберите решение для работы с ЭПД — сервисом Логистика можно пользоваться через веб-интерфейс, модуль в 1С или SAP интегрировать в учетную систему через API и Коннекторы.
Для обмена ЭПД все участники цепочки должны подключиться к оператору ИС ЭПД. Если ваши партнеры выбрали другого оператора, то вы сможете обмениваться титулами ЭТрН с помощью роуминга.
Для работы вам также понадобится сертификат КЭП. Подробности о том, как подписывать ЭПД, в статье.
Удостоверяющий центр
Получить сертификат электронной подписи физлица для любых задач
Как поможет сервис Логистика от Контур.Диадока
Сервис Логистика — это простой и удобный сервис для обмена перевозочными документами. Он объединяет всех участников процесса: грузоотправителей, экспедиторов, перевозчиков и грузополучателей. В Логистике можно работать с ЭТрН, путевыми листами (ЭПЛ), заказами (заявками) и другими перевозочными документами.
Сервис предлагает понятный интерфейс для быстрого заполнения и подписания ЭПД. В реальном времени можно отслеживать статус документооборота.
Поддержка разных сценариев. Логистика позволяет гибко настраивать роли для перевозок с участием экспедитора и без него. Если грузоотправителем является экспедитор, сервис позволяет указать заказчика. Если грузоотправитель — заказчик, можно отправить документ на проверку экспедитору. Если нужен особый формат заявки под ваши задачи, можно обратиться к Контуру за его разработкой.
Работа с черновиками и прототипами. В сервисе можно создавать черновики и прототипы документов, заполнять их и отправлять следующему участнику для внесения недостающей информации и подписания. Черновики — для работы внутри компании, прототипы — для обмена между юридическими лицами.
Интеграция с системами и быстрый старт. Сервис интегрируется с с информационными системами классов TMS, ERP и WMS. Можно быстро начать работу через веб-сервис или настроить доступ через привычный интерфейс 1С и SAP. Для нетиповых учетных систем может потребоваться дополнительная настройка или разработка интеграционного решения для подключения по API. Для водителей транспортных компаний есть удобное мобильное приложение.
Коротко о важном
С сентября 2026 года транспортные накладные обязательно оформлять в электронном виде — ЭТрН. Экспедиторы становятся участником ЭДО и должны четко определять свою роль в каждом сценарии перевозки. В ряде случаев оформлять ЭТрН будет не экспедитор, а заказчик перевозки: экспедитору придется оперативно предоставлять ему всю информацию. Сервис Логистика от Контур.Диадока позволяет выстроить работу по новым правилам уже сейчас: оформлять ЭТрН и ЭПЛ, готовить черновики документов для заказчика, быстро транслировать данные всем участникам цепочки.
Электронные экспедиторские документы
Эксперты сервиса Логистика от Контур.Диадока помогут разобраться в работе с электронными экспедиторскими документами
