В каждой компании рано или поздно возникает необходимость закрыть несколько одинаковых вакансий: запуск нового проекта, расширение компании, сезонный наем. HR-отдел сталкивается с непростой задачей — за короткое время посмотреть сотни резюме, пообщаться с десятком кандидатов и выбрать лучших. Рассказываем, как HR-специалисту провести массовый подбор персонала и каких ошибок стоит избегать.
В этой статье:
- Массовый подбор персонала: цели и задачи
- Чем отличается массовый подбор от точечного
- Инструменты поиска при массовом подборе
- Методы массового отбора кандидатов
- Как организовать процесс массового подбора персонала
- Ошибки и сложности в массовом подборе
- Как сделать массовый наем эффективным
- Вопрос — ответ
Массовый подбор персонала: цели и задачи
Представьте ситуацию — у компании есть сеть продуктовых магазинов в Челябинске. Бизнес решает расширяться и заходить в соседний Екатеринбург. Планируют открыть две точки в разных частях города. Нашли помещения, договорились с поставщиками, осталось нанять персонал. Сотрудников нужно сразу много: 10 кладовщиков, 20 продавцов-консультантов, 15 продавцов-кассиров, 5 администраторов торгового зала, 5 курьеров. При этом открываются торговые точки уже через месяц. Как массово нанять такое количество персонала за короткий срок?
Когда нужно найти сразу несколько сотрудников на одинаковые должности за ограниченное время — это массовый наем. Его цель — закрыть большое число вакансий в короткий срок. Для HR-специалистов это непростая задача, особенно в условиях кадрового дефицита.
Рекрутерам нужно разработать поэтапную систему найма, применять особые методы и инструменты. На пути к цели понадобится решить уйму задач: опубликовать вакансии, просмотреть сотни откликов, первично оценить кандидатов, провести собеседования, отобрать лучших специалистов, трудоустроить их, обучить, адаптировать. Вроде бы обычные вопросы, с которыми HR-специалисты сталкиваются ежедневно. Но в условиях массовости и ограниченного времени каждая задача усложняется.
Массовый подбор персонала проводят в разных ситуациях:
- запуск нового бизнеса или проекта;
- расширение бизнеса — открытие филиалов, выход на новые рынки, увеличение объемов производства;
- сезонная или вахтовая работа, например на аграрные, лесозаготовительные предприятия;
- рост задач в условиях повышенного спроса — перед праздниками или масштабными акциями вроде «Черной пятницы».
Оформляйте сотрудников онлайн
На удаленку, в филиалы, на вахту. Быстро. Безопасно. Без бумаги.
С помощью методов массового подбора нанимают в основном линейных сотрудников. Это могут быть менеджеры по продажам, работники колл-центра или технической поддержки, продавцы, рабочие на производстве, обслуживающий персонал, строители, водители.
Читайте статьи о подборе линейных сотрудников
Чем отличается массовый подбор от точечного
Массовый подбор противопоставляют точечному. Разберем отличия одного способа найма от другого и когда они применяются.
Масштаб. Массовый наем отличается от точечного количеством персонала, которое нужно нанять. На одну роль требуется сразу несколько сотрудников, которые будут выполнять одинаковые задачи. При точечном подборе HR закрывает одну вакансию на одну должность. Чаще всего это управленцы или квалифицированные кадры.
Критерии отбора. При массовом найме рекрутеры выставляют минимальные стандартные критерии к соискателям, как правило, они зависят от специфики компании и отрасли. Например, на вакансию в колл-центре важны коммуникативные навыки, а в производстве базовое требование — специальное отраслевое образование. В точечном подборе учитывают большее количество критериев: опыт работы, hard skills, soft skills, личные качества, корпоративные компетенции.
Сроки найма. В массовом подборе HR-специалисту ставят сжатые сроки — обычно от недели до трех недель. В точечном есть различие — на поиск специалиста и оценку его компетенций можно потратить больше времени. Сотрудника со специфическими знаниями и навыками найти сложнее, может понадобиться больше этапов отбора перед трудоустройством.
Как закрывать вакансии в сжатые сроки, рассказали в статье.
Инструменты поиска при массовом подборе
При массовом подборе персонала используют следующие инструменты поиска кандидатов:
- Сайты для поиска работы. На таких ресурсах удобно размещать вакансии и разбирать полученные отклики. Объявление о работе видит много потенциальных соискателей, высок шанс привлечь заинтересованного человека.
- Соцсети, мессенджеры, онлайн-СМИ. Размещайте вакансии в тематических группах, сообществах или каналах. Важно сделать выбор в пользу тех ресурсов, где обитает ваша целевая аудитория.
- Реферальная программа. Мотивируйте действующих сотрудников или сторонних людей приводить вам соискателей. В качестве награды за кандидата, который прошел все этапы отбора и получил оффер, можно использовать премии, призы или скидки на продукцию компании.
- Интернет-реклама. Поисковая и контекстная реклама позволяют настроить поиск кандидатов так, чтобы объявления о работе видели те, кто делает релевантные интернет-запросы.
Еще больше о каналах поиска кандидатов рассказали в статье.
Методы массового отбора кандидатов
Чтобы ускорить отбор кандидатов, можно использовать следующие методы отбора:
Телефонный скрининг. Это короткое интервью с кандидатом по телефону, которое позволяет сразу отсеять неподходящих кандидатов. Его проводят после отбора резюме. Заранее подготовьте скрипт со стандартными вопросами, а прошедших первичный отбор кандидатов приглашайте на финальное личное интервью.
Интервью с HR. Если на массовую вакансию вы предъявляете ряд требований, которые невозможно оценить за короткий телефонный скрининг, пригласите кандидата на интервью с HR-специалистом. Для сокращения сроков найма можно использовать видеоформат, при котором кандидату не нужно тратить время на планирование встречи и дорогу, а также отпрашиваться с текущего места работы.
Групповое интервью. Если к кандидатам предъявляются минимальные требования, то можно использовать формат группового интервью. Плюс в том, что можно собрать сразу всех и не тратить время на индивидуальные беседы, а также оценить умение кандидатов общаться и работать в команде.
Финальный этап — собеседование с директором компании или непосредственным руководителем. Не стоит устраивать многоступенчатый отбор — максимум два этапа. Например, после телефонного интервью пригласите на личное собеседование с последующим трудоустройством.
Помните: чем меньше этапов, тем быстрее вы сделаете кандидату оффер. Так он точно не уйдет к работодателю, который быстрее принимает решение.
Как перейти на КЭДО с нуля: Руководство для директора по персоналу
Как организовать процесс массового подбора персонала
Как правило, массовый наем персонала проводит HR-отдел организации, отдельно выделенный рекрутер или отдел подбора персонала. Если предстоит набрать много людей, а HR-специалисты и так загружены, задачу можно делегировать кадровым агентствам или рекрутерам-фрилансерам. Важно, чтобы у них был опыт работы с наймом большого числа сотрудников на однотипные должности.
Процесс массового подбора проходит в несколько стадий:
- Подготовка. HR оценивает потребность компании в кадрах, анализирует рынок труда, разрабатывает план найма. Также рекрутер составляет портрет соискателя, критерии отбора, скрипты для собеседований. Далее выбирают инструменты поиска и формируют бюджет на них.
- Публикация вакансий. Важно уделить время подготовке описания вакансии — оно должно быть понятным и информативным. Как написать продающий текст вакансии, подробно рассказали здесь. Лучше сделать для вакансии отдельный лендинг. Это повышает доверие к бренду и дает больше каналов продвижения. Создать лендинг с учетом портрета целевой аудитории поможет сервис «Воронка найма».
- Отбор кандидатов. Походит в один-два этапа: телефонный скрининг и собеседование с HR или нанимающим руководителем.
- Трудоустройство. С кандидатами, прошедшими отбор, заключают трудовой договор. Отдел персонала готовит пакет кадровых документов.
- Обучение и стажировка. Новичков вводят в курс дела, дают им необходимые инструкции, закрепляют за ними наставников. Заранее разработайте план адаптации для каждой роли. Компании это поможет снизить текучесть на испытательном сроке, а новичку — быстрее стать эффективным сотрудником.
- Анализ результатов. После того как кампания по набору кадров закончилась, HR анализирует ее эффективность, определяет, что получилось, а что можно улучшить в следующий раз.
Ошибки и сложности в массовом подборе
Искажать реальные условия труда. Обещать соискателям больше, чем может предложить компания — плохая стратегия привлечения кадров. Например, обещают зарплату 70 тысяч рублей, но такого показателя можно достичь, только работая сверхурочно, все выходные и праздники. То же самое с несуществующими соцгарантиями и бонусами. Поначалу такие условия привлекают соискателей. Но когда ожидания не совпадут с реальностью, сотрудники могут уйти из компании, еще и оставить о ней плохой отзыв. Итог — высокая текучесть персонала и негативная репутация работодателя.
Затягивать наем. Многочисленные этапы отбора и согласования с десятком специалистов затрудняют рекрутинг. Ограничьтесь парой лиц, принимающих решение о найме, и максимум двумя этапами подбора, чтобы уложиться в сроки. Проанализируйте работу самих рекрутеров: как быстро связываются с кандидатом, делают ему офер, сообщают об итогах интервью. Промедление на каждом этапе повышает риск того, что кандидат найдет работу в другой компании.
Искать кандидатов интуитивно. Для каждого портрета соискателей важно использовать свою стратегию поиска. Операторов колл-центра можно искать через джоб-сайты. А вот чтобы привлечь токарей-фрезеровщиков, придется детально проанализировать рынок, взаимодействовать с учебными заведениями, искать кадры через реферальную программу. Не следует для всех категорий персонала использовать одни и те же инструменты — смело отказывайтесь от неэффективных.
После тестирования новых источников привлечения всегда анализируйте стоимость закрытия вакансии. Не пугайтесь, если она вырастет, сначала найдите причину: дело в использовании дорогого и неэффективного источника привлечения или рынок труда изменился, и это новая реальность?
Не работать с аналитикой. Эффективный массовый подбор персонала — это всегда работа с цифрами. Анализ стоимости закрытия вакансии покажет, насколько эффективно вы расходуете бюджет. Возможно, дешевле будет передать закрытие вакансии кадровому агентству. Срок закрытия вакансии отразит, как быстро вы нанимаете сотрудников и сколько упущенной прибыли теряет компания, пока сотрудники не найдены. Анализ конверсии на каждом этапе даст понимание, на какой стадии вы теряете больше всего соискателей и почему. Без ежедневного отслеживания основных HR-метрик нельзя говорить об успешном массовом найме сотрудников, ведь любое изменение параметров показывает количество упущенных соискателей.
Работать вручную. При массовом наборе приходится просматривать тысячи резюме, делать сотни звонков. Лучше автоматизировать процесс или хотя бы его часть, чтобы оптимально распределять ресурсы рекрутеров. Например, компании могут использовать ATS-системы — сервисы управления наймом. Эти программы автоматизируют размещение вакансий, общение с кандидатами и аналитику рекрутмента.
Основная сложность массового рекрутинга — высокая нагрузка, которая ложится на плечи HR-отдела. Стоить заранее оценить возможности рекрутеров. Если они ограничены, лучше передать наем на аутсорс или максимально автоматизировать процесс.
Как сделать массовый наем эффективным
Чтобы повысить эффективность массового подбора, организуйте поэтапный наем сотрудников по принципу маркетинговой воронки. Отмечайте, сколько человек прошло каждую стадию, чтобы понять, на каком этапе теряется большинство соискателей. Например, если между количеством откликов и тех, кто успешно прошел телефонное интервью, слишком большой разрыв, возможно, привлекаются нерелевантные кандидаты из-за неправильного канала продвижения.
Эффективность массового подбора персонала оценивают по общим HR-метрикам. Отметим три важных показателя:
- Время найма. В массовом найме важна скорость. Оцените время прохождения кандидата по воронке от отклика до трудоустройства — не слишком ли много этапов и согласований?
- Стоимость закрытия одной вакансии. Метрика позволяет оценить, сколько вы потратили на привлечение одного кандидата. Исходя из этого можно планировать будущие кампании или подумать, как снизить расходы.
- Конверсия из этапа в этап. Оцените каждый этап воронки, а также разницу в количестве кандидатов на каждом из них. Если просмотры у вакансии высокие, но откликов мало, возможно, стоит пересмотреть предлагаемые условия труда и описание вакансии.
Вопрос — ответ
При массовом подборе нанимают несколько человек на однотипные позиции в сжатые сроки. Главная особенность в точечном подборе — найти одного сотрудника со специфичными навыками, который подходит расширенному профилю требований вакансии.
Эффективно использовать джоб-сайты, интернет-рекламу, соцсети. Экспериментируйте с источниками и оставляйте наиболее эффективные в соотношении затраты — количество релевантных лидов.
HR-специалисту в первую очередь пригодится готовность работать с большим объемом кандидатов. Дополнительными преимуществами будут умение планировать, анализировать, автоматизировать процессы найма, адекватно оценивать планируемую нагрузку.
Стоит уделить внимание скорости и стоимости рекрутинга, а также конверсии этапов воронки найма.
Сложнее всего обработать большой поток информации за ограниченный промежуток времени. Решить проблему помогает автоматизация рекрутинга.
