Автоматизация стоматологической клиники

Автоматизация бизнес-процессов упрощает жизнь стоматологии: персонал меньше занят рутиной, при этом компания экономит, привлекает новых клиентов, наращивает прибыль. Расскажем, что стоматология может автоматизировать в своей работе, какие для этого есть программы, как правильно выбрать и внедрить сервисы.

Сегмент+ — сервис для автоматизации маркетинга и общения с пациентами. Быстро интегрируется с МИС и CRM стоматологии, чтобы анализировать визиты пациентов и отправлять персонализированные предложения.

Попробовать

Зачем нужна автоматизация стоматологической клиники

Автоматизация стоматологии — это внедрение в работу медицинской клиники программного обеспечения для оптимизации бизнес-процессов. Автоматизация помогает улучшить все аспекты работы стоматологии: от учета препаратов до записи пациентов на прием.

Сбор данных о пациентах

Заполнение бумажной медицинской карты занимает много времени, даже больше, чем на общение с пациентом. При этом не исключены ошибки, а передавать данные другим врачам сложнее. Электронные медицинские карты вести удобнее: врач быстро заполняет готовую форму, пациенту или другим врачам не придется разбирать непонятный почерк. Систематизировать информации о полости рта помогают графические зубные карты.

Если терапевт направит пациента к ортодонту, врач быстро получит данные о состоянии пациента, истории его болезни. Не нужно выделять отдельное помещение под архив — все электронные медицинские карты хранятся на сервере, им не страшны потоп или пожар в стоматологии. Если пациент предъявляет претензии, все данные о лечении легко поднять.

Точный учет инвентаря и расходных материалов

Работа стоматологий не обходится без медицинского оборудования: стоматологических установок, кресел, автоклавов, рентгена. Учет техники необходим, чтобы отслеживать состояние оборудования: вовремя его ремонтировать, списывать старое, закупать новое.

Еще больше в стоматологиях лекарств и медицинских инструментов вроде стоматологических зеркал или зондов. Их запасы необходимо постоянно отслеживать. Недостаток материалов ведет к тому, что врачам не с чем работать. Переизбыток чреват тем, что срок годности препаратов закончится до использования. Следить за запасами в бумажных или электронных таблицах неэффективно: на это уходит много времени, к тому же легко допустить ошибку. Автоматический учет ускоряет инвентаризацию, позволяет выявлять излишки, кражи, недостачи, вовремя пополнять запасы.

Гибкое управление финансами

В управлении бюджетом клиники точность особенно нужна — каждая ошибка может стоить денег. Автоматизированные системы бухгалтерии позволяют контролировать затраты и управлять бюджетом стоматологии. В одном окне просто отслеживать все расходы клиники: от затрат на лекарства и материалы до налоговых платежей.

У каждой стоматологии есть финансовые обязательства — как минимум перед сотрудниками и ФНС. Ошибки в налоговых платежах или документах могут привести к претензиям от инспекции, доначислениям, штрафам. Бухгалтерские сервисы точно рассчитывают зарплаты и отпускные для врачей, а также налоги. Заполнение налоговой отчетности тоже можно автоматизировать, чтобы снизить риск неточностей.

Стоматологические клиники работают с платежами пациентов, а значит должны установить онлайн-кассу. ККТ сохраняют информацию о расчетах с клиентами и отчитываются по ним в налоговую. Онлайн-кассы интегрируются с учетными системами, чтобы стоматология контролировала поток платежей от пациентов.

Улучшение взаимодействия с пациентами и повышение лояльности

В работе с пациентами стоматологические клиники часто сталкиваются с рядом трудностей. Клиенты забывают о назначенных приемах и пропускают визиты к врачу, некоторые ограничиваются лишь одним посещением и не возвращаются снова. При этом администраторы тратят много времени на ручное оформление записей по телефону, что замедляет процесс и увеличивает нагрузку на персонал.

Автоматизация общения с пациентами помогает избежать этих сложностей. Система онлайн-записи работает без участия администратора: пациент сам выбирает удобные день и время для записи за пару минут. Сервис автоматически напомнит о предстоящем визите, чтобы человек точно не забыл о приеме. На основе данных о здоровье пациента программа предложит ему персонализированные услуги или скидки — это положительно влияет на возвращаемость клиентов.

Безопасность персональных данных

Данные о здоровье — чувствительная информация, которая требует особой защиты. В программе можно настроить права доступа к данным о пациентах. Информацию смогут посмотреть только авторизованные пользователи, остальным данные будут недоступны. Сервисы автоматизации работы медицинских клиник оснащены современными системами безопасности, чтобы эффективно защищать данные пациентов от утечек. Сведения хранятся в зашифрованном виде.

Автоматизируйте общение с пациентами в Сегмент+. Сервис запишет пациента на прием, напомнит о визите к стоматологу, освободив администратора от рутинных задач.

Оставить заявку

Анализ показателей и формирование отчетности

Автоматизированные сервисы подготовят аналитические отчеты о работе клиники. Директор может быстро изучить показатели эффективности, отчетность по загрузке врачей, финансовые результаты, средний чек на услуги, удовлетворенность пациентов. Аналитика подскажет, насколько эффективно работает клиника, где есть слабые места, как повысить показатели.

Увеличение эффективности клиники и снижение расходов

Основные цели автоматизации — упрощение работы персонала, снижение расходов и увеличение прибыли стоматологии. В клинике, где процессы автоматизированы, врачи, администраторы и медсестры тратят меньше времени на рутину и могут уделять больше внимания пациентам. Благодаря снижению влияния человеческого фактора ошибки и неточности сводятся к минимуму. Рабочий график становится оптимальным: запись формируется полностью, но без перегрузки специалистов. В результате стоматология не теряет деньги на простоях врачей, списаниях излишков или испорченных лекарствах, а также на пациентах, которые забыли о приеме.

Минусы автоматизации стоматологии

Несмотря на преимущества автоматизации, стоматологии могут столкнуться с трудностями:

Расходы на внедрение программ

Придется заложить в бюджет расходы на покупку лицензий качественных сервисов. Чтобы автоматизировать все процессы, одной программы может быть недостаточно — иногда понадобится установить несколько сервисов под разные задачи. Крупные стоматологии обычно выбирают не облачные сервисы, а размещение ПО на собственных серверах для полного контроля над данными. Тогда настройка и обслуживание обойдутся еще дороже.

Перестраивание бизнес-процессов

Внедрение в работу клиники новых программ неизбежно повлечет за собой изменение бизнес-процессов. Нужно подготовить новые инструкции, регулирующие процессы в клинике. Еще нужно обучить сотрудников, как работать в программах по новым правилам. На всё это необходимо время — эффективность персонала и клиники на период адаптации может снизиться.

Программы автоматизации для стоматологической клиники

Медицинская информационная система

Медицинская информационная система — это программа для автоматизации данных пациентов. Основные функции МИС:

• Обработка данных пациентов. В МИС хранится и обрабатывается информация о пациентах, их истории болезней, даты визитов к врачу, планы лечения. С помощью программы легко узнать, когда человек посещал врача, на что жаловался, какое лечение назначил стоматолог, какие манипуляции проводил.
• Передача данных в ЕГИСЗ. Одно из лицензионных требований для медицинских клиник — передавать информацию в Единую информационную систему в сфере здравоохранения. В ЕГИСЗ отправляют сведения о медицинской организации, о врачах, которые в ней работают, пациентах. Информацию в ЕГИСЗ загружают через МИС.
• Регистрация электронных медицинских документов. МИС позволяет работать с медицинскими документами: результатами медосмотров, рецептами, направлениями, итогами анализов, направлениями на госпитализацию. Документы нужно регистрировать в одной из подсистем ЕГИСЗ — федеральном реестре электронных медицинских документов. В информационных системах, интегрированных с РЭМД, можно регистрировать документы в одном окне. Врач создает документ в МИС, подписывает электронной подписью и отправляет на регистрацию в РЭМД. Подробнее о ЕГСИЗ для врачей писали в статье.

CRM-система

CRM-сервисы отвечают за взаимодействие между стоматологией и клиентами. Такие программы часто включают систему онлайн-записи и рассылок напоминаний. Звонить клиентам по телефону тоже можно. Но этим функции CRM-систем не ограничиваются. Сервис полезен для целей маркетинга: сегментировать клиентов, отслеживать эффективные рекламные кампании, проводить маркетинговые исследования.

Также CRM-системы нужны для аналитики: отслеживать показатели сотрудников, число первоначальных и последующих посещений, средний чек, прибыль, наиболее и наименее популярные услуги, этапы воронки продаж. Самому считать ничего не нужно — сервис готовит отчеты автоматически. Еще в CRM для клиник часто есть шаблоны медицинских документов: справок, рецептов, больничных, согласий на обработку персональных данных.

Онлайн-бухгалтерия

Сервисы для автоматизированного бухгалтерского и налогового учета помогают рассчитать налоги и взносы, напоминают о сроках платежей и сдачи документов, создают платежки, готовят и отправляют отчетность. Они формируют декларации, заполняют книгу учета доходов и расходов, а также ведут кадровый учет, избавляя сотрудников от лишней рутины.

Программы управлениями расписанием

Есть специальные сервисы для автоматизации записей пациентов на прием. Клиенты могут записаться через сайт, мессенджеры или приложение без звонка администратору. Администраторы и врачи видят расписание со своих устройств. Сервис напомнит пациенту о визите к врачу, а также о необходимости планового или повторного приема. Дополнительно можно настроить онлайн-предоплату или личный кабинет клиента с системой лояльности.

Сегмент+ поможет стоматологии экономить на рекламе. Анализ клиентской базы, рекламные рассылки, допродажи, реактивация «спящих» клиентов — управляйте маркетингом в одном окне.

Заказать демо-доступ

Сервисы для финансового и складского учета

У таких программ есть широкий набор возможностей: они позволяют вести учет доходов и расходов, отслеживать задолженности, списывать материалы и лекарства, своевременно пополнять запасы. Кроме того, системы помогают готовить финансовую отчетность, формировать отчеты по остаткам и рассчитывать себестоимость услуг.

В России оборот лекарств находится под контролем. Все препараты обязательно маркируются, чтобы их движение можно было отследить. Прием и списание лекарств в стоматологической клинике происходит через ФГИС «МДЛП» — информационную систему мониторинга движения лекарственных препаратов. Небольшие стоматологии также могут использовать систему «Фарма.Просто». Чтобы управлять запасами препаратов было удобно, сервис складского учета должен уметь интегрироваться с МДЛП.

Один сервис может совмещать возможности сразу нескольких программ. Например, часто МИС как основа для медицинских клиник интегрированы с CRM, учетом, бухгалтерией, системой онлайн-записи.

Требования к МИС

Общие требования к медицинским информационным системам прописаны в приказе Минздрава от 24.12.2018 № 911н. В первую очередь документ регулирует вопросы безопасности данных. Программно-технические средства МИС должны находится в России, содержать сертифицированные ФСБ и ФСТЭК средства защиты информации, иметь функцию резервного копирования, уметь фиксировать действия в системе, функционировать в бесперебойном круглосуточном режиме, интегрироваться с ЕГИСЗ, работать с электронными подписями.

К функциям медицинской информационной системы также предъявляются определенные требования. Она должна обеспечивать ведение электронных медицинских карт пациентов, работу электронной регистратуры и поддержку телемедицины. Важно, чтобы система помогала в принятии управленческих решений за счет статистики, отчетов и аналитики. Кроме того, она должна позволять организовывать профилактику заболеваний, включая диспансеризацию и профилактические осмотры, а также поддерживать процессы иммунопрофилактики инфекционных болезней.

Как выбрать МИС для автоматизации

Стоматология может купить готовую МИС или сделать свою программу с нуля. Второй вариант подойдет только крупным сетевым клиникам, поскольку это долго и дорого. Большинству стоматологий проще и дешевле купить готовый сервис.

На российском рынке много программ для автоматизации. Есть универсальные, которые подходят любимы медицинским организациями, а есть разработанные специально для стоматологий. Перед тем как выбрать МИС выполните следующие действия.

Анализ потребностей бизнеса

Первый критерий при выборе программы — наличие необходимых для стоматологии возможностей. Оцените текущие процессы в клинике и найдите проблемные зоны, чтобы понять, МИС с какими функциями решит ваши задачи.

Подумайте о тех, кто будет пользоваться программой каждый день — врачах, администраторах, медсестрах, управляющих. Спросите у них, какие процессы проседают в стоматологии, что можно улучшить. Для выполнения требований закона важно, чтобы МИС могла взаимодействовать с ЕГИСЗ, РЭМД, МДЛП.

Исследование рынка

При выборе программы для автоматизации важно сопоставлять возможности сервиса с потребностями стоматологии и учитывать несколько ключевых факторов. Прежде всего обратите внимание на стоимость — укладывается ли покупка в бюджет клиники и соответствует ли цена качеству. 

Немаловажна масштабируемость: программа должна позволять подключать новые функции и рабочих мест при расширении клиники. Интерфейс играет особую роль, ведь чем проще пользоваться сервисом, тем быстрее сотрудники к нему адаптируются. 

Также стоит изучить отзывы, чтобы понять, как оценивают продукт другие пользователи. Поддержка разработчика должна быть оперативной и качественной, чтобы быстро решать возможные проблемы. И, наконец, наличие тестового периода дает возможность протестировать программу до покупки и убедиться, что она подходит именно вашей клинике.

Как правильно внедрить программу в стоматологическую клинику

После того, как выбрали подходящую МИС, осталось внедрить ее в работу стоматологии.

Подготовка к внедрению

Разработайте план внедрения МИС, определите сроки обучения персонала и запуска программы. Проверьте, достаточно ли технической инфраструктуры для установки сервиса: наличие современных компьютеров, стабильного интернет-соединения. Определите показатели для оценки эффективности внедрения.

Внедрение системы

Процедура внедрения зависит от типа МИС. Они бывают двух видов: облачные и локальные. Первые проще в установке, не требуют покупки дополнительного оборудования и привлечения технических специалистов. Сервис доступен с любого компьютера, стоматология только платит за подписку. Данные хранятся на серверах разработчика. Облачные сервисы подходят небольшим стоматологиям.

Локальные МИС разворачивают на оборудовании клиники — все данные хранятся на собственных серверах. Стоматология полностью контролирует данные, может доработать или масштабировать сервис под себя. Чтобы развернуть МИС локально, нужно купить серверное оборудование и нанять системного администратора для обслуживания, либо заключить договор с ЦОД. Локальные МИС подходят крупным сетевым клиникам, у которых достаточно ресурсов на установку.

Процесс внедрения включает не только настройку программы, но и обучение персонала, импорт данных в систему, загрузку шаблонов документов, а также настройку интеграций с внешними сервисами, такими как лаборатории и площадки отзывов.

Анализ результатов

Дайте время на отладку процессов и адаптацию сотрудников к изменениям, а затем оцените эффективность внедрения МИС. Проанализируйте, как изменились финансовые показатели и метрики продуктивности персонала, соберите обратную связь от сотрудников и пациентов. Анализ внедрения поможет найти и устранить проблемы, чтобы автоматизация приносила максимум пользы.

Если стоматология хочет работать эффективно, без автоматизации не обойтись. Основные бизнес-процессы получится автоматизировать с помощью МИС, для остального есть интеграции со специальными сервисами. Установка ПО, перестройка процессов в стоматологии требуют времени и денег, но вложения быстро окупается: персонал работает эффективнее, клиника тратит меньше, а зарабатывает больше.

Собирайте отзывы от пациентов в автоматическом режиме. Сегмент+ запросит обратную связь после визита к стоматологу, чтобы отслеживать качество обслуживания и формировать свой положительный рейтинг в интернете.

Попробовать