Как убедить контрагентов в преимуществах ЭДО: опыт «Европлана»

Лизинговой компании «Европлан» удалось перевести на электронный документооборот 80% клиентов и 95% поставщиков. К такому результату пришли не сразу — понадобилось несколько лет. Как отрабатывали возражения тех, кто привык к работе с бумагой, рассказали эксперты «Европлана» и сервиса Контур.Диадок.

Большинство клиентов «Европлана» — малый бизнес и индивидуальные предприниматели. Зачастую у них нет выделенных сотрудников, которые могли бы заниматься переходом на ЭДО: вся работа с документами возлагается на бухгалтеров. Менеджеры «Европлана» всегда стараются вывести бухгалтерию на конструктивный диалог и доказать, что электронные документы — это быстро, просто и удобно.

Сейчас почти 80% клиентов «Европлана» используют ЭДО. Достичь такого уровня в компании смогли за несколько лет. Своим контрагентам сотрудники «Европлана» описывают преимущества электронного документооборота: сокращение цикла сделки, избежание ошибок при оформлении документов, экономия на доставке и расходных материалах.

Также «Европлан» делится статистикой по клиентам, которые так и не перешли на ЭДО. 10% из них категорически отказываются от цифровизации документооборота и настаивают на работе с бумагой, а другие 10% пока затрудняются принять окончательное решение.

Наталья Калугина
Руководитель направления развития дистанционных продаж в ЛК «Европлан»

Многие из наших клиентов до сих пор плохо понимают, как подключить электронный документооборот. Настройка обмена электронными документами кажется им чем-то сложным, долгим и дорогим. Такие компании очень трудно убедить отказаться от бумаги. По факту перейти на ЭДО можно всего за день — нужно только выпустить сертификат электронной подписи и подключиться к сервису электронного документооборота. Например, в Диадоке можно просто зарегистрироваться и сразу начать принимать документы.

Проще у «Европлана» обстоят дела с поставщиками — продавцами автомобилей и спецтехники. Среди них порядка 95% уже перешли на электронные документы. При работе с оставшимися 5% компания фиксирует причины отказа и анализирует их. Это помогает в дальнейшем лучше отрабатывать возражения.

Некоторые компании боятся ввязываться в процесс перехода на ЭДО. Сотрудники переживают, что придется проходить долгое обучение и привыкать к новому формату работы. А ещё — привлекать IT-отдел или выделять бюджет на аутсорсеров для настройки интеграции с учетными программами.

Елена Нордгеймер
Менеджер по активации в Контур.Диадоке

На самом деле внедрить электронный документооборот в компании не так сложно. У большинства сервисов на рынке есть веб-версии, которые работают в браузере. Для обмена документами в них не нужно ничего настраивать. Также существуют готовые решения для интеграции с учетными системами, например с 1С. Все это позволяет перейти на электронные документы меньше чем за день.

В компании «Европлан» убеждены, что контрагента, который отказывается переходить на электронный документооборот, можно переубедить, если развенчать популярные мифы об ЭДО. Лучше всего это работает, когда организация показывает все плюсы на своем примере. По опыту «Европлана», именно собственный пример помогает убедить партнеров в преимуществах цифровизации рутинных процессов.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.