Комплексная автоматизация бизнес-процессов: опыт ГК «Компьютеры и сети»

Офисы федерального ИТ-интегратора «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» расположены в разных часовых поясах, более 2 000 контрагентов и несколько сотен сотрудников. Внедрение сервисов Контура позволило ускорить документооборот и проверку контрагентов, улучшить корпоративные коммуникации в привычной для сотрудников среде.

4 города, 2000 контрагентов, сотни сотрудников

ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» работает по всей России — в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске и Якутске. Компания поставляет и настраивает оборудование, внедряет ИБ-решения, занимается автоматизацией на базе продуктов 1С. Каждый проект требует взаимодействия всех подразделений.

Бухгалтерия, юристы, ИТ и служба безопасности ежедневно сталкиваются с десятками задач, и чтобы закрыть разнообразные потребности через «одно окно», выбрали экосистему для бизнеса Контур. Это позволило упростить процесс внедрения новых сервисов, сэкономить время и ресурсы на обучение сотрудников. Решения внедряли поэтапно, под конкретные запросы бизнес-единиц.

Бухгалтерия: от бумажных документов к ЭДО

Как было. Бумажный документооборот при работе с контрагентами из разных регионов создавал немало проблем. Оригинал документа почтой мог идти несколько дней, а сканы  документов контрагенты отправляли по электронной почте. Сотрудникам Группы приходилось сначала обрабатывать сканы, затем ждать оригиналы, сверяя все данные — время на обработку растягивалось, возрастал риск ошибок.

Задача. Сократить сроки обмена документами с контрагентами за счет подключения ЭДО. Отслеживать статус каждого документа, исключить ручной перенос данных в информационную систему 1С.  

Решение. Контур.Диадок  интегрировали с учетной системой 1С, для отслеживания статусов документов установили плагин. Специалисты Диадока помогли настроить интеграцию, а после запуска компания адаптировала часть функционала под собственные процессы.

Что изменилось. Бухгалтеры получают документы от 1500 контрагентов через Контур.Диадок, работают в привычном интерфейсе 1С. Больше не нужно сверять скан-копии с оригиналами, нет риска утери бумажного документа. Статусы любого документа — когда его отправили, подписали или уточнили — всегда понятны и под контролем.

Екатерина
Главный бухгалтер ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ»

Мы видим, как ЭДО упрощает жизнь нашим сотрудникам: не нужно искать документы в архиве или почте, все под рукой и в цифре. Конечно, компания смотрит в будущее: в планах подключить работу с ЭТрН, а также перейти на кадровый ЭДО, чтобы полностью убрать бумагу из внутренних процессов компании.

Юридический отдел: высвободили время для более сложных задач

Как было. Группа «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» расширяет круг контрагентов во всех регионах. Чтобы избежать бизнес-рисков, нужно проявлять должную осмотрительность и оценивать благонадежность партнеров. Юридический отдел вручную ежемесячно проверял 70–80 контрагентов. Для этого требовалось изучать реестры, выгружать и сканировать данные из нескольких источников, сопоставлять собранную информацию.

Задача. Сократить время рутинных проверок, чтобы направить усилия сотрудников на решение более сложных задач, требующих повышенного внимания и индивидуального подхода. Важно сохранить качество проверок.

Решение. Теперь сотрудники проверяют финансовую отчетность, судебную историю и другие данные контрагентов в одном сервисе — Контур.Фокусе. 

Что изменилось. На проверку уходит не более 10 минут. Информация собирается из разных источников в единый «портрет», по которому можно максимально полно оценить риски сотрудничества с контрагентом, в том числе выявить признаки банкротства или судебные разбирательства.

Благодаря автоматизированным проверкам, для которых настраивается нужный интервал, можно своевременно обнаружить негативные изменения в бизнеса контрагентов. 

Евгения
Юрисконсульт ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ»:

Из плюсов сервиса могу отметить наглядность: вся информация в структурированном виде представлена на одном экране, есть краткая справка для быстрой оценки. По ссылкам на первоисточники можно перейти в картотеку арбитражных дел и изучить подробности. Визуализация связей помогает увидеть пересечения с массовыми руководителями и учредителями.

Коммуникации: сняли ограничения для внутреннего и внешнего общения 

Как было. Группа ежедневно использует видеосвязь для внутренних совещаний, переговоров с заказчиками и обучения. Сотрудники сталкивались с лимитом на количество участников, а требования информационной безопасности не позволяли подключать внешних спикеров. 

Задача. Проводить более 10 онлайн-встреч в день без ограничений по числу участников, в том числе внешних. Минимизировать угрозы информационной безопасности. Обеспечить качественный звук и изображение даже при высоких нагрузках.

Решение. Специалисты компании тестировали зарубежные и российские платформы ВКС. В итоге выбрали Контур.Толк: сервис опробовали и одобрили не только рядовые сотрудники, но и совет директоров. 

Что изменилось. Совещания между филиалами, встречи руководства и переговоры с заказчиками теперь не зависят от технических ограничений. Бизнес получил удобный инструмент для обучения без лимита на количество участников. Для обучения есть онлайн-доски, опросы, голосования и разделение участников на группы. 

Как внедряли цифровые решения 

Группа «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» не меняла все процессы одномоментно. Каждый сервис Контура внедряли для конкретной задачи — ускорить обмен документами, сократить время проверок или снять ограничения в корпоративных коммуникациях.

Решения внедряли постепенно, не перегружая сотрудников и не перестраивая привычные процессы. При этом результат одного проекта создавал основу для следующего: Группа расширяет использование ЭДО, планирует переводить в электронный вид внутренние документы, рассматривает дальнейшее развитие корпоративных коммуникаций.

Цифровизация становится не разовым проектом, а последовательным улучшением рабочих процессов, от решения конкретной задачи в отдельно взятом подразделении до изменений на уровне всей организации.

Итоги внедрения решений Контура