Контур.Экстерн помог аутсорсинговому провайдеру автоматизировать контроль сдачи статистической отчетности по всем клиентам

«Центр корпоративных решений» (ЦКР) готовит и отправляет статистическую отчетность через Экстерн для разных компаний, включая клиентов с многочисленными подразделениями. Используя сводную таблицу для мониторинга форм Росстата и возможности Экстерна, ЦКР снижает риск пропуска новых статистических форм своих клиентов.

В периоды сдачи годовой отчетности количество статистических форм у крупного провайдера поддерживающих сервисов может достигать тысячи. При большом количестве территориально-обособленных структурных подразделений (ТОСП) особенно важно своевременно узнавать о новых отчетах, по которым организация-клиент впервые становится респондентом. Получить перечень форм по каждому ТОСП можно на сайте Росстата. Однако выгружаемый файл «Сведения о кодах и формах» состоит из множества таблиц и требует ручной обработки, из-за этого сложно быстро выявлять новые отчеты.

Как в ЦКР автоматизировали мониторинг новых форм Росстата с помощью Excel

Чтобы упростить контроль появления новых статистических форм, специалисты ЦКР разработали инструмент в Excel с макросами. Он формирует сводные данные по формам статистики по каждому клиенту и его ТОСП.

1. Ежемесячно с сайта Росстата выгружается файл «Сведения о кодах и формах» по ИНН клиента.
2. Макрос преобразует его в удобные сводные таблицы:
   • полный перечень статистических отчетов по каждому клиенту;
   • ТОСП, попадающие в выборку по конкретным формам;
   • новые отчеты, по которым клиент впервые становится респондентом.
3. С января по апрель данные обновляются еженедельно, с мая по декабрь — ежемесячно, согласно графику Росстата для сдачи форм.

Анастасия Калинина
Главный специалист группы статистической отчетности ЦКР

Несмотря на простоту решения, эффект оказался заметным. Мониторинг статистической отчетности сократился почти в три раза, независимо от количества клиентов и числа ТОСП. Инструмент легко масштабировать и применять к новым компаниям, а сводные таблицы позволяют сразу видеть, появились ли новые формы. Обзор всего перечня статистической отчетности помогает планировать подготовку форм и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками. И что важно, для разработки и поддержки инструмента не требуется отдельная IT-экспертиза — достаточно уверенной работы в Excel.

Как Контур.Экстерн помогает контролировать отправку статистической отчетности

Для передачи форм в Росстат в ЦКР используют Контур.Экстерн. Сервис позволяет выгружать список отправленных статистических форм в Excel — этот инструмент стал важной частью автоматизации контроля.

Полученную выгрузку специалисты объединяют со своим файлом мониторинга на базе Excel, который собирает полный перечень статистических форм и новые формы по каждому клиенту и его ТОСП. После совмещения данных формируется свод, в котором видно, какие формы уже отправлены в Росстат, а где может быть пропуск.

Анастасия Калинина
Главный специалист группы статистической отчетности ЦКР

Разработанный нами файл дополнил возможности Таблицы отчетности в Контур.Экстерне. Весь перечень статистических форм клиентов направляется в Росстат в полном объеме и своевременно. Риск штрафов сводится к минимуму, а сотрудникам не приходится сверять данные вручную.