Как подготовить рассылку для вебинара: советы email‑маркетолога

Много лет борюсь с заблуждением: «Чем больше база контактов, тем выше эффективность рассылки». На самом деле эффективность зависит от большого числа факторов, и один из них — качество контента. Рассказываю, как создать цепочку писем, чтобы собрать аудиторию на вебинар.

Попробуйте Контур.Толк — российский сервис видеосвязи

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Зачем нужны письма-приглашения на вебинар

Рассылка приглашений — это важная часть стратегии по продвижению мероприятия. В письме вы обращаетесь к будущим участникам напрямую, главная цель рассылки — собрать аудиторию.

Функции email-рассылок:

Сформировать интерес к событию и привлечь внимание целевой аудитории. Расскажите, какую пользу для получателя несет ваше мероприятие, как новые знания решат его проблему.

Подогреть интерес. Тем, кто не зарегистровался после первого приглашения, анонсируйте полезные темы, включите детали, которые вызовут любопытство, расскажите о спикерах. Можно добавить в письма полезные материалы: чек-листы, статьи или видео, связанные с темой вебинара. Это поможет зрителям оценить пользу события.

Напомнить о мероприятии. Тем, кто уже принял решение участвовать, нужно напомнить дату и время проведения вебинара, чтобы его не пропустили.

Собрать обратную связь от участников. После вебинара отправьте письмо с опросом, чтобы собрать впечатления слушателей и использовать результаты для будущих мероприятий.

Подготовка рассылки

Прежде чем писать текст, ответьте на несколько вопросов, чтобы составить бриф:

• кому предназначается сообщение, кто целевая аудитория и какой у нее пользовательский опыт;
• чем ваше предложение интересно читателю, какую пользу он получит;
• как вы можете создать эмоциональное подкрепление, чтобы побудить адресата прийти на мероприятие — лид-магниты, подарки, розыгрыш;
• какие важные детали нужно добавить в текст: формат мероприятия, продолжительность, особенности регистрации, ограничение по количеству участников;
• каким будет целевое действие — как правило, это регистрация на вебинар.

Как собрать участников вебинара с помощью email-рассылок

Успешная рассылка для вебинара требует системного подхода. Важно не только написать привлекательные письма, но и правильно спланировать всю воронку коммуникации с потенциальными участниками.

Шаг 1. Начните работу с создания посадочной страницы. На ней разместите описание вебинара и форму для регистрации участников.

Шаг 2. Запланируйте количество приглашенных с рассылки. Его можно прогнозировать, зная общую емкость базы. Рассмотрим на примере:

Шаг 3. Выстройте цепочку писем в рассылке, например, она может выглядеть так: 

• Приглашение на вебинар.
• 1–2 прогревающих письма для тех, кто не зарегистрировался после первого анонса.
• Подтверждение регистрации — письмо, которое подтверждает, что участник все сделал правильно. 
• Напоминание за день и за час до эфира для тех, кто зарегистрировался. Добавьте в напоминание ссылку на вебинарную комнату, чтобы прямо из письма можно было перейти к трансляции. 
• Уведомление о начале эфира. Как вспомогательный инструмент можно использовать смс-рассылки. Сообщите, что эфир стартовал и спикер уже начинает презентацию. 
• Подведение итогов и сбор обратной связи: можно отправить запись вебинара, презентацию спикера, полезные материалы, которые демонстрировали в эфире, бонусы. 

Шаг 4. Продумайте посыл для каждого письма. Если в приглашении нужно дать общую информацию о мероприятии, то второе и третье письмо обычно содержат привлекательные для потенциального участника детали, например, лид-магнит, эксклюзивные материалы от спикера, анонсы практических кейсов или возможность задать вопросы эксперту. 

Шаг 5. Составьте график отправки писем. Он не должен быть слишком интенсивным, чтобы сохранить интерес к мероприятию, но не спамить. 

Шаг 6. Подготовьте текст, изображения и баннеры, сверстайте письма.

Контур.Толк автоматизирует процесс рассылки приглашений

Контур.Толк позволяет запускать вебинары и трансляции на аудиторию до 10 000 человек и оценивать их эффективность с помощью отчета. Сервис помогает сэкономить время организаторов и участников мероприятий.

На вебинарной платформе Толка посадочные страницы создаются автоматически в настройках мероприятия. Нужно только добавить основную информацию, логотип компании, программу, фото спикеров и настроить форму для сбора контактов.

А еще Толк формирует и отправляет автоматические рассылки. Письма будут содержать не только текст, но и элементы оформления посадочной страницы мероприятия: 

• Приглашение на мероприятие. Занесите в форму детали мероприятия, и сервис отправит письмо по вашей базе клиентов.
• Подтверждение регистрации. Как только будущий участник пройдет регистрацию на лендинге, он получит сообщение с подтверждением.
• Напоминание о мероприятии. Контур.Толк отправит письма с напоминанием о событии за день и за час. Это повышает доходимость.
• Пострассылка записи вебинара. Можно отправить ее всем регистрантам, только зрителям, которые смотрели эфир, или тем, кто не смог прийти.

Толк подготовит отчет по вашим рассылкам — можно проанализировать доставляемость, открываемость, количество переходов на лендинг из писем. А также узнать, сколько пользователей отписались от рассылки или отправили ее в спам.

Провести вебинар в сервисе Контур.Толк

Попробовать бесплатно

Основные правила создания рассылок

Согласие на получение рассылки. Просто так отправлять письма с приглашением на вебинар нельзя — все контакты должны дать вам согласие на получение рассылки. Возможность получать уведомления и использовать персональные данные пользователей регулируют федеральные законы «О персональных данных» и «О рекламе».

Соответствие законодательству. Темы вебинаров не должны противоречить в том числе Закону №38-ФЗ «О рекламе». Финансовые пирамиды, оружие, схемы заработка в интернете, психоактивные вещества, услуги по написанию дипломных работ — все это под запретом. Полный список можно найти в тексте закона. 

Качество базы контактов. Этот фактор влияет надоставляемость и открываемость писем не меньше, чем тема и прехедер. В базе должны быть реальные адреса пользователей, заинтересованных в получении информации от вас. Важно стремиться к тому, чтобы количество нажатий на кнопку «Спам» не превышало 0,5% от общего числа получателей рассылки. Минимально допустимый порог доставляемости — 98,5%.

Избегание стоп-слов. Многие почтовые серверы, на которых расположены ящики адресатов, пользуются спам-фильтрами по словам, поэтому лучше избегать кликбейта. К стоп-словам относятся часто используемые в спам-рассылках: бесплатно, скидки, ставки, акция, без вложений, распродажа, купить, предложение, а также слова, связанные со снижением веса, и многие другие.

Что обязательно должно быть в письме

Тема и прехедер

Тема и прехедер — это первое, что видит получатель рассылки. От этих двух элементов зависит, откроет он письмо или проигнорирует его. Тема приглашения на вебинар обычно перекликается с темой самого мероприятия.

Тема должна быть:

• четкой и понятной, без двусмысленности;
• короткой: 50–60 символов для десктопов и 30–40 для смартфонов;
• значимой для адресата: человек должен понимать выгоду, которую получит, открыв письмо.

Прехедер — это короткий текст, который отображается в почтовом сервисе сразу после темы. Он раскрывает или дополняет тему, усиливает выгоду — это как второй шанс убедить человека открыть сообщение.

Прехедер должен быть логичным продолжением темы, а не дублировать ее. Его длина также ограничена: до 100 символов на десктопах и до 35 на мобильных устройствах. Если не прописать прехедер, то в строку подтянется первое предложение из письма.

5 формул для создания вовлекающих тем

Тема и прехедер — ключевые инструменты для вашей рассылки, которые помогут письму выделиться в потоке входящих сообщений. Для большей эффективности можно протестировать несколько вариантов. 

Заголовок и лид письма 

Помещайте в заголовок самую суть: тема вебинара и польза для участника. Не просто «Приглашаем вас на вебинар», а «Как увеличить продажи на 30%: 5 приемов на бесплатном вебинаре». 

Далее следует лид — короткое сообщение о преимуществах вебинара. Не перегружайте читателя информацией, ему должно быть сразу понятно, о чем речь и почему для него это важно. Можно добавить предложение о том, почему человек получил это сообщение: является вашим клиентом, был на прошлом вебинаре, интересовался услугами. 

Преимущества вебинара и информация о спикерах

В этой части важны детали: что будет на вебинаре, какие конкретные вопросы рассмотрим, тайминг выступлений, если спикеров и тем несколько. Добавьте фото спикеров и кратко расскажите об их экспертности. 

Призыв к действию

То, ради чего все затевалось. Разместите вовлекающий призыв к действию и кнопку, которая ведет на посадочную страницу: «Участвовать», «Зарегистрироваться», «Забронировать место».

Лид-магнит или подарок

Предложите пользователям бонус, который усилит мотивацию прийти на вебинар. Это может быть подарок за регистрацию — чек-лист или гайд по интересной аудитории теме. Также можно организовать розыгрыш среди онлайн-участников, дать скидки на продукцию или услуги.

Чек-лист подготовки рассылки к мероприятию

Собрали все этапы в чек-лист, чтобы вы ничего не упустили: 

1. Определите целевую аудиторию и соберите базу контактов. 
2. Просчитайте воронку: достаточно ли базы, чтобы собрать нужное количество участников.
3. Создайте посадочную страницу мероприятия.
4. Продумайте сценарии рассылки: какие письма и на каком этапе будете отправлять.
5. Разработайте структуру писем и подготовьте всю цепочку.

Запустите трансляцию через Контур.Толк

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться