Как сократить расходы в бизнесе

Арендные платежи выше рынка, раздутый штат, невыгодные условия от поставщиков и даже дорогой интернет — все это может вытягивать деньги из бизнеса, не принося отдачи в виде прибыли. Рассказываем, как проанализировать расходы и оптимизировать издержки, чтобы не навредить компании.

Зачем бизнесу оптимизировать затраты

Работа любого бизнеса не обходится без затрат: чтобы получить прибыль, сначала нужно вложить деньги. Расходы идут на закупку сырья, производственного оборудования, товаров на перепродажу, зарплаты персоналу, аренду офиса и складов, продвижение бренда, юридическое и бухгалтерское обслуживание.

Большинство издержек необходимы — без них бизнес просто не сможет существовать. Но зачастую деньги расходуются не самым эффективным способом: часть трат можно оптимизировать, а от некоторых расходов отказаться без ущерба для компании. Без контроля над издержками бизнес теряет крупные суммы, вместо того чтобы сохранять их и приумножать.

Реклама 16+

Сегмент+ подскажет, какие клиенты дают выручку, а где маркетинг сжигает бюджет впустую. Оптимизируйте расходы — с цифрами на руках.

Узнать подробнее

Четыре причины, зачем компании следить за своими расходами:

• Выжить в трудные времена. В периоды финансового кризиса главная задача компании — остаться на плаву. В такой ситуации сокращение расходов — необходимая часть плана по спасению компании.

• Повысить доходность. При умелой оптимизации можно сократить расходы на производство, не теряя при этом качество продукта. Например, товар продают за 2 000 руб. Производство и маркетинг обходятся в 1 500 руб., остальное приходится на прибыль. Если найти поставщиков, которые предлагают аналогичное сырье, но по более низкой цене, производство можно удешевить до 1 300 руб. Тогда прибыль с 500 руб. вырастет до 700 руб.

• Найти бюджет на развитие. При анализе расходов может оказаться, что часть денег компания расходует впустую: они не приносят прибыли, а только зря съедают бюджет. После оптимизации издержек высвободившиеся суммы можно направить в полезное русло — на разработку нового продукта, выход на новые рынки, привлечение новой целевой аудитории и др.

• Создать подушку безопасности. Даже если сейчас дела у компании идут хорошо, от кризиса не застрахован никто. Внезапная потеря ключевых клиентов может привести к кассовым разрывам и невозможности платить зарплаты. С запасом денег на «черный день» проще закрыть дыры в бюджете и не стать банкротом.

План оптимизации расходов

Урезать все издержки, только чтобы сэкономить, — плохая идея. Из-за этого может упасть качество продукта и клиентского сервиса, что приведет к оттоку покупателей, снижению продаж и прибыли. Поэтому начинать оптимизацию расходов нужно с анализа текущих трат предприятия. Это можно сделать за пять шагов.

Шаг 1: соберите данные обо всех издержках бизнеса

Понадобится информация обо всех расходах: от трат на аренду и оборудования до покупки шариковых ручек и салфеток на офисную кухню. Не пренебрегайте мелкими и разовыми транзакциями: проблема может скрываться именно в них. За анализируемый период возьмите последние несколько месяцев, лучше — полгода.

Обычно данные об издержках хранятся в 1С, CRM-системах или электронных таблицах. Если учет расходов в компании не ведется, придется поднимать чеки, товарные накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, договоры и другие документы, которые позволяют установить стоимость и статью расходов. Чтобы в следующий раз работы было меньше, организуйте постоянный учет расходов.

Все данные загружают в один источник — программу для аналитики или таблицы. Издержки отражают по месяцам. Сводный документ по итогам первого этапа будет выглядеть так:

Таблица может быть более сложной, с группировкой расходов по бизнес-направлениям, проектам, филиалам, продуктам.

Шаг 2: объедините издержки в группы

Теперь распределите расходы по более крупным категориям. Например, траты на офисную бумагу, ежедневники, ручки, стикеры, скрепки объедините в группу «канцелярия». Если магазин приобретает разные товары у нескольких поставщиков для перепродажи, все тоже объединяют в одну категорию. Также группируют представительские траты, хозяйственные расходы, издержки на производство, связь, оборудование, маркетинг, налоги. 

Все, что не подходит под привычные категории, например разовые консультации у внешних экспертов, часто записывают в группу прочих трат. Но лучше так не делать — это снижает точность анализа. Выделите такие затраты в отдельные группы.

Реклама 16+

Экосистема Контура по подписке

Работа с сервисами на ваших условиях

Узнать больше

Шаг 3: сегментируйте расходы

Следующий шаг аналитики — разделение издержек на переменные и постоянные. Такая сегментация помогает глубже изучить структуру расходов и управлять каждым сегментом отдельно. К переменным издержкам относится все, что связано с объемами производства и продажами: закупка сырья, расходных материалов, товаров, упаковки, транспортные расходы, зарплаты производственному персоналу. Переменные затраты формируют себестоимость продукции. Чем больше объемы производства, тем выше издержки, и наоборот.

Постоянные расходы не зависят от объемов продукции и выручки — они всегда неизменны. Постоянные издержки останутся, даже если производство будет простаивать. В эту группу входят:

• арендная плата за офис и точки продаж;

• реклама;

• банковское обслуживание;

• коммуналка;

• интернет;

• проценты по займам;

• страховые взносы;

• зарплаты административному персоналу;

• бухгалтерское и юридическое обслуживание на аутсорсе.

В зависимости от особенностей работы бизнеса одни издержки могут перетекать из категории постоянных в переменные и наоборот. Особенно это касается сотрудников. Например, в дизайнерском агентстве дизайнеры работают по трудовому договору и получают оклад. Ресторан же привлекает дизайнера время от времени по сдельной оплате, когда нужно обновить оформление меню или вывески.

Двумя видами издержек управляют по-разному. От переменных отказываться нельзя, но их можно оптимизировать за счет поиска поставщиков с более выгодными условиями. Постоянные на продажи не влияют, поэтому их проще урезать, а от некоторых категорий можно отказаться совсем.

Шаг 4: найдите самые большие статьи расходов

Посмотрите на постоянные и переменные издержки: на какие две-три группы в каждом разделе уходит больше всего денег? Проанализируйте каждую трату отдельно. По очереди задайте три вопроса: оставить или убрать статью расходов? Если оставить, то стоит ли сокращать издержки? Если сокращать, то насколько?

Например, большая часть бюджета уходит на производственные материалы. Исключить эту статью нельзя, но есть возможность ее сократить. Бывает так, что компания давно работает с поставщиком. Раньше у него были низкие цены по сравнению с другими. Но за несколько лет все могло измениться, и сейчас есть поставщики с лучшими условиями поставок по цене, качеству и доставке.

При анализе обратите внимание на месяцы, в которых сумма расходов резко отличается от других в большую или меньшую сторону. Если дело не в сезонности или всплесках спроса, разберитесь, с чем это может быть связано.

Шаг 5: проанализируйте остальные издержки

Все операции из прошлого шага повторите на более мелких статьях расходов. Это может занять много времени, но иначе работа с издержками будет неполной. В кризисной ситуации стоит использовать все способы снижения трат. Возможно, пришло время пересмотреть тарифы на связь или покупать канцелярию реже, но более крупными партиями, чтобы сэкономить.

Методы по сокращению расходов для бизнеса

При работе с отдельными статьями издержек придется сделать выбор: оставить траты как есть или оптимизировать. Если решено снизить расходы, нужно придумать, как это сделать. Универсального ответа, как уменьшить траты, нет — все индивидуально и зависит от особенностей конкретного бизнеса. Вот несколько советов, которые могут сработать:

Снижение налоговой нагрузки. Если компания работает на общей системе налогообложения, возможно, есть основания перейти на упрощенку или другой специальный налоговый режим с более низкими ставками. Также стоит изучить законодательство на предмет снижения налоговой нагрузки и применения налоговых вычетов. Например, компания на ОСНО с выручкой ниже 2 млн руб. за последние три месяца может не платить НДС (ст. 145 НК РФ).

Перевод команды на удаленку. Часто аренда офиса съедает львиную долю расходов. Но есть решение — перевести сотрудников на удаленку и отказаться от аренды. Еще один вариант — отправить на дистанционную работу часть команды и снять помещение поменьше, если офис необходим. Также удаленный формат позволяет находить специалистов в других регионах, где зарплата по рынку ниже.

Передача непрофильных задач на аутсорс. Посчитайте, во сколько обходятся штатные бухгалтер, юрист или дизайнер. Может оказаться так, что дешевле делегировать задачи, которые не составляют сущность бизнеса, внешним специалистам. За таких подрядчиков не нужно перечислять страховые взносы, оплачивать им отпуск и больничный — платите только за то, что действительно нужно. Тратить деньги на обучение внешних специалистов тоже не придется.

Отказ от неэффективных каналов продвижения. Каждый месяц дискаунтер бытовой химии и косметики тратит десятки тысяч рублей на флаеры для раздачи прохожим. Конверсия от такой рекламы — меньше одного процента. Скорее всего, найдется более выгодный канал продвижения, который будет стоить столько же, но приносить больше клиентов и прибыли.

Покупка вещей на вторичном рынке. Производственное оборудование, офисная мебель, техника — бывшие в употреблении вещи стоят дешевле новых. Б/у — не обязательно сломанное, старое и непригодное для использования. В сервисах объявлений достаточно достойных предложений по цене в полтора-два раза дешевле вещей из магазина.

Избавление от неликвида. Проведите инвентаризацию на складе. На нем могут храниться товары, которые уже долго не продаются и зря занимают место. Продажа такой продукции с большой скидкой или уничтожение иногда дешевле, чем оплата хранения. Свободное место можно заполнить более востребованным товаром. А если склад окажется слишком большим, задумайтесь об аренде помещения поменьше и подешевле.

Автоматизация бизнес-процессов и сервиса

Еще один метод оптимизации издержек — автоматизация бизнес-процессов. Специальные программы повышают эффективность процессов и снижают расходы, освобождают сотрудников от рутинных задач, чтобы они больше времени уделяли важным делам. С помощью сервисов можно автоматизировать следующие направления:

• Документооборот. Электронный обмен документами с контрагентами или внутри компании позволяет экономить на курьерах, почте, офисной бумаге и обслуживании принтеров. Еще это быстрее и надежнее — электронный документ не потеряется и не пострадает от разлитого кофе.

• Учет товаров. Следить за остатками товаров на складе вручную сложно — высок риск ошибок и неточностей. Сервис товароучета связан с онлайн-кассой, поэтому проданные единицы продукции списываются автоматически. Также программа напомнит, когда товар заканчивается и пришло время заказать новую партию.

• Управление персоналом. Программы для HR помогают прозванивать кандидатов голосовым роботом, проводить первичные скрининги через чат-ботов, автоматически анализировать рынок вакансий и формулировать лучшие условия для кандидатов.

• Работа с клиентами. Голосовые роботы, чат-боты, автоматические рассылки позволяют всегда оставаться на связи с клиентами без дополнительных затрат на менеджеров.

Ошибки в оптимизации затрат

Чтобы сокращение расходов не обернулось для бизнеса негативными последствиями, избегайте ошибок.

Снижение зарплат. Меньше денег — меньше у сотрудников мотивации работать эффективно. Лучше оставить сумму прежней, но пересмотреть структуру зарплаты — уменьшить процент оклада и увеличить премиальную часть.

Пренебрежение качеством продукта. Фабрика по пошиву одежды может перейти на более дешевые ткани и материалы, привлекать менее дорогих дизайнеров, чтобы сэкономить на производстве продукта. Но клиенты, привыкшие к высокому качеству, вряд ли это оценят — оттока покупателей не избежать.

Экономия на маркетинге. Просто урезать бюджет на рекламу нельзя — высок риск, что продажи упадут. Лучше проанализировать каналы продвижения и остановиться на тех, что приносят больше всего лидов, даже если расходы останутся такими же или даже вырастут. 

Отказ от обучения персонала. Некомпетентные менеджеры не ориентируются в продукте, не выясняют потребности клиентов. В результате компания теряет покупателей и выручку. Если издержки на обучение новичков завышены, попробуйте их оптимизировать, например записать обучающий видеокурс и подготовить подробные инструкции.