Требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании и с контрагентами. Действующим законодательством в нормативно-правовых актах установлены общие требования к системе электронного документооборота. Также она должна отвечать потребностям пользователя — конкретной организации. Рассмотрим в статье типовые требования к системам электронного документооборота.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Подключите ЭДО через Диадок

Отправляйте документы клиентам других операторов без доплат

Подключиться

Общие требования

На российском рынке IT-разработок много предложений, связанных с организацией электронного документооборота. Такие сервисы обладают схожей функциональностью ЭДО, благодаря которой компании сокращают издержки на печать, расходники и почтовые отправления, ускоряют бизнес-процессы, освобождают сотрудников от бумажной работы. Среди возможностей систем электронного документооборота:

• создание, получение, отправка, классификация электронных документов,
• согласование, подписание электронной подписью,
• оперативный поиск, выгрузка нужных файлов из архива,
• ведение истории изменений,
• обновляемые сведения о прохождении документа, его статусе,
• хранение документации в электронном виде.

По закону компании обязаны хранить документы в течение определенного времени. Например, срок хранения большинства бухгалтерских документов и счетов-фактур — пять лет. На этот период документы — как бумажные, так и электронные — должны быть защищены от утраты, искажения содержания, несанкционированного доступа.

Некоторые организации прибегают к локальным или облачным архивам, специализированным решениям. В Контур.Диадоке сложные схемы не потребуются: данные защищены троекратным копированием на разнесенные серверы. Благодаря этому файлы не потеряются, а доступ к ним гарантирован, даже если перестанете пользоваться сервисом — Диадок хранит документы еще не менее 5 лет после прекращения действия договора.

Таким образом, при выборе решения ЭДО важно убедиться, что оно соответствует общим функциональным требованиям к системе электронного документооборота. Среди них:

• Обеспечение функциональности. Сервис ЭДО должен предоставлять опции для работы со всеми видами документов и выполнения нужных функций: создания, согласования, подписания, передачи, хранения. В Диадоке, помимо них, есть дополнительная функциональность: сверка взаиморасчетов, трехсторонняя подпись, маршрутизация входящих и другое.
• Информационная безопасность. Документ при передаче защищен шифрованием, чтобы исключить перехват сведений третьими лицами, а доступ к документации и ее подписанию открыт только для уполномоченных работников. Кроме перечисленных мер, в сервисе ЭДО Контур.Диадок ведется строгий контроль доступа сотрудников к серверному оборудованию, применяются проверенные инструменты для гарантии безопасности.
• Регистрация действий с документами. Каждый этап их прохождения должен быть зафиксирован — от включения в систему до передачи на хранение. В Диадоке протокол передачи по каждому циклу документооборота формируется автоматически. Его можно скачать или распечатать.
• Надежность. Сервис ЭДО должен работать бесперебойно, а техподдержка — круглосуточно быть на связи. Это имеет отдельное значение для предприятий непрерывного цикла. Специалисты Диадока всегда готовы прийти на помощь и в кратчайший срок решить вопрос пользователя.

Важно: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота не распространяются на работу с документами и сведениями, составляющими государственную тайну. Порядок работы с такими данными, согласно ФЗ «О государственной тайне», устанавливается нормативными актами правительства Российской Федерации.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Законодательные требования 

Одновременно с соответствием ожиданиям пользователей система ЭДО отвечает законодательным требованиям.

Приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота» определяет перечень требований к оператору ЭДО. Он должен:

• являться юридическим лицом с регистрацией в РФ,
• обладать техническими, правовыми и другими возможностями для организации услуг ЭДО,
• иметь полученную от ФСБ России лицензию по шифрованию информации.

Также оператор должен обеспечивать обмен электронными документами в роуминге, иметь сертифицированные программы обмена документами в электронном виде с налоговыми органами и предоставлять круглосуточную техподдержку. СКБ Контур соответствует всем перечисленным требованиям и входит в реестр операторов ЭДО.

К законодательным требованиям можно отнести требования к хранению документов. Они определяются:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
• Налоговым кодексом РФ,
• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
• Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и приказом Минфина РФ от 16.04.2021 №62н об его утверждении.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться

Бизнес-требования

Помимо общих, есть и специфические функциональные требования к системе электронного документооборота. Они касаются организации безбумажного делопроизводства непосредственно в компании. От их выполнения зависит, насколько сервис будет решать поставленные задачи и окупит инвестиции на внедрение.

Каждая компания устанавливает собственные критерии выбора системы ЭДО. Они зависят от сферы деятельности и особенностей организации делопроизводства в компании. В числе ожиданий — удобство работы, понятность интерфейса и легкое обучение сотрудников.

Также бизнес-требования к системе электронного документооборота включают:

• Поддержку разных типов документов. В Диадоке можно отправлять любые виды документов, как формализованные, так и нет. Доступен и обмен отраслевыми документами с разработкой собственного формата.
• Интеграцию с учетной системой компании. Внедрить онлайн-документооборот можно с помощью одного из интеграционных решений Диадока: модуля для 1С, коннектора или API. Благодаря этому управление делопроизводством ведется в привычном интерфейсе, и сотрудникам не придется переучиваться.
• Роуминг. Эта технология нужна для обмена юридически значимыми документами с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО. СКБ Контур настроил роуминг с большинством операторов России, в том числе автоматический. Это упрощает и ускоряет начало работы с контрагентами. 

Важны и такие опции, как удаленный доступ с мобильного устройства, автоматическая проверка соответствия формата документов и корректности заполненных полей, дополнительные услуги. Так, в Диадоке вы можете подключить маршруты согласования, теги на документах, трехстороннюю подпись, шаблоны, кастомные веб-формы, сверку взаиморасчетов и другие опции ЭДО. 

При переходе на ЭДО важно выбрать систему, которая выполняет типовые и специфические требования к электронному документообороту в организации. Это позволит выстроить цепочки работы с документами и автоматизировать бизнес-процессы. Компания получит действенную схему делопроизводства, в которой не будет сбоев, потерь времени и ресурсов. В результате улучшит экономические показатели и повысит лояльность клиентов.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться