Как происходит учет номерного фонда

Выбрал, забронировал, приехал, пожил и уехал — так выглядит пребывание в гостинице глазами постояльца. У отеля же таких гостей множество, плюс случаются внештатные ситуации: гости отменяют брони, или не отменяют, но не приезжают, или приезжают без подтверждения бронирования. Чтобы успешно разрешать такие ситуации изо дня в день, отелю нужно тщательно вести учет номерного фонда. Расскажем, что включает в себя такой учет, какие у него есть особенности и как Контур.Отель помогает проводить его с максимальной пользой.

Ксения Богоявленская Эксперт по гостиничному делу Тина Гарник Автор статей в Контуре

Эффективно управляйте отелем

Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 36 площадках бронирования в одном окне

Попробовать бесплатно

Точные сведения

Ежедневные успехи отеля напрямую связаны с качественным обменом информацией между сотрудниками и отделами. Порой вовремя полученные сведения ценнее даже услужливости персонала. На таком обмене сведениями построен учет номерного фонда — один из критически важных процессов в любой гостинице.

Учет показывает оперативное движение номерного фонда: какие номера свободны или освободятся сегодня, какие забронированы, кто где живет и где нужна уборка сегодня. Вся информация, собранная в одном месте (например, в разделе «События» в Контур.Отеле), помогает персоналу ориентироваться в планах на день.

Зачем нужен учет номерного фонда:

• Чтобы все службы всегда знали, что происходит в отеле. Тогда они смогут подготовиться к наплыву гостей или, наоборот, спланировать текущие работы в спокойные дни.
• Чтобы было меньше «человеческих» ошибок. Учетная ведомость (и бумажная, и электронная) — это формализованный документ. Он должен быть составлен не для галочки, а вдумчиво и для работы. Тогда сотрудники смогут полагаться на него, а не на свою интуицию, память или устные поручения.
• Чтобы отслеживать ошибки, накладки и предотвращать спорные ситуации. В отеле много типовых процессов, которые повторяются каждый день. Если в каком-то из них происходят сбои, то учет поможет выявить причины.

Заполненная ведомость учета чем-то напоминает этакий «срез знаний» об отеле на каждый день. При передаче смены заступившие сотрудники получают исчерпывающую информацию обо всех происшествиях, решенных и нерешенных вопросах и состоянии номерного фонда.

Что нужно указать при ежедневном учете номерного фонда

Раньше ведомости учета заполнялись вручную, сейчас всё больше гостиниц переходит на электронные форматы. Но содержание от этого не меняется: на бумаге или в электронном виде отражается картина всех процессов бронирования и работы с гостями по дням на все периоды. Например, в Контур.Отеле можно посмотреть: 

• «Шахматку» номеров: тип, название и количество мест в каждом, актуальный тариф.
• Сведения о гостях: имя и фамилия, гражданство и возраст (например, если среди постояльцев есть дети).
• Дату и время заезда, планируемое время отъезда.
• Дополнительные сведения: например, о заказанных услугах (будильник, завтрак в номер и прочее).
• Сведения об уборке: сроки последней уборки, какие есть просьбы или жалобы по хозяйственной части.

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку

Формы учета номерного фонда

Еще совсем недавно в распоряжении отельеров были только бумажные учетные ведомости, куда вручную заносились все данные. Сейчас каждый отель может выбрать — вести ли учет «по старинке» на бумаге или в специальном сервисе, таком как Контур.Отель.

1. Вручную.

Это проверенный временем способ ведения учета. Несколько десятилетий администраторы отелей заполняют типовые ведомости — по этажам или по всему номерному фонду. Они ежедневно прописывают количество заполненных номеров, особые пожелания и планы по каждому номеру. Этим документом руководствуются все службы: управления номерным фондом, бронирования и т.д.

2. С помощью специальных сервисов.

Разберем преимущества этого способа на примере сервиса Контур.Отель. 

• Контур.Отель включает в себя инструмент учета, хранения и отображения картины по бронированиям — так называемую «шахматку» бронирований, в которой собрана вся информация по заездам гостей по дням и категориям номеров.
• Информация о номерах стекается в Контур.Отель отовсюду: от всех площадок бронирования, отдела продаж и администраторов.
• График уборок на заезды и выезды назначается в виде задач для персонала, а заодно привязывается и к «шахматке».
• На каждого гостя заводится отдельный профиль. Данные гостя можно автоматически передать в модуль регистрации гостей, и на их основе будут сформированы уведомления для МВД. При следующих посещениях можно воспользоваться уже известными данными и предложить дополнительные услуги, исходя из предпочтений. И всё это также можно увидеть в рамках учета номерного фонда.
• Контур.Отель умеет генерировать отчеты по заданным критериям, в том числе — по состоянию номерного фонда на конкретную дату. Ничего специально делать не нужно: просто выберите подходящий тип отчета и временной отрезок — вуаля, файл xlsx уже у вас в компьютере.