Список обязательных кадровых документов в организации и у ИП в 2025 году

Универсального списка обязательных кадровых документов и локальных нормативных актов для работы с сотрудниками в законодательстве нет. Какие документы нужны организации, какие — индивидуальному предпринимателю, а также об особенностях кадрового учета для микропредприятий, расскажем в статье.

Подписывайте и отправляйте практически все виды кадровых документов онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Применение унифицированных форм

Некоторые кадровые документы имеют утвержденные унифицированные формы, они обязательны к применению в бюджетных учреждениях. Для обычных компаний эта обязанность была отменена с 2013 года, но, как правило, утвержденные бланки содержат все необходимые реквизиты, удобны и привычны в применении. 

Организациям, за исключением бюджетных, наравне с использованием унифицированных форм, допустимо разрабатывать и собственные. Главное, чтобы они содержали все необходимые реквизиты, которые являются обязательными для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Применение профессиональных стандартов

Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимая работнику для выполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе для выполнения определенной трудовой функции (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). То есть стандарт определяет требуемый уровень образования, стажа, профессиональных навыков, которые необходимы для конкретной работы. Информация о принятых профессиональных стандартах размещается на сайте Минтруда России в реестре «Профессиональные стандарты».

Профстандарты обязательно применять, независимо от формы собственности или статуса работодателя, в следующих случаях:

• если в организации есть должности, работа по которым предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), например — работа во вредных условиях труда. При этом указывать должность нужно в соответствии с профстандартом или квалификационным справочником;
• если требования к квалификации прямо установлены ТК РФ и иными НПА (ст. 195.3 ТК РФ). Как правило, речь идет о государственных и муниципальных учреждениях, например — в сфере здравоохранения, образования и пр.

В других случаях организации применяют профстандарты добровольно.

Какие кадровые документы нужны организации

Список кадровых документов и ЛНА организации, которые могут понадобиться в работе, открытый. Ниже приводим примерный перечень.

Кадровые документы

Трудовые договоры и допсоглашения к ним. Трудовые договоры, как и допсоглашения к ним, составляются в письменной форме, в двух экземплярах. Информация, которую указывают в ТД приведена в ст. 57 ТК РФ. Для микропредприятий и НКО существует типовая форма, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858, остальные организации составляют документ в свободной форме.

Трудовые книжки ведут на каждого работника по основному месту работы, проработавшего больше пяти дней (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Исключение — те работники, кто выбрал ведение трудовой книжки в электронной форме и те, кто начал работать после 31.12.2020. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.

Книги учета движения трудовых книжек, бланков и вкладышей. Вести данные книги — обязанность работодателя, причем формы журналов по учету движения трудовых книжек, бланков самих трудовых и вкладышей в них работодатель разрабатывает самостоятельно (п. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). В случае ведения трудовой книжки сотрудника в электронной форме, он может получить выписку из нее по форме СТД-Р. Она выдается работнику для подтверждения трудового стажа. Подробности об этом — в материале.

Штатное расписание. Штатное расписание упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ, поэтому работодатели должны его составлять. О штатном расписании и о том, как его правильно составить, подробнее разбираем в статье.

Табель учета рабочего времени. Каждый работодатель должен вести учет времени, которое отработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Как правило, для этого используют унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Первая используется для учета рабочего времени и расчета оплаты труда, вторая — только для учета рабочего времени. Также компания может разработать собственную форму.

График отпусков должны составлять все работодатели (ст. 123 ТК РФ). Составить график на следующий год нужно в конце текущего, а утвердить — за две недели до начала года. В 2024 году — не позднее 17 декабря. Для заполнения можно использовать унифицированную форму № Т-7 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004), но возможно использовать и собственную, разработанную организацией.  

График сменности необходим, если в организации предусмотрена работа по сменам. Унифицированной формы не существует, поэтому он составляется в произвольной форме. 

Приказы по личному составу. Перевод, отпуск, увольнение и прочие кадровые события оформляются приказом (распоряжением). Унифицированные формы и рекомендации по заполнению большинства из них установлены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, среди основных: приказ об отпуске по форме № Т-6, приказ об увольнении по форме № Т-8 и другие.

Документы, которые подтверждают полномочия должностных лиц на подписание документов. Речь идет о приказах и доверенностях, они составляются в произвольной форме.

Согласие работника на обработку персональных данных. Согласно п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, обработка персональных данных в определенных случаях возможна только с согласия субъекта персональных данных, то есть работника. Форма согласия законодательно не утверждена.

Документ об утверждении формы расчетного листка. Работодатель должен информировать работника о составных частях его зарплаты, всех начислениях и удержаниях в письменной форме. Для этого используется расчетный лист, его форму работодатель разрабатывает самостоятельно с учетом мнения профсоюза, если на предприятии он есть (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Как правило, форма расчетного листка утверждается локальным нормативным актом или приказом.

Переведите документооборот с сотрудниками в онлайн с КЭДО от Контур.Диадока: подписывайте электронные трудовые договоры, положения, приказы и другие документы за несколько секунд

Попробовать бесплатно

Локальные нормативные акты организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В ПВТР прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности, а также ответственность обеих сторон трудового договора, режим труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и иные вопросы трудовых отношений (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Для ПВТР нет утвержденной унифицированной формы. 

Положение об обработке и защите персональных данных. Положение составляется в произвольной форме. Оно регулирует отношения, которые связаны с обработкой и защитой персональных данных работников. Сотрудников нужно ознакомить под подпись с документами работодателя, которые устанавливают порядок обработки персональных данных, то есть с этим положением (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Также, оператор обязан разработать Политику в отношении обработки персональных данных, которая должна быть опубликована или иным образом доступна неопределенному кругу лиц (п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ). Подробнее о том, что включить в Политику читайте в статье.

Положение об оплате труда и премировании. Этот ЛНА обязателен, если эти условия не закреплены в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Положение регламентирует системы оплаты труда на предприятии, подтверждает факт обоснованности выплат премий, доплат и надбавок или их факт их невыплаты. Форма документа свободная.

Документы по охране труда

Отдельно уточним про документы в области охраны труда и воинского учета. Единого перечня таких документов, которые должны быть на предприятии, также не существует, но из основного можно выделить:

• работодатель должен подготовить локальные нормативные акты, правила, стандарты и инструкции в области охраны труда (ч. 11 ст. 209 ТК РФ и абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ);
• также необходимо вести журналы инструктажей по охране труда: вводных, первичных, повторных, целевых, внеплановых;
• документы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) и прочие.

О том, как проходит СОУТ и как оформить отчет по ее итогам, рассказываем в статье.

Документы воинского учета

На предприятии должны быть документы, которые относятся к воинскому учету граждан, так как организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета — в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Перечень ЛНА может быть дополнен положениями о ненормированном рабочем дне, филиале или представительстве, об аттестации работников и прочими документами, если это необходимо работодателю.

Рекомендованные документы

Существуют кадровые документы, которые могут понадобиться организации для удобства ведения кадрового делопроизводства — рекомендованные. Среди них выделяем:

• Различные журналы учета, например: журнал учета выданных справок, журнал учета трудовых договоров и другие.
• Личная карточка работника по форме Т-2 или в иной утвержденной работодателем форме, ее применение необязательно. Личную карточку оформляют на всех работников и ведут в течение всего периода работы у данного работодателя.
  
• Коллективный договор — это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ), он необязательно должен быть в каждой организации. Для заключения договора представители работников и работодатель проводят переговоры, инициатором которых могут быть обе стороны.
• Должностные инструкции содержат информацию о требованиях к квалификации работника на определенной должности, его права и обязанности, полномочия и прочие данные. Их оформляют приложением к трудовому договору или отдельным документом.
• Личное дело. Каждый работодатель сам решает нужно ли вести личные дела сотрудников. В личных делах содержится вся информация о работнике, утвержденной формы у документа нет, как нет и точного списка документов, которые должны быть в личном деле.

Приведенный перечень не включает кадровые документы для бюджетных учреждений.

Какие кадровые документы нужны ИП

Индивидуальный предприниматель у которого трудятся наемные работники, считается полноценным работодателем. Поэтому он должен вести кадровый учет и оформлять необходимые документы, то есть составлять штатное расписание, вести табель учета рабочего времени, утверждать график отпусков и прочее. 

Наравне с кадровыми документами индивидуальный предприниматель должен иметь ЛНА: ПВТР, положение об оплате труда и премировании и другие. Если ИП относится к микропредприятием, он вправе пользоваться упрощенными способами ведения кадрового делопроизводства, о них расскажем ниже.

Кадровый учет для микропредприятий

Микропредприятия вправе вести кадровое делопроизводство в упрощенном порядке, это предусмотрено Федеральным законом от 03.07.2016 № 348-ФЗ. То есть частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, таких как ПВТР, положение об оплате труда и премировании и других. В этом случае все нормы включаются в трудовые договоры с работниками.

Тем не менее у микропредприятия должны быть:

• положение об обработке и защите персональных данных работников, так как микропредприятия тоже относятся к операторам персданных наравне с другими работодателями;
• ЛНА в области охраны труда;
• положения об аттестации, коммерческой или служебной тайне и другие документы, если это обусловлено спецификой работы предприятия.

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы должны храниться на предприятии в течение установленных сроков — они могут храниться как в бумажном архиве, так и в электронном виде. Подробнее о хранении кадровых документов в электронном виде рассказываем в статье. Сроки определены Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, который утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. 

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 125-ФЗ:

• если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
• если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Эти сроки не применяются к документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов или иными перечнями установлен другой срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 № 125-ФЗ).

Удобный и быстрый кадровый электронный документооборот для крупных организаций, микропредприятий и ИП в КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно