Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую должность

Перевод работника с одной должности на другую влечет за собой внесение существенных изменений и дополнений в трудовой договор. Работодатель и сотрудник составляют дополнительное соглашение и фиксируют новые договоренности. В материале расскажем, как правильно оформлять этот документ.

Когда требуется дополнительное соглашение

Допсоглашение к трудовому договору о переводе на другую должность нужно заключить, если работник в рамках компании переходит на другую позицию и у него изменяется трудовая функция. Например, он идет работать в другой отдел или департамент. Такое изменение считают внутренним переводом (ст 72 ТК РФ).

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как оформить перевод

Перевод работника внутри отдела или в иное структурное подразделение организации оформляют одинаково — вне зависимости от того, происходит повышение в должности или понижение. Для этого нужно выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Уведомите работника о намерении перевести его на новую позицию. Такая мера не предусмотрена ТК РФ, но мы рекомендуем оформить уведомление, так как согласие на перевод — обязательное условие, которое проверяет суд при возникновении трудового спора.

Шаг 2. Составьте допсоглашение к трудовому договору в двух экземплярах.

Шаг 3. Оформите приказ по образцу Т-5 или по собственной форме и укажите в нем новую должность сотрудника и дату начала его работы.

Шаг 4. Укажите информацию о переводе в трудовой книжке и предоставьте отчет по форме ЕФС-1 до 25 числа месяца, который следует за месяцем издания приказа.

Шаг 5. Внесите изменения в штатное расписание. Если позиции, на которую переводят сотрудника, ранее не было в компании, актуализируйте штатное расписание. Действуйте так же, если должность упраздняется или изменяются условия оплаты труда.

Уведомление, согласие, доп.соглашение, приказ, штатное расписание можно подписывать в электронном виде. Электронные кадровые документы особенно удобны для обмена с дистанционными сотрудниками и филиалами.

Оформляйте переводы сотрудников в КЭДО от Контур.Диадока. Уведомление, согласие, допсоглашение, приказ, штатное расписание за несколько минут.

Попробовать бесплатно

Перевод может быть постоянным или временным. Примером временного перевода может быть случай, когда сотрудник замещает коллегу, которая ушла в декрет, в отпуск, на больничный или отправилась в командировку.

• Чтобы оформить постоянный перевод, работодателю нужно выполнить все перечисленные выше шаги и издать соответствующий приказ. В нем указывают причину перевода — например, она может заключаться в повышении сотрудника в должности, структурных изменениях в компании или медицинских показаниях.

• В приказе о временном переводе указывают, что он действует на период отсутствия основного работника. Если речь идет о замещении вакантной должности, то срок перевода не может быть больше одного года.

Структура допсоглашения

Форма допсоглашения может быть любой — закон не устанавливает жестких требований. Вот такие пункты нужно предусмотреть в документе:

• дата, с которой он вступает в силу;

• дата вступления работника на новую должность;

• новые трудовые обязанности сотрудника;

• изменения в режиме работы, если они предполагаются;

• актуальные зарплатные условия, если работу на новой позиции будут оплачивать иначе;

• изменения в характере работы и условиях труда, гарантии и компенсации за работу в новых условиях;

• иные обстоятельства, которые в новой должности будут отличаться для сотрудника.

Вы можете использовать готовое дополнительное соглашение о переводе на другую должность — образец разработали эксперты Контур.КЭДО. Скачайте его и дополните реквизитами своей организации.

Скачать образец допсоглашения на перевод

Документы, которые необходимо изменить при переводе

В некоторых случаях при переводе на другую должность нужно принять дополнительные меры. Если на предприятии кадровая служба ведет личные карточки (форма № Т-2), то перевод фиксируют в разделе «Дополнительные сведения».

Что еще нужно знать

Не упускайте из виду следующие моменты, если вы проводите ротации внутри компании:

• Проведите обучение по охране труда работников, меняющих свою позицию в компании, в соответствии с Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (ст. 219 ТК РФ и п. 62 указанных Правил).

• Предоставьте сотруднику отпуск, который не был использован — перевод на это не влияет. Трудовое законодательство не предусматривает каких-либо ограничений в такой ситуации. Основанием для ежегодного отпуска и издания приказа является график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

• Учитывайте изменения в классе вредности, составе вредных или опасных факторов, а также периодичность медосмотров. Если эти параметры изменились или срок медосмотра истек, сотруднику необходимо пройти обследование заново (Письмо Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 февраля 2025 г. N 15-2/ООГ-348).

Срок подписания соглашения не регламентирован законом, но оптимально оформить его перед переходом на новую должность.

Исключения из общих правил

Мы рассмотрели порядок перевода по соглашению сторон. Но по закону человека можно перевести и без его согласия — если на предприятии произошла авария, несчастный случай, пожар или другая чрезвычайная ситуация. Такой перевод ограничен сроком в один месяц и оформляется приказом с указанием причины перевода. При этом запись в трудовой и сдача подраздела 1.1 ЕФС-1 не требуются. Зарплата меняется согласно новым обязанностям, но платить меньше среднего заработка компания не вправе (ст. 72.2 ТК РФ).

Риски неправильного оформления перевода

Если кадровик оформит перевод с ошибками, у организации возникнут проблемы: во-первых, может прийти с проверкой трудовая инспекция (ГИТ), а во-вторых, сотрудник может подать в суд, если будет не согласен с переводом. В этой ситуации кадровику придется срочно искать документы и доказывать, что все было сделано правильно. Если какой-то бумаги не окажется или в ней будет ошибка, это осложнит защиту интересов работодателя.

Кадровый электронный документооборот упрощает работу кадрового специалиста: готовые шаблоны документов помогают избежать ошибок в оформлении перевода. Все подписанные документы хранятся в электронном архиве, любой из них можно быстро найти для проверки или суда.

При оформлении перевода важно не только соблюсти все формальности, но и сократить время кадровика и сотрудника на подготовку и подписание документов. Особенно когда речь идет о дополнительных процедурах: обучении по охране труда, пересчете отпусков или организации медосмотров. Современные цифровые инструменты помогают кадровым специалистам автоматизировать эти рутинные процессы и избежать ошибок.

С КЭДО от Контур.Диадока вы сможете перевести в электронный вид самые частые кадровые документы и процессы, в том числе и перевод сотрудников

Попробовать бесплатно

Таким образом, сотрудника можно переводить на иную должность только тогда, когда обе стороны подписали допсоглашение к трудовому договору о переводе на другую работу. Без этого документа изменение должности невозможно и считается незаконным.