Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году: кто обязан применять и когда

Электронную транспортную накладную применяли добровольно с 2022 года, но уже с 1 сентября 2026 года цифровой формат стал обязательным для всех участников коммерческих грузоперевозок: перевозчиков и экспедиторов, а также их клиентов — отправителей и получателей грузов. Рассказываем, кто должен перейти на ЭТрН и что для этого нужно.

Анастасия Пучинина Эксперт по законодательству в команде сервиса Логистика от Контур.Диадока

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года в законодательстве закрепили добровольное использование ЭТрН.

Полезные статьи по теме

• Почему не стоит тянуть с переходом на ЭПД: позиция ФНС
• Участники грузоперевозок: кто это и как правильно указать их в ЭТрН
• Как заполнить ЭТрН при типовом сценарии перевозки и самовывозе

Переход на транспортный ЭДО создает преимущества для бизнеса. Например, ускорение бизнес-процессов, сокращение расходов на доставку и хранение документов. Но помимо этого, он упрощает процессы и отдельных подразделений компании:

• Руководитель получает полный контроль над логистическими операциями — электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени. Это повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов.
• Бухгалтерия экономит время на обработке первичных документов и сводит к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН легко интегрируются с учетными программами, в том числе с 1С, что упрощает подтверждение расходов на перевозку и вычеты по НДС.
• Диспетчер службы логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему буквально за минуты. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО — это существенно ускоряет бизнес-процессы доставки груза.
• При электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП — не нужно ждать курьера или водителя с бумажными бланками.

Передача данных ЭТрН идет по защищенным каналам через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД), что соответствует требованиям Минтранса и ФНС. Архив электронных перевозочных документов хранится в дата-центрах оператора ЭДО, доступ к нему контролируется — это безопаснее, чем хранение кип бумаг на складе.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок должны оформлять транспортную накладную в электронном формате. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.

Требование об обязательном оформлении в электронном формате с 1 сентября 2026 года касается и других перевозочных документов:

• Грузовые авианакладные и железнодорожные транспортные накладные.
• Заказы-заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
• Экспедиторские документы, а именно поручение экспедитору, складская и экспедиторская расписки.

Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе за исключением ограниченного списка конкретных случаев, установленных приказами Минтранса от 01.06.2026 № 262 и от 02.09.2026 № 391. 

Когда транспортную накладную можно оформлять на бумаге

Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции

Алкогольная и спиртосодержащая продукция — первые виды грузов, для перевозки которых запланировали переход на обязательный ЭДО. Минтранс вместе с Росалкогольтабакконтролем запустил пилотный проект еще в 2023 году.

Изначально предполагалось, что алкогольная отрасль перейдет на цифровой формат взаимодействия 1 июня 2024 года, но впоследствии сроки изменились:

• До 1 марта 2026 года бумажная товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждала легальность производства и оборота алкогольной продукции.
• С 1 марта 2026 года вступили в силу изменения в статью 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ, согласно которым бумажную ТТН заменили электронные документы (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ). Содержание и порядок использования таких электронных документов определяет постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944.

Согласно постановлению, оборот маркируемых товаров — пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра, спиртосодержащей непищевой продукции — должен сопровождаться электронным УПД. Его предоставляют в систему Честный знак. С 1 сентября 2026 года при перевозке этих видов товаров автомобильным транспортом УПД нужно предъявлять вместе с электронными перевозочными документами. Это может быть электронная транспортная накладная (ЭТрН) при перевозке наемным транспортом или электронный путевой лист (ЭПЛ) при использовании своего транспорта.

Для остальных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции нужно оформлять электронную заявку о фиксации информации в ЕГАИС.

Подробнее про изменения при перевозке алкоголя

До 1 марта 2027 года сохраняется переходный период, когда можно оформлять бумажную ТТН вместо электронного УПД или электронной заявки о фиксации информации. Это зафиксировано в статье 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Схемы обмена ЭТрН отличаются в зависимости от сценария перевозки: описали их в отдельной статье, а здесь приведем типовую схему.

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в сервисе выбранного оператора ИС ЭПД — в учетной системе или веб-версии. Он заполняет свою часть ЭТрН (титул) и подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Инструкция: как грузоотправителю создать и подписать ЭТрН в веб-версии

Сервис оператора автоматически передает ЭТрН в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и направляет перевозчику, который должен подписать свой титул на погрузке.

Подписание ЭТрН перевозчиком на погрузке может происходить по трем схемам:

• Если груз перевозит водитель-ИП, он сам подписывает документ со смартфона через мобильное приложение сертификатом Госключа или NFC-подписью.
• Если водитель работает в транспортной компании, он через приложение подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП), после чего уполномоченный представитель перевозчика подписывает электронную накладную сертификатом КЭП. 
• Если перевозчик доверяет водителю право подписи ЭТрН от имени организации, то водитель может сразу подписать документ сертификатом КЭП или НЭП физлица с использованием машиночитаемой доверенности.

Инструкция: как менеджеру перевозчика подписать ЭТрН в веб-версии
Инструкции: как водителю подписать ЭТрН в мобильном приложении 

ГИС ЭПД формирует QR-код. После подписания титула перевозчика на погрузке данные ЭТрН передаются в ГИС ЭПД. Система через сервис оператора ИС ЭПД направляет водителю в мобильное приложение QR-код, который предъявляют при проверках в пути вместо бумажного документа.

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел. Кладовщик может подтвердить прием груза ПЭП, а уполномоченный сотрудник далее подписывает ЭТрН сертификатом КЭП. Также возможен вариант, когда груз принимает сразу руководитель или сотрудник с правом подписи от имени организации — тогда предварительное подписание ПЭП не понадобится.

Инструкция: как кладовщику подписать ЭТрН в мобильном приложении
Инструкция: как получателю подписать ЭТрН в веб-версии

Перевозчик подписывает ЭТрН на выгрузке одним из трех вариантов, описанных выше, и завершает документооборот.

Всем участникам цепочки доступна единая версия ЭТрН в сервисе. Оригинал можно просмотреть и скачать сразу после завершения документооборота, что позволяет ускорить расчеты за перевозку.

ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Также система выдает уникальный идентификатор документа и хранит данные о перевозках. Участникам перевозки не нужно подключаться к ГИС ЭПД напрямую: взаимодействие с государственной системой происходит через сервис оператора ИС ЭПД.

Подробнее про ГИС ЭПД

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН — аналог бумажной транспортной накладной. Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

• дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
• штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия доставки груза и другие сведения.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Все титулы подписывают сертификатом КЭП или НЭП Госключа. Кто, на каком этапе подписывает раздел ЭТрН и какую информацию содержит титул, показываем в таблице:

Когда не нужно оформлять ЭТрН

Что нужно сделать для обмена перевозочными документами

Как подключиться к сервису Логистика от Контур.Диадока

Контур.Диадок — система ЭДО в Контуре, в которой можно отправлять юридически значимые документы контрагентам за несколько секунд. Отправители и получатели грузов с простыми сценариями перевозки и небольшим объемом перевозочных документов (примерно до 50 в месяц) могут работать с ЭПД непосредственно в Диадоке, если уже используют его для ЭДО.

Логистика — это специализированный сервис Диадока для транспортного ЭДО. В нем могут работать все участники логистических цепочек, включая экспедиторов и перевозчиков. В Логистике можно настроить документооборот и для сложных сценариев с массовым потоком ЭПД, и для компаний с небольшим количеством перевозок.

Сервис регулярно дорабатывают, чтобы он соответствовал актуальным нормативным требованиям. Эксперты Контура следят за актуальными изменениями в законодательстве, входят в рабочие группы по применению ЭТрН, участвовали в эксперименте Минтранса России. 

Если компания только получает грузы, ей достаточно зарегистрироваться в бесплатной веб-версии или мобильном приложении и купить сертификат КЭП, чтобы подписывать ЭТрН. Грузополучатели не платят за подписание своего титула.

Отправителям грузов, перевозчикам и экспедиторам понадобится пакет документов и сертификаты КЭП. Для работы с ЭТрН можно использовать веб-версию в браузере либо приобрести решение для интеграции ЭПД в 1С или свою учетную систему. Водителям транспортных компаний и индивидуальным предпринимателям, которые сами возят грузы, нужно установить бесплатное мобильное приложение «Контур.Диадок: Логистика».