Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году: кто обязан применять и когда

Сейчас электронная транспортная накладная применяется добровольно, но уже с 1 сентября 2026 года цифровой формат станет обязательным для всех участников грузоперевозок. Рассказываем, кто должен перейти на ЭТрН и что для этого нужно.

Анастасия Пучинина Эксперт по законодательству в команде сервиса Логистика от Контур.Диадока

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.

Полезные статьи по теме

• Участники грузоперевозок: кто это и как правильно указать их в ЭТрН
• Как заполнить ЭТрН при типовом сценарии перевозки и самовывозе
• Как экспедитору подготовиться к переходу на ЭТрН

Переход на транспортный ЭДО создает преимущества для бизнеса. Например, ускорение бизнес-процессов, сокращение расходов на доставку и хранение документов. Но помимо этого, он упрощает процессы и отдельных подразделений компании:

• Руководитель получает полный контроль над логистическими операциями — электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени. Это повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов.
• Бухгалтерия экономит время на обработке первичных документов и сводит к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН легко интегрируются с учетными программами, что упрощает подтверждение расходов на перевозку и вычеты по НДС.
• Диспетчер службы логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему буквально за минуты. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО — это существенно ускоряет бизнес-процессы доставки груза.
• При электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП — не нужно ждать курьера или водителя с бумажными бланками.

Передача данных ЭТрН идет по защищенным каналам через аккредитованных операторов ИС ЭПД, что соответствует требованиям Минтранса и ФНС. Архив электронных перевозочных документов хранится в дата-центрах оператора ЭДО, доступ к нему контролируется — это безопаснее, чем хранение кип бумаг на складе.

Расскажем, как перестроить процессы в компании и перейти на цифровой обмен документами

Получить консультацию

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.

Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:

• Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта.
• Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
• Экспедиторские документы. Например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка.

Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе за исключением ограниченного списка конкретных случаев.

Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции

Алкогольная и спиртосодержащая продукция — первые виды грузов, для перевозки которых запланировали переход на обязательный ЭДО. Минтранс вместе с Росалкогольтабакконтролем запустил пилотный проект еще в 2023 году.

Изначально предполагалось, что алкогольная отрасль перейдет на цифровой формат взаимодействия 1 июня 2024 года, но впоследствии сроки изменились.

Сейчас ситуация такая:

• До 1 марта 2026 года бумажная товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждает легальность производства и оборота алкогольной продукции.
• С 1 марта 2026 года в статье 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ предусмотрены изменения, согласно которым бумажную ТТН заменят электронные документы (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ). Содержание и порядок использования таких электронных документов определяет постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944.

Согласно постановлению, оборот маркируемых товаров — пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра, спиртосодержащей непищевой продукции — будет сопровождаться электронным УПД. Его предоставляют в систему Честный знак. С 1 сентября 2026 года при перевозке этих видов товаров автомобильным транспортом УПД нужно предъявлять вместе с электронными перевозочными документами. Это может быть электронная транспортная накладная (ЭТрН) или электронный путевой лист (ЭПЛ).

Для остальных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции нужно оформить электронную заявку о фиксации информации в ЕГАИС.

До 1 марта 2027 года сохраняется переходный период: пока можно оформлять бумажную ТТН вместо электронного УПД или электронной заявки о фиксации информации. Это зафиксировано в статье 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:

1. Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
2. Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
3. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
4. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
5. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
6. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
7. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса оператора ЭПД оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.

Реклама 16+

Оформляйте электронные транспортные накладные в сервисе Логистика от Контур.Диадока

Оставить заявку

ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Еще система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН — аналог бумажной транспортной накладной. Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подробности можно прочесть в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

• дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
• штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия доставки груза и другие сведения.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Кто, на каком этапе подписывает раздел ЭТрН и какую информацию содержит титул, показываем таблице:

Когда не нужно оформлять ЭТрН

Что нужно сделать для обмена перевозочным документом

Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.

Специалисты, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат электронной подписи физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ Контура. Использовать КЭП нужно вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) для подтверждения полномочий физлица.

Реклама 16+

Купите КЭП+ МЧД в УЦ Контура, чтобы сэкономить и быстро подписывать необходимые документы

Купить

Руководителям коммерческих организаций и ИП сертификат квалифицированной электронной подписи выдают только в удостоверяющем центре ФНС России. Чтобы получить его впервые, необходимо прийти лично. Действующую КЭП, выданную УЦ ФНС, можно продлить удаленно через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.

Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД.

Оператор будет обрабатывать и отправлять ЭТрН через свой сервис в ГИС ЭПД. Минтранс провел аккредитацию и сформировал специальный реестр таких операторов. Туда попадают организации, которые соответствуют требованиям ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Принцип работы в сервисах провайдеров зависит от интеграционного решения. Например, сервис Логистика от Контур.Диадока можно использовать через веб-интерфейс, внедрить в свою учетную систему через модуль 1С, SAP, API или Коннекторы.

Шаг 3. Приобрести технические средства.

Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО. Также необходим тариф с мобильным интернетом у провайдера сотовой связи.

Как подключиться к сервису Логистика от Контур.Диадока

Контур.Диадок — система ЭДО в Контуре, в которой можно отправлять юридически значимые документы контрагентам за несколько секунд. Через сервис Логистика участники перевозок могут обмениваться электронными перевозочными документами и экономить на бумаге.

В сервисе все стороны грузоперевозок могут пользоваться веб-интерфейсом и выбрать удобный сценарий подписания ЭТрН между складом и водителем. А еще при подключении появляется возможность хранить документы в бесплатном электронном архиве с круглосуточным доступом.

Эксперты Контура следят за актуальными изменениями в законодательстве, входят в рабочие группы по применению ЭТрН, участвовали в эксперименте Минтранса России.

Чтобы подключиться к сервису Логистика, нужно заполнить свои данные на сайте и отправить заявку. С вами свяжется менеджер и поможет выбрать тариф и подходящее  интеграционное решение. После оплаты счета специалисты помогут внедрить Логистику в вашу учетную систему. 

Реклама 16+

Работайте с электронными перевозочными документами в сервисе Логистика

Оставить заявку