Порядок обмена электронными документами меняется

1 октября 2025 года вступит в силу приказ Минфина о введении нового порядка обмена электронными документами. Эксперт Контур.Диадока разобрался в грядущих изменениях.

Обмен электронными документами ожидают существенные изменения. Проект приказа Минфина о введении нового порядка размещен на портале нормативных правовых актов.

В обновленном порядке обмена появятся универсальные сообщения (УС). С помощью таких сообщений участники ЭДО будут передавать информацию о получении счета-фактуры, необходимости исправления ошибок в документе или сообщать другие сведения, которые касаются электронных счетов-фактур. Универсальные сообщения придут на смену извещению о получении (ИоП) и уведомлению об уточнении (УоУ). В отличие от ИоП и УоУ универсальное сообщение не нужно подписывать сертификатом электронной подписи.

Универсальные сообщения — простые по структуре xml-файлы, формат которых будет утвержден ФНС. В формате УС будет предусмотрено:

• указание, к какому документу они относятся;
• идентификаторы ЭДО сторон обмена (кто отправляет и получает);
• код ответа и возможный комментарий к нему;
• контактные лица сторон обмена.

Чем УС отличается от ИоП и УоУ:

• для УС не предусмотрены подтверждение даты отправки электронного документа (ПДО) и подтверждение даты получения электронного документа (ПДП);
• представители бизнеса в перспективе смогут фиксировать в УС любые факты о документе, в перспективе — это заменит уточнение таких моментов в электронной почте, мессенджерах или других средствах связи;
• для УС будет создан классификатор кодов, который будет обозначать тот или иной ответ. Например, 1 999 — извещение о получении, 2 999 — уведомление об уточнении, 3 999 — отказ в подписи, 4 002 — дополнительная информация к электронному документу (файлу). В будущем возможно добавление и других кодов, исходя из потребностей бизнеса;
• при необходимости можно обмениваться неограниченным количеством УС.

Обновленная технология обмена электронными документами между операторами ЭДО выложена на сайте ФНС и направлена операторам. Она основана на порядке обмена счетами-фактурами и включает правила обмена другими документами, формируя единый стандарт взаимодействия. Регулятор строго контролирует соблюдение этой технологии операторами ЭДО.

Очередное изменение порядка электронного обмена документами принципиально отличается от других изменений. Так, при изменении формата УПД в переходный период могли одновременно действовать старый и новый форматы, то в этом случае — законодательно установленного переходного периода, в котором можно одновременно использовать оба порядка обмена, нет.

Однако операторы ЭДО при поддержке регулятора договорились о введении переходного периода: до 1 октября 2025 года к текущим извещениям и уведомлениям будут добавлять соответствующие им УС. В большинстве случаев обрабатываться будут только те ИоП и УоУ, для которых прописана соответствующая логика. Таким образом, текущая работа систем ЭДО не будет нарушена, а пользователи смогут подготовиться к переходу.

С 1 октября 2025 года, после вступления в силу изменений в ЭДО, ИоП и УоУ исчезнут из документооборота в сегменте В2В. На смену им придут УС.

Изменения в обмене затронут не только счета-фактуры и УПД, но и другие документы, включая неформализованные. В 2024 году Аналитический центр при Правительстве России совместно с органами исполнительной власти подготовил, а ФНС утвердила «Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций». Согласно этим рекомендациям обмен иными документами должен осуществляться в порядке, аналогичном порядку обмена счетами-фактурами, с учетом технологии обмена электронными документами между операторами ЭДО, размещенной на сайте ФНС.

Иван Вятчинов
Менеджер проектов Контур.Диадока

Это самое масштабное изменение порядка обмена документами в ЭДО сегмента B2B за последние 13 лет. Оно позволит упростить правила документооборота, вовлечь обмен информацией о событиях вокруг документов в сервисы операторов и облегчить вхождение малого бизнеса в ЭДО. Контур поддержит изменения в продуктах всего направления ЭДО в обозначенные регулятором сроки.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.