Курс на оптимизацию и эффективность

Выпуск № 25
Ирина Васильева 3 апреля 2015

В этой статье мы расскажем о том, как себя «чувствуют» российские компании в нынешних экономических условиях, а также поделимся некоторыми антикризисными советами для бизнеса и бухгалтерии.

А есть ли кризис?

Мы спросили у представителей российских компаний, какие антикризисные меры они принимают. Почти половина опрошенных экономят деньги компании, 17 % занимаются налоговым планированием, а 10 % ничего о кризисе еще не слышали (см. рис. 1).

— Мы пока никаких негативных изменений не ощущаем, — рассказывает Дина Сахалова, главный бухгалтер ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС». — Наоборот, сейчас для ИТ-компаний в России хорошее время, можно увеличить долю рынка ИТ-услуг. Наши западные конкуренты уходят из России, у нас есть возможность стать первыми или быть среди первых.

Михаил Попов подтверждает: система управления личными финансами EasyFinance.ru, основателем которой он является, активно развивается и в ближайшее время планирует выводить на рынок новые предложения. Но есть и такие отрасли, в которых ситуация иная.

— Последствия  текущих кризисных явлений в той или иной степени ощущают на себе все финансовые организации, — поясняет Дмитрий Мартынов, начальник отдела факторинга ОАО «ТрансКапиталБанк». — Российский банковский сектор переживает период заметных осложнений на рынке заимствования. В связи с удорожанием привлекаемых финансовых ресурсов стоимость кредитов для бизнеса и населения также возросла. Эта тенденция характерна для всего банковского сектора и может в первую очередь отразиться на деятельности компаний малого и среднего бизнеса. Поэтому мы стремимся применять индивидуальные подходы и вырабатывать оптимальные решения для дальнейшего развития наших клиентов.

Антикризисные меры

В нестабильных экономических условиях нередко происходит отток клиентов, снижаются продажи. Одновременно с этим некоторые компании вынуждены  поднимать цены на свои товары и услуги. Мы поинтересовались у бухгалтеров, планируют ли организации, в которых они работают, поднимать цены в ближайшее время (рис. 2). Оказалось, что 35 % из них уже повысили цены, еще 32 % только планируют, а 25 %, наоборот, проводят акции и делают скидки. Михаил Попов считает, что многие пока просчитывают свою рентабельность и решают, повышать или не повышать цены:

— Повышение цен будет, скорее всего, во втором квартале. Платежеспособные клиенты по-прежнему будут оплачивать необходимые товары и услуги. А те, кто не сможет платить, не смогут в любом случае. Мы не планируем повышать цены на текущие предложения, вместо этого добавим тарифные планы с новой функциональностью, которая соответствует запросам наших пользователей.

Повышение цен

«Пережить шторм» и остаться на плаву

В ближайшее время компаниям предстоит работать в постоянно меняющихся условиях, как негативных (рост цен, снижение продаж), так иногда и позитивных (освободившиеся ниши, возможность приобрести активы по выгодным ценам, налоговые льготы). Чтобы «пережить шторм» и остаться на плаву, необходимо постоянно контролировать ситуацию: анализировать доходы и расходы, просчитывать риски, отслеживать изменения в законодательстве.

И бухгалтерия для этих процессов имеет огромное значение. Далеко не во всех компаниях есть финансовые аналитики. Но даже если такие специалисты есть, они во многом опираются на данные бухучета. Так, в 2009 году около 80 % владельцев малого бизнеса отмечали, что во время кризиса чувствовали себя более уверенно, зная, что их сопровождают опытные бухгалтеры.

— В стратегии развития «ТрансКапиталБанка» финансовые службы играют одну из ключевых ролей, помогая сохранить норматив доходности банка и определить оптимальный объем вознаграждения за предоставляемые услуги, — рассказывает Дмитрий Мартынов.

Затраты нужно постоянно анализировать и оптимизировать

Михаил Попов, основатель системы управления личными финансами EasyFinance.ru:

— Закладывайте резервы для погашения крупных финансовых обязательств: кредитов, налогов и т д. Если в обычных условиях высока вероятность получения револьверного кредита и перекредитоваться можно буквально на один день, то в кризисные периоды банки могут перестать давать такие кредиты в любой момент.

Постоянно анализируйте динамику расходов: относительно прошлых периодов, относительно выручки, темпа роста или сокращения. Например, выручка упала на 50 %, а расходы только на 15 %. Значит, нужно пересмотреть расходы, от чего-то отказаться, чтобы прийти к тому же падению расходов:

  • Посмотрите, за счет чего можно снизить затраты на производство. Мы, например, перенесли часть производства в регионы, некоторые сотрудники уже работают с нами удаленно.
  • Отказывайтесь от трат, которые не приносят эффекта, например от вложений в неэффективные проекты.
  • Оптимизируйте штат и сокращайте неэффективных сотрудников. В частности, штат бухгалтерии не должен быть раздут. Часто это бывает из-за того, что процессы в компании недостаточно автоматизированы.
  • Оцените эффективность расходов на рекламу и продвижение. Отказывайтесь от неэффективных каналов.

Полезные советы

  • Отслеживайте изменения в федеральном и региональном законодательстве

Правительство готовит антикризисные поправки по налогам, взносам и проверкам. Как сообщает «РБК», Комитет Госдумы по экономической политике предлагает с 01.06.2015 снизить до 14 % общий тариф страховых взносов для небольших ком­паний (со штатом не более 250 человек и выручкой до 2 млрд рублей в год). Кроме того, регионам могут дать право снижать ставку налога по УСН для объекта «доходы» до 1 %. Возможно, будут введены налоговые каникулы для некоторых сфер малого бизнеса и другие меры поддержки (см. Распоряжение Правительства РФ от 27.01.2015 № 98-р).

  • Минимизируйте риски доначислений, пеней и штрафов по налогам и взносам

Проверяйте отчетность перед отправкой. Например, до отправки декларации по НДС эксперты рекомендуют сверять с контрагентами счета-фактуры, чтобы свести к минимуму количество требований ФНС после камеральной проверки (подробнее читайте в статье «НДС по-новому: сверяемся с контрагентами»). Отслеживайте корреспонденцию из контролирующих органов и  отвечайте в установленные сроки. Эксперты рекомендуют настроить в системе электронной отчетности, которой вы пользуетесь, уведомления о новых документах на электронную почту или по СМС.

  • Проверяйте контрагентов

Проявляйте должную осмотрительность и будьте готовы доказать это (например, у вас должна быть выписка из ЕГРИП и ЕГРЮЛ). В противном случае ФНС может признать вычет «входного» НДС неправомерным и обвинить компанию в получении необоснованной налоговой выгоды. И это не учитывая возможного прямого ущерба от сделки с неблагонадежной компанией.

  • Урегулируйте вопрос своевременной передачи в бухгалтерию первичной документации

Бывает, что сотрудники с большим опозданием сдают накладные, авансовые отчеты и т п. Это не позволяет эффективно выстроить работу бухгалтерии и нередко приводит к прямым финансовым потерям. Как сообщает Минтруд в письме от 18.12.2014 № 3251-61, таких сотрудников можно наказать соразмерно тяжести проступка: от замечания и выговора до лишения премии и увольнения. Для этого обязанности сотрудников сдавать документы и сроки необходимо прописать в локальных нормативных актах.

— Клиенты «ТрансКапиталБанка» в качестве основных приоритетов чаще всего выделяют скорость и затратность предоставляемых услуг, — считает Дмитрий Мартынов. — Нам удалось достичь значительных успехов в этом направлении за счет перехода на электронный документооборот. Используя платформу Диадок, банк существенно оптимизировал бизнес-процесс факторинга и сократил срок оформления сделки до одних суток. ЭДО предоставил банку возможность снять географические ограничения в расширении круга клиентов и существенно повысить качество их обслуживания. Сегодня клиенты ОАО «ТКБ» получают все преимущества оперативного сервиса.

Многие компании считают, что если у них относительно небольшой объем документооборота, то переходить на ЭДО (электронный документооборот) нет смысла. Это ошибочная позиция, так как ЭДО позволяет решить стратегически важные задачи бизнеса любого масштаба. Ведь считать эффективность от внедрения ЭДО нужно учитывая не только прямые затраты, но и влияние на бизнес-процессы в целом, например на возможность оперативного согласования и подписания документов, а также получения оплаты от контрагентов.

— В нашей компании с инициативой внедрения ЭДО выступила именно финансовая дирекция, — рассказывает Анастасия Чулкова, старший бухгалтер группы управления доходами ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС». — С 1 января 2015 года мы полностью перешли на ЭДО с нашим крупнейшим партнером ОАО «Мегафон». Раньше документы во все филиалы этого оператора отправлялись через секретариат — сначала сканы, а потом оригиналы. Сейчас сроки подписания существенно сократились, а статус документа сотрудники ОАО «Мегафон» могут узнать прямо в системе ЭДО. Мы планируем перевести на ЭДО всех клиентов и поставщиков  и интегрировать Диадок с нашей учетной системой. Рассчитываем за счет этого сократить трудозатраты сотрудников и ускорить получение оплаты от наших клиентов.

Электронный документооборот помогает выстроить бизнес-процессы эффективнее

Дина Сахалова, главный бухгалтер ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС»:

— Процесс работы с электронными юридически значимыми документами для нас очень удобен. Формируя проводки в учетной системе, мы сразу получаем электронные документы, которые отправляются клиентам через сервис Диадок.

Внутренний документооборот у нас в основном также электронный. Многие процессы в компании, как например оформление командировок, проходят электронное согласование: от получения и согласования заявки на командировку руководителем до оформления приказа, покупки билетов и выплаты командировочных.

Также у нас внедрено электронное согласование договоров. Это означает, что у сотрудников нет необходимости ходить по кабинетам для согласования, не надо перепечатывать документы, если необходимо внести изменения. Комментировать и вносить исправления можно прямо в системе согласования договоров.

Большая часть документов нашей компании хранится  в электронном виде. Часть из них в соответствии с законодательством мы храним и в бумажном виде. Осталась необходимость печатать итоговый договор, подписывать его «живой» подписью и хранить. Работать с документами из электронного архива очень удобно: их легко искать, не надо делать дополнительные копии.

Все это позволяет сократить расходы на бумагу, регистраторов, на помещение под бумажный архив и в целом сделать многие бизнес-процессы, в частности работу Финансовой дирекции нашей компании, гораздо эффективнее.

Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
83 просмотра
В избранное
Диадок
Диадок

Организовать электронный документооборот с контрагентами

Узнать больше
Бухгалтерия
Бухгалтерия

Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний

Узнать больше

Комментарии

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!
← К списку публикаций

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.