Замороженный капитал: где лежат деньги, которые не работают

Проблема управления запасами — реальная угроза для прибыли, оборотного капитала и удовлетворенности клиентов. В этой статье — практическая дорожная карта: как диагностировать проблемы, минимизировать замороженный капитал и внедрить «умные» процессы и технологии.

Почему запасы — это замороженный капитал

Опыт показывает, что дела с товарными остатками в российских компаниях часто обстоят не очень хорошо: их либо очень много, либо совсем нет. Оба варианта плохие, потому что запасы не просто должны быть, а должны быть контролируемыми.

Любые запасы — это замороженные деньги компании, которые не участвуют в обороте. А если их нет, то это создает другую проблему: клиенты стали менее терпимы к отсутствию товара и легко уходят к конкурентам.

Как избежать затоваривания склада и при этом не сорвать поставки?

Что влияет на рост складских остатков

Поведенческие и внешние факторы

В текущих экономических реалиях их накопление обусловлено желанием предпринимателей купить побольше сейчас (ведь завтра цены могут вырасти) или с введением нового пакета санкций сырье и вовсе может стать недоступным, логистическое плечо — увеличиться, а производство встать из-за несвоевременной поставки.

Внутренние операционные причины

Излишние запасы готовой продукции бывают связаны с тем, что руководители, даже при отсутствии продаж, чтобы работники не простаивали, не снижают темпы производства.

К причинам относятся неэффективные процессы закупок и планирования, избыточные минимальные заказы, отсутствие централизации данных и KPI, ориентированные не на деньги, а на «наличие на полке». Некоторые компании делают закупки «про запас» на основе интуиции, а не аналитики.

Недавно я был на одном предприятии, где готовой продукцией завалены не только склады, но и цеха, при этом товары приходят в негодность. На это больно смотреть, ведь сам продукт первоклассный.

Типичные ошибки при управлении запасами

Ниже типичные ошибки обращения с запасами, которые повторяются в компаниях разного уровня и масштаба. Но как правило, главная ошибка — отсутствие контроля этих запасов или их неправильный расчет.

Ошибка 1. Закупки на основе интуиции

Работа «на глаз», ручные excel-таблицы, устаревшие данные по спросу, отсутствие регулярной сверки с отделом продаж. В таких организациях решения о закупках принимаются преимущественно на основании интуиции. В отсутствие данных закупщики формируют объемы заказов, исходя из субъективного ощущения, а не из реальной картины продаж. Excel-таблицы в таких условиях живут своей жизнью: кто-то меняет формулу, кто-то забывает обновить лист, и в итоге бизнес опирается на некорректную картину.

Итог предсказуем: склад начинает копить неликвиды, а в момент пиковых продаж «вдруг» не хватает товара.

Ошибка 2. Переоценка точности прогнозов

Многие менеджеры убеждены, что один прогноз способен объяснить будущее. Они строят план на единственный сценарий, не учитывая возможные колебания спроса или внешние шоки. На практике прогноз всегда содержит погрешность, а рынок все чаще ведет не очень предсказуемо.

Компании, которые не закладывают разные сценарии — оптимистичный, реалистичный и стрессовый, чаще попадают в ловушку: если спрос проседает, на складе образуется лишний товар; если растет, продажи теряются из-за нехватки запасов.

Ошибка 3. Игнорирование скорости оборачиваемости

Для финансовой устойчивости важна скорость превращения запасов в деньги. Когда товар лежит на складе месяцами, он «замораживает» капитал. Если KPI менеджеров связан с наличием продукции на полке, а не скоростью ее оборачиваемости, то это приводит к накоплению больших партий медленно продающихся позиций.

Ошибка 4. Отсутствие единой версии данных

В компаниях, где каждый отдел использует собственные источники информации, решения неизбежно вступают в конфликт. Продажи видят спрос одним образом, логистика — другим, финансовый отдел — третьим. Это прямой путь к хаотичным закупкам, избыточным остаткам и спорным управленческим решениям.

Ошибка 5. Централизация принятия решений

Закупочные планы иногда утверждаются на уровне топ-менеджмента, который физически не успевает рассматривать все поступающие запросы оперативно. В условиях динамичного рынка задержка в принятии решения всего на пару недель может обернуться потерями выручки или складскими излишками.

Если нет регулярного процесса согласования закупок с продажами, маркетингом и производством, компания реагирует на рынок с опозданием.

Ошибка 6. Игнорирование стоимости хранения

Компании часто концентрируются на стоимости закупки и условиях поставки, гораздо реже считая издержки содержания запасов: аренду складов, логистику, страховку, налоги, устаревание товара и его потери от повреждения. Нередко эти дополнительные расходы многократно превышают прибыль от закупки товара со скидкой. В итоге то, что на бумаге выглядит выгодной сделкой, в реальности превращается в финансовые потери.

Стратегия: как двигаться к «нулевым остаткам»

Такой вопрос нам часто задают предприниматели. Здесь не совсем корректно говорить о том, что нужно стремиться к нулевым остаткам. Скорее нужно максимально минимизировать их под расчет потребления или будущей реализации.

В первую очередь нужно избегать истерии, свойственной многим производителям. Только трезвый анализ и расчет. Подсчет минимально необходимых остатков позволит оперативно восполнять запасы.

Вариант 1: рассчитать минимально необходимые остатки с помощью ABC / XYZ-анализа

Для контроля складских остатков удобно применять ABC/XYZ-анализ. Он оценивает влияние каждой позиции на денежный оборот.

Обычно небольшое количество товаров приносит основную часть выручки. Вспомним правило Парето: 20% усилий дают 80% результата. Это товары категории A.

B — продукты средней важности. C — наименее значимые, часто с низкой оборачиваемостью. Эта часть анализа позволяет бизнесу сфокусироваться на небольшом наборе позиций, которые делают основной вклад в выручку.

XYZ-анализ определяет стабильность спроса. Категория X — товары с предсказуемым спросом, для них легко планировать закупки. Y — позиции со средней волатильностью спроса, чаще подверженные сезонности. Z — товары с хаотичным спросом, который трудно прогнозировать: они требуют более осторожной стратегии закупок и часто ограничиваются минимальными партиями.

ABC/XYZ-анализ позволяет грамотно планировать запасы. Так, если товар относится к категории A/X, к нему применяются самые строгие правила контроля: частый мониторинг, точный план поставок, минимальный риск отсутствия на складе. Позиции категории C/Z требуют гибких и максимально автоматизированных подходов: небольшой запас, осторожные закупки.

Вариант 2: анализ заказов вручную или с помощью ИИ

Предсказать возможный дефицит товара можно заранее, проведя анализ заказов вручную, а лучше с помощью искусственного интеллекта. Практически всегда на основании ретроспективных данных реально выявить пиковые загрузки и быть заранее готовым к ним.

Сейчас для работы со складскими запасами часто используют искусственный интеллект и прогнозирование спроса.

Инструменты и технологии, которые работают

Роботизация складов

Х5 Retail Group использует ИИ при прогнозировании спроса и для автоматизации складов. Благодаря внедрению Warehouse Management Systems (WMS) процесс резервирования товара для комплектации на отгрузку происходит в три раза быстрее.

Роботизация складов уменьшает время обработки заказов, минимизирует возможные ошибки. В условиях кадрового дефицита такая автоматизация становится стратегическим преимуществом.

Блокчейн и облачные платформы

Блокчейн позволяет отслеживать путь товара от производителя до конечного клиента, фиксируя каждый его этап.

Облачные платформы создают единое информационное пространство для всех участников цепочки поставок. Они позволяют поставщикам, логистам, складам, производству и продажам работать в единой цифровой среде, видеть актуальные остатки, планировать отгрузки и корректировать прогнозы.

RFID-метки и IoT-датчики

Эти технологии помогают отслеживать товар в реальном времени. RFID дает возможность точно понимать, где находится на складе каждая единица продукции, ускорять инвентаризацию и снижать потери. IoT-датчики фиксируют температуру, влажность и другие параметры, что особенно важно для товаров с особыми условиями хранения. Любые отклонения сразу видны в системе, это помогает предотвратить порчу товара.

Первые результаты на пути к «умным остаткам» бывают видны уже через несколько месяцев работы. Оптимизация освобождает ресурсы, площади и деньги, которые можно направить на развитие компании и увеличение ее оборотов.

Часто задаваемые вопросы