Что сегодня предприниматель уже не может делать вручную

Раньше предприниматели могли вести учет в таблицах, хранить документы в папках и контролировать продажи вручную. Но бизнес стал сложнее: изменились требования законодательства, вырос объем отчетности, появилось больше обязательных требований, а цена ошибки увеличилась. Разберемся, какие процессы уже сложно контролировать без автоматизации и с чего начать переход на цифровые инструменты.

Какие процессы бизнесу сложно вести без автоматизации

На старте бизнеса многие процессы можно вести вручную: несколько клиентов, десяток документов и простая таблица с расходами не создают проблем. Но с ростом компании такой подход перестает работать. Вот какие задачи сложно контролировать вручную. 

Бухгалтерский и налоговый учет

Предприниматель мог вести доходы и расходы в Excel, собирать документы в папке и самостоятельно готовить данные для отчетности. Но сейчас налоговые правила регулярно меняются, а количество операций растет. Даже небольшой бизнес может работать с несколькими счетами, поставщиками и десятками документов в месяц.

Риски ручной работы:

• пропустить важный документ;
• неверно учесть доход или расход;
• ошибиться при расчете налогов;
• потратить много времени на подготовку отчетности.

Когда нужна автоматизация. Если вы регулярно тратите несколько дней на подготовку документов, не уверены в актуальности учета или передаете данные бухгалтеру вручную.

Реклама 16+

Бухгалтерский и налоговый учет, проверка контрагентов, электронный документооборот, нормативно-правовая база и многое другое в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Кадровый учет и документы сотрудников

Раньше, если в компании было несколько сотрудников, хватало папки с договорами и таблицы с отпусками. Но появились электронные кадровые документы, больше требований к хранению информации и оформлению кадровых операций. С этим сложно справиться без автоматизации.

Риски ручной работы:

• потерять документ;
• пропустить срок оформления;
• ошибиться в приказах или заявлениях;
• потратить время на поиск информации о сотрудниках.

Когда нужна автоматизация. Сотрудников становится больше, кадровые документы появляются регулярно, а их обработкой занимаются несколько сотрудников.

Реклама 16+

Удобный и быстрый кадровый электронный документооборот для крупных организаций, микропредприятий и ИП в КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Расчет зарплаты

Зарплату нескольким сотрудникам раньше можно было посчитать вручную. Сейчас нужно учитывать отпуска, больничные, налоги, выплаты, разные условия работы. Без автоматизации процессов можно допустить ошибку.

Риски ручной работы:

• неверно начислить зарплату;
• неправильно рассчитать выплаты;
• получить вопросы от сотрудников;
• потратить много времени на проверки.

Ручной расчет выплат сотрудникам обходится дорого. Он завязан на человеческом факторе, поэтому постоянно появляются финансовые ошибки: одним переплачивают, другим, наоборот, не доплачивают. В итоге сотрудники недовольны, качество работы на падает.

Никита Юсупов
Основатель клининговой компании CleanON

Когда нужна автоматизация. Расчет зарплаты занимает несколько часов каждый месяц или зависит от данных из разных таблиц.

Реклама 16+

Эльба поможет рассчитать зарплату, подготовит документы и отчёты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Складской учет и остатки

Небольшие компании могут отмечать продажи и закупки в таблице. Но это сложно делать, когда растет количество товаров, каналов продаж и операций. Остатки приходится синхронизировать между складом, магазином и маркетплейсами. Это осложняет процесс учета.

Риски ручной работы:

• продать товар, которого уже нет;
• заказать лишнее;
• потерять деньги из-за зависших остатков;
• не понять, какие товары приносят прибыль.

Когда нужна автоматизация. Если не можете быстро посмотреть, сколько товара осталось, что нужно заказать и какие позиции продаются лучше всего.

Реклама 16+

Сделайте работу склада эффективной

Передавайте складские документы онлайн с Диадоком

Подключиться

Работа с маркированными товарами

Совсем недавно предпринимателю достаточно было принять товар и продать его через кассу. Теперь для многих категорий товаров нужно работать с кодами маркировки, проверять их и передавать данные в систему «Честный знак».

Риски ручной работы:

• продать товар с ошибкой в маркировке;
• нарушить правила учета;
• получить штраф;
• столкнуться с блокировкой операций.

Когда нужна автоматизация. Бизнес работает с товарами, для которых обязательна маркировка.

Реклама 16+

Соблюдайте требования законодательства

Экосистема Контура предлагает решение, которое закроет все потребности по маркировке — оператор электронного документооборота Контур.Диадок и сервис Контур.Маркировка.

Оставить заявку

Кассы и чеки

Раньше небольшое количество продаж можно было контролировать вручную. Сейчас кассовые операции связаны с требованиями законодательства и передачей данных. Здесь не обойтись без автоматизации.

Риски ручной работы:

• ошибки в чеках;
• нарушение правил применения кассы;
• сложности при проверках.

Когда нужна автоматизация. Продаж много, работают несколько кассиров или несколько торговых точек.

Реклама 16+

Контур.Маркет — комплексное решение от кассы до учета и аналитики. Используйте эквайринг и СБП, вместе или по отдельности

Узнать больше

Документооборот с контрагентами

Счета, акты и договоры можно отправлять по почте и хранить в папках. Но тогда вы не сможете работать с компаниями, которые перешли на электронный обмен документами.

Риски ручной работы:

• потерять документ;
• долго искать нужный файл;
• задержать оплату;
• ошибиться при обработке документов.

Если одни и те же данные регулярно переносят между таблицей, CRM, складом и бухгалтерией, а основатель превращается в «маршрутизатор» задач, процесс уже пора автоматизировать.

Даниил Андреев
Основатель и CEO ECORN Agency

Когда нужна автоматизация. Документы приходят от нескольких поставщиков и клиентов каждый день.

Реклама 16+

Переходите на электронный документооборот и обменивайтесь документами с контрагентами онлайн в Диадоке

Подключиться

Обработка персональных данных

До недавнего времени контакты клиентов и сотрудников можно было просто хранить в таблице. Сейчас бизнес должен соблюдать требования к хранению и защите персональных данных.

Риски ручной работы:

• утечка информации;
• нарушение требований законодательства;
• штрафы.

Когда нужна автоматизация. Компания хранит данные большого количества клиентов или сотрудников и к информации имеют доступ несколько человек.

Продажи и работа с клиентской базой

Пока бизнес небольшой, предприниматели помнят всех постоянных клиентов и ведут свой список контактов. Когда клиентов становится больше, а продажи зависят от скорости обработки заявок, их сложно обрабатывать вручную.

Риски ручной работы:

• потерять заявку;
• забыть перезвонить клиенту;
• не увидеть повторные продажи;
• зависеть от одного менеджера, который хранит информацию у себя.

Дороже всего бизнесу обходится именно входящий поток. Заявка, зависшая на час без ответа, может стоить компании всей сделки. В одном проекте я собирал агента для разбора входящего потока заявок в лизинговой компании: обращения приходили в разных форматах — с сайта, из мессенджера, по почте, — и менеджер тратил львиную долю дня на сортировку вместо разговора с клиентом.

Тим Зинин
Управляющий партнер компании «Зинин, Штурбин и партнеры»

Когда нужна автоматизация. Заявки приходят из нескольких каналов или в продажах участвуют несколько сотрудников.

Реклама 16+

Собирайте точную клиентскую базу, чтобы получать больше целевых действий. Используйте для этого более 70 критериев поиска в Контур.Компасе. Чем точнее база, тем выше конверсия в оплату.

Попробовать бесплатно

Что все еще можно вести вручную

Автоматизация нужна не каждому процессу. Для микробизнеса ручной учет может быть нормальным решением, если:

• операций мало;
• данные не меняются каждый день;
• ошибка не приводит к серьезным последствиям;
• процесс занимает несколько минут, а не несколько часов.

Например, предприниматель может вручную вести список идей для развития, планировать небольшие задачи или контролировать несколько постоянных расходов.

Если процесс занимает мало времени, редко меняется и не создает существенных рисков, автоматизировать его необязательно.

Спокойно можно вести руками единичные согласования, нестандартные сделки и вообще все, где решение принимает человек, а объем измеряется единицами в неделю. Пока цифра держится в этих пределах, настройка и обслуживание системы обойдутся дороже сэкономленного времени. Порог наступает, когда однотипных случаев набирается заметно больше — тогда время на настройку окупается быстро.

Тим Зинин
Управляющий партнер компании «Зинин, Штурбин и партнеры»

Во сколько обходится ручная работа

Ручной учет кажется бесплатным, но предприниматель все равно за него платит — временем сотрудников, ошибками и упущенными продажами. Стоимость можно посчитать на своих данных.

Потерянное время. Если сотрудник тратит на ручной учет 10 часов в месяц, а его час обходится бизнесу в 500 рублей, только эта работа стоит 5 000 рублей в месяц или 60 000 рублей в год. Посчитайте так все регулярные ручные операции.

Ошибки сотрудников. К стоимости ошибки относится не только ее исправление. Нужно учитывать время на поиск причины, повторную обработку документов, возвраты и другие последствия. Если на одну ошибку уходит два часа работы сотрудника с оплатой 500 рублей в час, она стоит бизнесу минимум 1 000 рублей — еще до учета возможных потерь.

Штрафы и финансовые потери. Здесь расходы могут быть намного выше стоимости автоматизации: штраф, пени, переплата налогов, повторная отправка документов или другие затраты. Поэтому процессы, где ошибка может привести к финансовым последствиям, обычно стоит автоматизировать в первую очередь.

Потерянные клиенты. Если из-за ручной обработки менеджер пропустил одну заявку в неделю, посчитайте среднюю прибыль с такого клиента. Например, при прибыли 5 000 рублей с заказа четыре пропущенные заявки в месяц — это 20 000 рублей недополученной прибыли.

Самые большие потери возникают не там, где сотрудник медленно выполняет операцию, а там, где бизнес забывает данные, договоренности и клиентов.

Например, заявка пришла в мессенджер, менеджер прочитал ее между встречами и не ответил. В отчетах такой клиент даже не появится — бизнес не увидит потерянную выручку.

Дмитрий Мирошников
Генеральный директор «Симедика РУ»

Ограничение роста. Если для обработки 50 заказов требуется 20 часов ручной работы в месяц, при росте до 500 заказов понадобится уже около 200 часов — если процесс не изменится. В какой-то момент бизнесу придется либо увеличивать штат, либо автоматизировать процесс.

Простой ориентир: сравните стоимость ручной работы с затратами на автоматизацию. Если процесс каждый месяц забирает много времени, приводит к ошибкам или ограничивает рост бизнеса, его стоит автоматизировать.

Чек-лист: как понять, что пора автоматизировать процесс

• Процесс занимает слишком много времени.

• Одни и те же данные приходится вводить несколько раз.

• Ошибки повторяются.
• Стало больше требований со стороны государства или партнеров.
• Информацию сложно быстро найти.
• Только один человек знает, как работает процесс.
• Бизнес не может быстро получить нужные данные для принятия решений.

Если хотя бы несколько пунктов подходят, процесс стоит автоматизировать.

С чего начать автоматизацию

Не переводите сразу весь бизнес на новые системы. Двигайтесь поэтапно.

Шаг 1. Начните с процессов, которые забирают больше всего времени. Сначала автоматизируйте задачи, которые повторяются каждый день.

Какие ручные задачи забирают много времени 

Шаг 2. Правильно расставьте приоритеты. В первую очередь автоматизируйте задачи, где ошибка может привести к штрафам, финансовым потерям или проблемам с клиентами.

Например, автоматизировать расчет зарплаты и учет документов важнее, чем внутренний план задач команды. Ошибка в начислении сотруднику или потерянный договор может стоить бизнесу денег, а список задач в небольшой компании пока можно вести вручную.

Как определить, какие процессы важнее автоматизировать

Шаг 3. Посчитайте экономику. Убедитесь, что затраты на автоматизацию оправданы.

До запуска посчитайте полную стоимость решения: оплату сервиса, внедрение, интеграцию, обучение сотрудников и последующую поддержку. Затем определите, сколько времени и денег оно позволит сэкономить, поможет ли сократить число ошибок, быстрее обслуживать клиентов или увеличить продажи.

Если инструмент обходится дороже, чем сможет принести бизнесу — стоит пересмотреть решение. Возможно, подойдет более простой сервис, частичная автоматизация или передача задачи на аутсорсинг. Для небольшой компании технология должна решать конкретную проблему и окупаться, а не становиться еще одной статьей расходов.

Ирина Рожкова
Директор сервиса бронирования туров «Слетать.ру»

Как оценить, окупится ли автоматизация 

Шаг 4. Оцените результат. После внедрения проверьте:

• Сколько времени удалось сэкономить: например, если подготовка отчетов занимала два дня, а теперь несколько часов — автоматизация уже дает эффект.
• Стало ли меньше ошибок: сравните количество исправлений, возвратов документов или повторных проверок до и после внедрения.
• Быстрее ли сотрудники выполняют задачи: сократилось ли время обработки заказов, документов или обращений клиентов;
• Проще ли получать нужные данные: информация о продажах, расходах или остатках должна быть доступна без поиска по нескольким таблицам и файлам.

Главный показатель эффективной автоматизации — не сам факт внедрения нового сервиса, а то, что бизнес стал тратить меньше времени на рутину и быстрее работать.