Как справиться со страхом делегирования

Есть множество инструкций о том, как правильно делегировать задачи. В статьях из интернета расписано, какие шаги нужно предпринять и какими принципами руководствоваться, чтобы перепоручить часть своих полномочий и выделить время для решения более сложных и комплексных вопросов. Однако некоторым руководителям мешает не отсутствие знаний, а банальные страхи.

Разберемся, на чем могут быть основаны страхи и как с ними бороться.

Согласно результатам опроса «Мегаплан», 67,1% руководителей российских компаний малого и среднего бизнеса уверены, что умеют делегировать свои полномочия. Однако наравне с этим 41,3% опасаются перепоручать задачи, так как считают, что работники могут с ними не справиться. Подобные страхи приводят к тому, что руководители тратят свое время на менее приоритетные в плане развития бизнеса направления. Чтобы выйти из этого замкнутого круга, нужно ответить себе на несколько вопросов.

«На чем мне действительно нужно фокусироваться?»

Первое, что нужно сделать — понять, на какие именно задачи, в случае идеального расклада событий, должно уходить рабочее время. Проанализируйте, результаты какой работы оказывают максимальное влияние на функционирование и развитие бизнеса. Для большинства руководителей задачи, которые требуют их непосредственного участия, связаны с планированием, разработкой и корректированием стратегии компании или проекта, выходом на новых бизнес-партнеров, общее координирование работы команды и т.д.

Сформулируйте все свои полномочия: не только задачи, на которые у вас уходит рабочее время, но и те, к которым по тем или иным причинам не получается полноценно приступить. Затем пронумеруйте каждый пункт цифрами от 1 до 8. Причем градация должна быть не по степени приоритетности (нужно выполнять прямо здесь и сейчас), а, скорее, по уровню сложности. После этого пункты нужно разделить на три большие группы.

Задачи первого и второго уровня сложности — это, как правило, именно те полномочия, которые вы можете делегировать прямо сейчас. Рабочие вопросы третьего уровня в зависимости от особенностей бизнеса могут входить как в первую группу, так и во вторую — полномочия, перед делегированием которых нужно дополнительно обучить сотрудников. К этому блоку также относятся задачи четвертого и пятого уровней.

На шестом, седьмом и восьмом уровнях, как правило, находятся задачи, которые требуют обязательной вовлеченности руководителя. Их делегировать не получится, по крайней мере на данном этапе. Хотя с развитием бизнеса возможны изменения. По этой причине мы рекомендуем периодически актуализировать свой список задач и их ранжирование подобным образом.

«Чего именно я боюсь?»

Второй этап — конкретизация причин страха. Вы должны определить для себя, что именно вас беспокоит и какие сомнения препятствуют делегированию. Составьте подробный список. Вот примеры причин, которые встречаются чаще всего:

• задача не будет выполнена вовремя;
• работа не будет сделана должным образом;
• я чувствую, что теряю контроль;
• нет подходящего человека, которому можно перепоручить задачу;
• если работник сделает что-то не так, придется все переделывать самому, а это лишняя трата времени.

Выписывать причины стоит, опираясь на список ваших полномочий, который вы составили ранее. Причем эффективнее всего проанализировать каждую из задач, которую вы могли бы перепоручить — так вы сможете выделить все причины, связанные со страхом делегирования, и приступить к ответу на следующий вопрос.

«Можно ли снизить возможные риски?»

Как только вы составите подробный список причин, по которым вы боитесь делегировать полномочия, попробуйте понять, что можно сделать в той или иной ситуации. За счет чего возможно минимизировать потенциальный риск? Например, вы считаете, что задача не будет выполнена вовремя. Быть может, это связано с тем, что вы хотели бы перепоручить выполнение работы сотруднику, который для этого не подходит? Или члену команды потребуется на ее выполнение больше времени именно на этапе включения, а срок уже поджимает? Если задача повторяющаяся, попробуйте в следующий раз отвести на ее выполнение больше времени, чтобы можно было ее передать заблаговременно.

Помимо этого, можно достаточно оперативно создать систему отслеживания каждой задачи — для этого есть множество различных как бесплатных, так и платных программ и приложений. Специальный график с привязкой к календарю можно сделать в Notion, Google Таблицах или даже Excel. Внедрите в компанию или ваш проект практику ежедневных или еженедельных отчетов — это поможет справиться с ощущением потери контроля.

Следование такой системе минимизации рисков при делегировании позволит избавиться от страхов. А значит, вы сможете инвестировать свое время в то, что действительно важно для роста бизнеса.