Организация корпоративной документации: юридические аспекты и лучшие практики

От грамотно составленной документации зависит немало — качество отношений с поставщиками, клиентами и партнерами, рациональность распределения ресурсов, скорость протекания бизнес-процессов. Но есть и другая, не менее важная составляющая успеха любого бизнеса — организация внутренней документации для обеспечения нормальной деятельности компании и регулирования внутрикорпоративных отношений.

Попробуем разобраться, зачем компании нужны внутренние документы, какое место они занимают в системе корпоративного права, как организовать эффективный документооборот на предприятии в целом.

Документооборот на предприятии: каким правилам подчиняется

Документы неизменно подтверждают и осуществляют сопровождение любой организационной, производственной и социальной деятельности юридического лица. Процесс выстраивания их движения — от формирования до уничтожения или отправки в архив — именуется документооборотом. Если четкой системы документооборота не существует, то не будет грамотно организована документация, в том числе корпоративная. Поэтому при ведении всех процессов, имеющих отношение к делопроизводству, следует придерживаться определенных правил.

Непрерывность документооборота. В первую очередь необходимо добиться четкости маршрутизации и непрерывности документооборота: бумаги должны быстро, беспрепятственно и равномерно проходить в требуемых направлениях.

Регламентация работы с документами. Все этапы работы с документами должны быть регламентированы.

Четкое движение документов. Маршруты движения бумаг должны быть не только четкими, но и хорошо продуманными, чтобы исключить дублирование как действий сотрудников, так и самих документов.

Наилучшим образом обеспечить соблюдение этих правил, а также значительно сэкономить денежные средства предприятия поможет внедрение автоматизированных систем электронного документооборота.

Реклама 16+

Попробуйте ЭДО для быстрого обмена электронными юридически значимыми документами. Получайте бесплатно, отправляйте за несколько секунд, сокращайте расходы на доставку.

Подключиться

Место корпоративной документации в структуре документооборота

Базовая схема документооборота на предприятии выстраивается из трех категорий документов:

• входящие бумаги, поступающие в компанию по внешним каналам связи;
• исходящие документы, формируемые на предприятии и отправляемые внешним адресатам;
• внутренняя (корпоративная) документация, преимущественно создаваемая для регулирования внутрикорпоративных отношений.

В число документов локального пользования входят нормативные, организационно-распорядительные и иные бумаги, а схема корпоративного документооборота предполагает организацию вертикального и горизонтального направлений. Документопотоки, принадлежащие первому из них, отвечают за движение бумаг между разноуровневыми структурными отделами компании, перемещение управленческих команд сверху вниз и т.д. В свою очередь прохождение документов среди подразделений одного и того же организационного уровня происходит в соответствии с горизонтальным направлением документооборота.

Важно отметить, что сами основы документооборота корпорации также закрепляются внутрикорпоративными нормативными актами и положениями — например, локальной инструкцией по делопроизводству.

Основные формы и особенности организации корпоративной документации

Формы локального корпоративного регулирования представляют собой довольно большое разнообразие. Это и учредительные документы, и хозяйственные договоры, и разного рода инструкции, приказы и положения. Все эти документы наделены общеобязательной силой для самого предприятия и его участников, однако, согласно действующему законодательству, их создание носит лишь рекомендательный характер.

Впрочем, существуют и исключения — например, компании никак нельзя обойтись без учредительных документов, ведь они одновременно принадлежат к организационно-правовым нормативным актам, без которых невозможна сама регистрация бизнеса. Более того, согласно п. 5 ст. 52 ГК РФ содержание внутренних документов, созданных для самоорганизации и саморегулирования отношений внутри компании, не должно противоречить содержанию учредительной документации.

Практики применения корпоративной документации

Корпоративное законодательство — структура достаточно молодая и пребывает на этапе коррекции и совершенствования. Довольно сложной является и правовая категория «источник корпоративного права», включение внутрикорпоративных документов в которую сопряжено с определенными спорами и противоречиями. Например, в ст. 3 ГК РФ нет явного указания на то, что корпоративная документация принадлежит к источникам гражданского права, но при этом утверждение, что корпоративные отношения регулируются внутренними документами, как раз это и подтверждает.

Множество практикующих юристов склоняются к тому, что наличие корпоративной документации весьма желательно — именно потому, что с ее помощью регулирование внутрикорпоративных отношений может осуществляться не просто на законодательном, но и на локальном уровне.

Несмотря на то, что по юридической силе они уступают учредительным документам и законодательным актам и не вправе вступать с ними в противоречия, существует немало примеров, когда именно корпоративные бумаги рассматриваются судами в качестве первичных источников регулирования корпоративных споров.

Как мы видим, системе организации корпоративной документации в свете локального регулирования есть куда расти и развиваться. И потенциал здесь видится довольно серьезным, особенно если в ближайшем будущем внутренние документы будут признаны в качестве легального источника корпоративного права. Благодаря таким позитивным переменам в корпоративном законодательстве система формирования локальных документов продолжит уверенными шагами двигаться к совершенству.