Подключение к ЭДО

Оформить КЭП Выбрать оператора ЭДО Выбрать способ работы в системе ЭДО Оформить документы и обучить сотрудников Подключить контрагентов

Оформить КЭП

Для ЭДО с контрагентами понадобится квалифицированная электронная подпись. Это самый защищенный вид электронной подписи (ЭП). Ей можно подписывать договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты и другие документы. Электронные документы, подписанные КЭП, юридически значимы без заключения дополнительных соглашений с контрагентами.

Для руководителя или ИП

Директора фирм и предприниматели получают сертификаты ЭП в ФНС или у ее доверенных лиц. Руководитель использует КЭП самостоятельно и только на одном компьютере. Скопировать ее для сотрудников нельзя, для них выпускают отдельные подписи.

Получить сертификат в налоговой можно и с помощью Контура. Поможем оформить КЭП директора, настроим компьютер, установим сертификат ЭП.

Заказать КЭП

Для сотрудников

Для каждого сотрудника, который подписывает документы, выпускают КЭП физлица. Подпись оформляют в аккредитованном удостоверяющем центре.

ЭП физлица не содержит данных об организации, где работает сотрудник. Чтобы подтвердить его полномочия, нужно использовать машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как ее выпустить, рассказываем в статье.

Заказать КЭП

Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — организация, которая обеспечивает обмен электронными документами. Работа через официального оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов. Критерии выбора оператора:

Надежность

Доверять стоит провайдеру, который входит в реестр ФНС, относится к системо-образующим предприятиям, представлен на рынке ЭДО более 10 лет.

Клиентская поддержка

Удобно, когда с экспертами можно связаться в любое время суток и по разным каналам, включая онлайн-чат, почту, мессенджеры и телефон.

Понятный интерфейс

Чем легче разобраться в работе сервиса, тем быстрее сотрудники его освоят. Узнать больше о сервисе можно, посмотрев обучающие видео или подключив тестовый ящик.

Количество подключенных компаний

Изучите, сколько компаний уже работают в сервисе, почитайте их отзывы и проверьте, кто из ваших контрагентов уже зарегистрирован.

Функциональность сервиса

Определите свой запрос при подключении ЭДО и выбирайте сервис, который отвечает ему. Например, вам нужна интеграция с учетной системой или настройка маршрутизации.

Роуминг с другими операторами

С роумингом неважно, работает контрагент в этом же сервисе ЭДО или другом, вы сможете отправлять друг другу электронные документы.

Чтобы выбрать оператора, можно опираться на рейтинг ФНС.
СКБ Контур занял в нем первое место

Подключиться

Выберите способ подключения к ЭДО,
подходящий вашей организации

Веб-версия

Нужен только выход в интернет, работает через браузер и не требует установки специальных программ.

Интеграция

После настройки интеграции с учетной системой, например, 1С или другой, сотрудники продолжат работать в привычном интерфейсе.

Оформить локальные нормативные
акты и обучить сотрудников

Оператор ЭДО — организация, которая обеспечивает обмен электронными документами. Работа через официального оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов. Критерии выбора оператора:

Документы при переходе на ЭДО

При переходе на ЭДО нужно подготовить два внутренних документа:

Приказ

Положение об электронном документообороте

Адаптация сотрудников к изменениям

Чтобы сотрудники быстрее адаптировались к изменениям, можно провести обучение и составить регламент с основными правилами работы через ЭДО. Для составления регламента скачайте образец

Перевод в систему ЭДО бухгалтерских документов

Если вы переводите в систему ЭДО бухгалтерские документы, необходимо внести изменения в учетную политику организации.

Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, отправьте приглашение в сервисе. Если нет, предложите перейти на ЭДО:

Email-рассылка или обзвон

Расскажите, что это и зачем нужно в официальном письме от имени компании, массовой рассылке или по телефону.

Пункт об ЭДО в договоре

Добавьте в договор с партнером пункт об ЭДО или заключите с ним дополнительное соглашение.

Информация на сайте

Проинформируйте контрагентов на своем сайте.

Как пригласить контрагентов в Диадоке

Инструкцию, как найти контрагента в сервисе ЭДО и отправить ему приглашение, можно найти в статье.

Для подключения ЭДО не нужно отправлять оператору пакет документов и подписывать что-то на бумаге. Чтобы начать работать в Контур.Диадоке, достаточно зарегистрироваться в сервисе и принять условия лицензионного договора. Это делается в электронном виде, когда вы первый раз войдете в систему.

Квалифицированная электронная подпись понадобится и для полноценной работы в сервисе. Выше мы писали, что директор получает ее в ФНС, а сотрудники — в аккредитованных удостоверяющих центрах. Список размещен на сайте Минцифры.

Документы для получения КЭП:

Паспорт
Свидетельство или уведомление о постановке на налоговый учет
СНИЛС

Иногда в удостоверяющем центре могут запросить дополнительные документы, лучше уточнить это заранее. В УЦ Контура помогут выпустить КЭП директору и оформят КЭП на сотрудника. Найдите ближайший офис в вашем городе:

Чтобы начать работать с оператором ЭДО, нужно направить ему запрос на подключение. На основе заявления оператор сообщит в ФНС, что его клиент перешел на ЭДО.

В Диадоке заявление формируется автоматически при первой попытке отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно только подтвердить отправку заявления.