Оптимизация документооборота в организации

Обмен документами с клиентами и партнерами напрямую влияет на эффективность работы компании. Оптимизация документооборота позволяет ускорить бизнес-процессы и сделать ведение документации более прозрачным. В статье расскажем, как выстроить документооборот на практике. 

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком

Попробовать

Зачем нужна оптимизация документооборота

Правильное ведение документооборота — залог эффективной работы организации. От того, насколько быстро компания обменивается документами, зависят ее показатели в бизнесе. Долгая сортировка бумаг по папкам, сложные маршруты подписания и хаос в бухгалтерии — всего этого можно избежать, если оптимизировать документооборот.

Один из способов оптимизации — переход на электронный документооборот (ЭДО). При ЭДО производится обмен файлами, а не бумажными носителями. Файл заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) и юридически равен своему бумажному аналогу. КЭП подтверждает личность подписавшего и гарантирует отсутствие изменений в исходном файле. 

Однако переход на обмен электронными документами не решит всех проблем, если маршруты их перемещения будут такими же, как при бумажном документообороте. 

Разберем, какие ошибки с оптимизацией возникают чаще всего.

• Сложно выстроены бизнес-процессы: в обмен документами включено множество неэффективных элементов и операций, маршруты согласования дублируют друг друга, а сотрудники не знают, как взаимодействовать между подразделениями.
• Не вся работа переведена в электронный вид: какая-то часть процессов так и остается в бумажном виде. Из-за этого на сотрудников ложится двойная нагрузка.
• Нет регламента согласования: не продумано, кто из сотрудников может использовать КЭП, и не выстроены сценарии согласования.
• Контрагенты не готовы к переходу на ЭДО: из-за этого останавливаются процессы и снижается эффективность работы с партнерами. 
• Сотрудники не готовы к изменениям: переход на ЭДО оказывается формальностью, что приводит к ошибкам и замедлению работы.  

Большую часть этих проблем можно решить, если вести документооборот через сервис ЭДО, например Контур.Диадок. С помощью Диадока можно оптимизировать ЭДО и провести интеграцию с любой учетной системой. 

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Плюсы документооборота без бумаги  

Главное, что отличает электронный документооборот — способ передачи и хранения информации. Для ЭДО не требуются физические носители, поскольку все документы хранятся в цифровой среде. 

Основные плюсы ЭДО:

Безопасность и надежное хранение. У каждого электронного документа в Диадоке существует резервная копия. Это позволяет исключить человеческий фактор: документы не могут потеряться или повредиться. 

Ускорение бизнес-процессов. Все операции происходят мгновенно: больше не нужно ждать курьера или выяснять, дошел ли документ по почте. Пакет можно подписать за пару кликов.

Простота и удобство. Работать с сервисом ЭДО не сложнее, чем с электронной почтой. А на все вопросы можно получить комментарий от техподдержки.

Прозрачность. Можно легко увидеть, от кого пришел документ, кто его подписал, а кто задерживает подписание. Действия всех участников документооборота хранятся в отдельном протоколе. 

Сокращение издержек. Можно сэкономить на бумаге, печати и доставке. В среднем с ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение — бесплатное (исключения указаны в основном прайс-листе).

Экономия времени. Вместо того, чтобы упаковывать документы в конверты, передавать курьеру и отслеживать, дошло ли письмо, сотрудники компании смогут освободить время для более серьезных задач.

Среднее время почтовой доставки: 2–4 дня. Если отправлять документы каждый месяц, то за год получится 36 дней. Итого: больше месяца уходит на ожидание. Также в среднем на пересылку пакета документов тратится 40–50 рублей, что составляет большую статью расходов в компании. Если вы хотите сравнить расходы на бумажный и электронный документооборот для вашей компании, то воспользуйтесь калькулятором экономии с Диадоком. Укажите количество пакетов в месяц, а также среднюю цену доставки, и калькулятор подсчитает, сколько вы сэкономите на отправке. 

Если вы нашли недостатки в привычной схеме ведения документооборота, то перейти на ЭДО можно за несколько шагов: 

1. Выберите оператора ЭДО. Он должен входить в реестр ФНС, обеспечивать безопасность обмена, поддерживать роуминг и быть популярным у контрагентов. Важно, чтобы оператор, который предоставляет сервис ЭДО, помогал клиенту в освоении системы и отвечал на все возникающие вопросы.
2. Организуйте работу внутри компании. Проанализируйте свой документооборот. Оцените действующие сценарии, пересмотрите маршруты согласования, уберите лишние элементы. 
3. Пропишите правила использования ЭДО. Укажите ответственных специалистов в учетной политике компании. Должен быть разграничен круг лиц, использующих КЭП, а также прописаны регламенты согласования документов.
4. Выберите техническое решение. Так, система ЭДО Контур.Диадок представлена в виде веб-версии, модуля для 1С и интеграционных решений для других учетных систем. 
5. Проинформируйте своих контрагентов. Для начала обмена отправьте приглашения в сервисе. Если контрагенты подключены к другому оператору, подключите роуминговое соединение.

Более подробно о том, как внедрить электронный документооборот в своей компании, читайте в нашей статье.

С Диадоком обмен документов станет простым и прозрачным. Мы покажем, как с ним работать, и ответим на все вопросы

Подключиться

Оптимизация документооборота с помощью Диадока

Диадок — это сервис оператора ЭДО СКБ Контур. Он помогает упростить и ускорить документооборот, перевести все процедуры в цифровой вид и уйти от использования бумаги. Клиенты Диадока подписывают документы с помощью квалифицированной электронной подписи и обмениваются ими онлайн. 

Пользоваться Диадоком несложно: его веб-версия схожа с электронной почтой и будет понятна каждому, кто умеет отправлять электронные письма. Весь процесс работы состоит из четырех основных действий: получение документа, его согласование, подписание и отправка. Рассмотрим, как Диадок помогает оптимизировать процесс в каждом случае.

Получение и распределение

Все новые документы появляются в папке «Входящие». Непросмотренные выделены полужирным шрифтом. О новых документах уведомления будут поступать на почту, если вы отметили этот пункт в персональных настройках. Чтобы обработать документ, его нужно открыть и выбрать соответствующее действие либо поставить галочки напротив нескольких документов и массово подписать, согласовать или отказать в подписи. Также в Диадоке можно настраивать поступление документов в конкретные подразделения. 

Создание и отправка

У Диадока есть встроенный редактор. С его помощью можно создавать акты, счета-фактуры, УПД и накладные. Документы также получится загрузить с компьютера. Отображение печатной формы электронного документа можно настроить по шаблону вашей организации. Например, добавить логотип компании или штрихкод. 

Согласование

Диадок позволяет легко согласовывать входящие и исходящие документы. Это быстрее, чем при работе на бумаге. При этом процесс можно автоматизировать при большом объеме документов и согласующих с помощью функциональности маршрутов. В таком случае документы автоматически перемещаются между сотрудниками — они будут получать уведомления. На каждом шаге можно ограничить время на обработку документа. 

Подписание

Для подписания в Диадоке используется КЭП. Подписывать документы можно массово и по одному. Также есть возможность подписать документ сразу несколькими КЭП. В этом случае контрагент увидит в протоколе все электронные подписи.

Диадок можно интегрировать с учетной системой компании. Тогда основные действия с документами сотрудники будут выполнять в привычном интерфейсе, без переключения между вкладками. Сервис предлагает решения:

Модуль для 1С — готовое решение от Диадока. В нем доступны получение, отправка, подписание внешних и внутренних документов. Перенос сведений из электронных документов в 1С происходит автоматически.

Диадок.Коннектор — облачное решение для интеграции с учетной системой компании.

API Диадока — набор готовых инструментов для создания собственного интеграционного решения.

С Диадоком компании упрощают бизнес-процессы, быстрее обрабатывают потоки документов и экономят на печати. Все это позволяет освободить время сотрудников для первостепенных задач. 

Если у вас остались вопросы по оптимизации документооборота, вы всегда можете воспользоваться помощью экспертов. Они проконсультируют вас и помогут выстроить процессы.  

Сделаем сложные процессы проще и поможем сэкономить. Подключайтесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Оставить заявку