Как свести риски при работе на удаленке к нулю

В связи с пандемией многие компании были вынуждены экстренно переводить бизнес-процессы на удаленный режим. Неудивительно, что из-за этого возникло много проблем и с обеспечением сохранности корпоративных данных, и с эффективностью персонала.  

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Недавнее исследование аналитического центра НАФИ показало, что только 20 % компаний, которые переводили персонал на удаленку, готовы сохранить такой формат для части персонала после снятия всех ограничений. Большинство предпринимателей (82 %) отмечают снижение эффективности при работе из дома.

В этой статье мы собрали наиболее очевидные риски, с которыми столкнулись компании, и показали, какие решения помогают их минимизировать.  

Риск 1. Замедление документооборота

Несмотря на сложившиеся экономические условия, многие предприниматели продолжили работать и искать новые возможности для развития бизнеса.

Сложнее всего пришлось тем, кто не успел до пандемии перейти на электронный документооборот (ЭДО). Эти компании оказались в новой реальности, когда возможность работы с бумагой стала ограниченной, а иногда и вовсе невозможной.  

Во многих компаниях бухгалтерия не имела доступа к необходимому архиву документов. Ответственные лица не смогли оперативно подписывать документы.

Крупный бизнес, в частности торговые сети, настаивают на том, чтобы работа с поставщиками осуществлялась через ЭДО. Во-первых, это оправдано ростом объема документооборота. Во-вторых, необходимостью эти объемы где-то хранить, а в случае с бумажными документами сделать это на удаленке проблематично.

По словам Владимира Порохонько, руководителя проекта Контур.Страхование, для поставщиков переход на ЭДО имеет критическое значение. При увеличении объемов происходят большие задержки в подписании документов. Это в свою очередь становится причиной задержки оплат от торговых сетей. При использовании ЭДО сети могут удаленно обрабатывать документы и закрывать сделки в день поставки.

По сути, ЭДО — это обмен электронными юридически значимыми документами по интернету. Процесс подписания документов в этом случае сводится к тому, что у каждого из бизнес-партнеров оказывается двусторонний подписанный экземпляр документов. Это результат их совместной работы.

По мнению Владимира Порохонько, результат складывается из двух составляющих:

1. затраты по времени на подписание документов;
2. стоимость этих усилий.  

Влияя на каждую переменную, можно «корректировать» результат.

Обычно при переходе на ЭДО компании преследуют такие цели:

• экономия ресурсов (траты на бумагу, краску для печати, обслуживание принтера, курьерскую и почтовую службу, электричество, аренду помещения для хранения документов и др.);
• оптимизация работы бухгалтерии.
• дополнительные выгоды от скорости получения денежных средств.

Попробуйте работу с электронными документами

Отправляйте и принимайте электронные акты мгновенно в Диадоке

Подключиться

Риск 2. Отсутствие у сотрудников электронных подписей

Очевидно, что для полноценного взаимодействия работодателя с удаленным сотрудником необходимы электронные подписи.

Если взаимодействие дистанционного работника и работодателя осуществляется путем обмена электронными документами, то обе стороны обязаны иметь усиленные квалифицированные электронные подписи (гл. 49.1 ТК РФ). В этом случае с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, дистанционный работник знакомится через ЭДО. Факт ознакомления он подтверждает, направляя электронное уведомление.

Трудовой договор с работником можно заключить и лично, но в процессе работы могут возникать определенные сложности — например, когда нужно будет оперативно подписывать документы.

Еще больше вопросов возникает, как без ЭДО и электронной подписи работать удаленно бухгалтеру, чья работа в принципе связана с большим количеством документов.

Удостоверяющий центр

Получить сертификат электронной подписи физлица для любых задач

Если у вас уже есть сертификат электронной подписи от Удостоверяющего центра Контура, но его срок истекает, то вы можете обновить его удаленно — без курьеров и посещения офиса УЦ. Подробнее о том, как продлить сертификат ЭП онлайн.

Риск 3. Заключение с дистанционным сотрудником стандартного трудового договора  

Некоторые работодатели не прописывают дистанционный формат работы в трудовом договоре, предпочитая договариваться об этом с сотрудником устно. В результате возникают риски, которые перетекают в конфликты. Например, у работодателя могут возникнуть обоснованные вопросы об эффективности работы. А сотрудник, в свою очередь, может настаивать на доплате переработок.

Чтобы избежать конфликтов и лишних вопросов, нужно все детали прописывать в трудовом договоре. А именно указать:

• вид работы — дистанционный;
• режим рабочего времени и времени отдыха (устанавливается дистанционным работником по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором);
• способ связи работодателя с работником (телефон, электронная почта или Skype);
• порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием, ПО, средствами защиты информации;
• порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
• порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему или арендованного им оборудования, ПО и т.д.

В приказе о приеме на работу дистанционного работника в строке «Условия приема на работу, характер работы» следует указать «дистанционная работа».

Формируйте личную карточку, приказ о приеме на работу и увольнении, предоставлении отпуска

Попробовать

Сейчас на рассмотрении в Госдуме находится законопроект, который вносит изменения в Трудовой кодекс в части регулирования дистанционной и удаленной работы. Когда его примут, у работодателей появится еще больше ясности в вопросе заключения трудовых договоров с сотрудниками-удаленщиками.

Риск 4. Пренебрежение информационной безопасностью

В офисе сисадмины стараются защищать корпоративные сети и устройства от утечек. Когда сотрудники работают из дома, риск утечки конфиденциальной информации возрастает.

Поэтому компаниям, отправляющим работников на удаленку, стоит заранее позаботиться о безопасности.

Что можно сделать: 

• Установить на компьютеры сотрудников антивирусник.
• Следить за тем, чтобы сотрудники обновляли программы и ОС (новые версии выходят без уязвимостей, которые используют злоумышленники).
• Напоминать сотрудникам о том, чтобы они не оставляли компьютер без присмотра. Отходя от него, сотрудники должны блокировать экран.
• Просить сотрудников использовать в качестве средств связи только корпоративную почту и согласованный набор сервисов.

Сейчас, например, большой популярностью пользуется Zoom, а к нему возникает много вопросов у специалистов по информационной безопасности.

Предупредите сотрудников о том, чтобы они не делились важными файлами на Google Диске. Если доступ к такому файлу есть у всех, кому сотрудник кидает ссылку, то он может индексироваться поисковиками и рано или поздно обнаружится посторонним человеком в результате поиска. Иногда именно по этой причине в интернете неожиданно «всплывают» различные корпоративные политики.   

• Научить сотрудников подозрительно относиться ко всем посторонним письмам, которые приходят на корпоративную почту. Иногда они содержат вредоносные ссылки.

Продумайте защиту персональных данных, конфиденциальной информации, обеспечьте непрерывность бизнеса.

Узнать больше

Риск 5. Снижение продуктивности и ослабление корпоративной культуры

При удаленной работе сложно контролировать эффективность сотрудников. При этом важно установить контрольные точки: например, устраивать планерки по определенным дням, продумать систему отчетности.

Сейчас для компаний наступило непростое время, когда приходится многое пересматривать в работе с персоналом и размышлять о том, как укрепить рабочие отношения на расстоянии.

В офисе проще и поддерживать коммуникации, и мотивировать сотрудников. Удаленка заставила придумывать новые форматы корпоративной жизни. Например, есть компании, которые устраивают онлайн-квартирники, виртуальные занятия фитнесом и сеансы медитации.