Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов — СКБ Контур

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

2 сентября 2020 3 Мнение

Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.

Лилия Саетгалиева

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

  • четкое понимание того, как работает компания;
  • стандартизацию процессов;
  • повышение качества работ и управляемости бизнеса;
  • возможность осознанно улучшать деятельность компании;
  • уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
  • возможность найма более дешевого персонала;
  • повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

  • делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
  • предусматривать лишние и неэффективные шаги;
  • создавать проблемы на стыке людей и процессов,
  • сильно вовлекать руководство в процессы;
  • осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
  • оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан. 

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории: 

  1. Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

  2. Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.  

  3. Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

  4. Процессы совершенствования.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

  • отображать только нормальный ход процесса;
  • не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
  • удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

pulse

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

Отчет о прибылях и убытках (пример)

Статья Период 1 Период 2

 

Сумма, млн руб.

Доля в продажах, %

Сумма, млн руб.

Доля в продажах, %

Выручка

150

310

Себестоимость

105

225

Валовая прибыль

45

30

85

27

Коммерческие
расходы

12

25

Прибыль от продаж

33

22

60

19

Административные
расходы

10

15

Проценты

5

Прибыль

23

14

40

12


По отчету видно, что выручка и прибыль возросли. Однако рентабельность по чистой прибыли снизилась с 14 % до 12 %. Какие-то процессы стали функционировать хуже. Но какие именно, мы не знаем.

Сделаем следующие шаги, чтобы разбить управленческую отчетность на бизнес-процессы.

1. Разобьем на детали такие статьи управленческой отчетности, как выручка, себестоимость и коммерческие расходы.

Детализация статей отчета о прибылях и убытках

Статья в отчете
о прибылях и убытках
Код процесса Процесс

Выручка

П1

Продажа

П1.1

Скидка покупателю

Себестоимость

П2

Закупка

П3

Доставка и хранение

П4

Переменная электроэнергия

П5

Амортизация

П6

Зарплата производственного
персонала

Коммерческие расходы

П7

Маркетинг и реклама

П8

Бонусы менеджерам по продажам

П9

Административные расходы

П10

Проценты по кредиту

 

2. Проанализируем отчет о прибылях и убытках с детализацией бизнес-процессов (скачать подробную таблицу).

Выручку необходимо было увеличить в два раза, но при этом рентабельность упала на 2 %. Скидка была предоставлена на 3% ниже. Расходы на маркетинг и рекламу увеличились на 5 %, также возросли расходы на приобретение сырья и материалов. Все это и привело к снижению рентабельности. Также нехватка денег привела к необходимости кредитования.

3. Скорректируем планы.

В нашем случае генеральный директор на основании отчета предыдущего периода поставил следующие задачи:

  • повысить выручку на 25 %;
  • снизить бюджет на рекламу до 3 %;
  • снизить затраты на закупку.

4. Назначим ответственного за каждый бизнес-процесс.

В таблице в отдельном столбце указаны ответственные. И можно увидеть, кто отвечает за увеличение или снижение работы того или иного бизнес-процесса.

Таким образом, с помощью такой оптимизации мы можем улучшить показатели деятельности.

Лилия Саетгалиева, бизнес-тренер, специалист по антикризисному анализу, владелец онлайн-школы антикризисного анализа Capitalis

Пульс
Принимайте управленческие решения на основе цифр. Покажем, куда уходят деньги
Узнать больше
Лилия Саетгалиева
Пульс
Принимайте управленческие решения на основе цифр. Покажем, куда уходят деньги
Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
3 комментария
Т
Татьяна 22 апреля
Спасибо! Нашла еще интересную информацию по бизнес-процессам вот здесь: https://leprime.ru/organizacziya-biznes-proczessov-v-kompanii-kak-ih-opisat-naladit-i-vnedrit/
Т
Татьяна 14 мая
Большое спасибо! Нашла еще интересную информацию по бизнес-процессам вот здесь: https://leprime.ru/category/prozessy/
С
Не соглашусь с тем, что оптимальное количество шагов в модели процесса «5-12, лучше 7». Шагов должно быть столько, сколько необходимо для корректного выполнения процесса. То есть даже «человек с улицы», глядя на описание должен выполнить все шаги и процесса и получить тот результат, ради которого БП затевался. Это может быть далеко не 12 шагов, а все 25. И это будет нормально! Тем более ниже вы сами утверждаете, что «процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия».
Такое количество процессов, 7, оптимально в случае построение карты верхнего уровня. Вот здесь: https://deep-vision.one/knowledge/nachinaem-upravlyat-processami-kak-sozdat-kartu-osnovnyx-biznes-processov/ автор подробно рассказывает о том, как это сделать. Более того, он подчеркивает, что даже в самой большой компании с огромным количеством бизнес-процессов их не может быть более 21 - 25. А собственно основных процессов не может быть более 5-7.