Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Недавно в предпринимательском сообществе разразился скандал: налоговая служба усиленно проверяет спецрежимников. Какие риски это несет для бизнеса, и как избежать налоговых доначислений?
Статистика налоговых проверок
Согласно последним данным, предоставленным ФНС, наблюдается значительное изменение в подходе к проведению налоговых проверок. В 2023 году количество выездных налоговых проверок составило 4 958, что на 47% меньше по сравнению с 2022 годом, когда было проведено 9 388 проверок. Но не стоит радоваться. Уменьшение количества проверок ведет лишь к высвобождению ресурсов для более качественного осуществления оставшихся мероприятий налогового контроля.
Более того, результативность проверок остается на высоком уровне — не менее 84,7%. Это означает, что почти каждая назначенная проверка приводит к доначислениям. Средняя сумма доначислений на одну результативную проверку в 2023 году составила 67 млн руб.
Новый виток налогового контроля
В последние годы НДС отходит на второй план — все возможные лазейки перекрыты, введены многочисленные выездные проверки. На первый план выходят спецрежимники — они стали объектом пристального внимания ФНС. В зоне риска — УСН, обналичивание денежных средств через займы, подотчетные средства, самозанятые и ИП с сотрудниками и без.
Распространенные заблуждения
Одно из самых распространенных заблуждений среди предпринимателей на УСН «доходы» — отсутствие необходимости вести учет и правильно оформлять документы. Часто владельцы бизнеса считают, что если расходы не списываются для целей налогообложения, то можно не утруждать себя документами. Но это далеко не так.
Как это происходит на практике
Принято считать, что самыми триггерными операциями для налоговых органов считаются подотчет, самозанятые, ИП подрядчики с сотрудниками и без, расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и командировочные. При этом документы без цели использования их для налогового учета в расходы учитывать забывают или не делают этого умышленно. Это, например, аренда транспортных средств, путевые листы и документы, подтверждающие авто в собственности, авансовые отчеты с чеками, акты с самозанятыми, чеки от самозанятых, договоры с самозанятыми.
Запомните: налоговые органы в любом случае интересуются расходными операциями и их обоснованностью в рамках деятельности компании. А именно — необходим ли бизнесу данный вид расходов, так как для организаций прибыль — это не собственные деньги учредителя, это доход компании, и станет она собственностью учредителя только после принятия решения о дивидендах, при выплате которых удерживается НДФЛ.
Налоговые проверки и их последствия
ФНС проверяет подотчетные средства даже при УСН «доходы». Если у вас нет авансовых отчетов и документов, подтверждающих покупки для целей деятельности компании, то данные перечисления будут считаться доходом подотчетника, в лучшем случае вам доначислят НДФЛ, в худшем добавят и взносы.
Командировочные расходы
Командировочные расходы и расходы на съем жилых помещений также вызывают заинтересованность у налоговых органов. Часто количество сотрудников не соответствует количеству найма жилого помещения. Это вызывает вопросы, даже если при УСН «доходы» такие расходы не учитываются для целей налогообложения, но если они не подтверждены и/или экономически не обоснованы, то учитываются для исчисления доходов физических лиц.
Судебная практика
В 2023 году количество судебных споров, связанных с налоговыми проверками, увеличилось на 15% по сравнению с предыдущим годом. Более того, около 30% всех налоговых проверок были направлены на малый бизнес, из которых 75% касались соблюдения требований УСН и использования подотчетных средств.
Судебная практика показывает, что налоговые органы активно добиваются своей правоты. Более половины дел в 2023 году были решены в пользу налоговых органов. 2024 год только продолжает тенденцию. Например, Постановление Арбитражного суда Хабаровского края от 23.05.2022 по делу № А73-4898/202 (Определение ВС от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414).
Налоговая служба решила нанести визит частной охранной организации и провела выездную проверку. Оказалось, что за два года на подотчет четырем сотрудникам, включая генерального директора, его заместителя и двух представителей руководства, был выдан 31 млн руб. Интересно, что документы, подтверждающие приобретение товаров или их использование, загадочным образом испарились.
Организация заявила, что компьютер сгорел из-за грозы, а подвал, где хранились бумажные документы, затопило. Но вот незадача — факт затопления никто не подтвердил, а документы, подтверждающие это, могли быть подделаны.
Кроме того, организация утверждала, что все средства были потрачены на хозяйственные нужды. Но предоставить внятные ответы и документы на контрагентов она так и не смогла. Транспортные средства, на которые якобы тратились деньги на ГСМ, даже не были зарегистрированы. А деньги, перечисленные на личные карты сотрудников, снимались наличными и не оставили никаких следов, подтверждающих их использование для нужд фирмы.
Суды оказались непреклонны: не поверили в оправдания организации и оставили в силе доначисления налогов, штрафов и пеней, решив, что деньги в подотчете использовались как зарплата, с которой не удерживались налоги. В общем, сказка о потерянных документах не сработала.
Суд признал, что ООО неправомерно использовал подотчетные средства и нарушил требования УСН, что привело к занижению налоговой базы.
Основные ошибки и как их избежать
Проблемы могут возникнуть в связи с неправильным оформлением документации, подтверждающей расходы.
Неправильное оформление подотчетных средств
Часто предприниматели неправильно оформляют подотчетные средства, что и приводит к вопросам со стороны налоговых органов. Возьмите в привычку системно вести все необходимые документы и дополнения к ним, а также обосновывать расходы, даже если они не списываются для целей налогообложения.
Обратите внимание на то, что все чеки должны быть читаемы и с перечислением приобретенных товаров (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792 по делу № А66-6506/2019).
Недостаточное документирование командировочных расходов
Все командировочные расходы должны быть подтверждены. Возьмите за правило периодически проверять, что все командировки документально оформлены. Отсутствие подтверждающих документов, как и любых других, может привести к доначислению налогов.
Использование ГСМ без надлежащей документации
Расходы на ГСМ должны быть подтверждены путевыми листами и договорами аренды транспортных средств или выплатой компенсаций за использование личного авто (дополнительно необходимо подтверждать собственность у сотрудника, и это нормируемые расходы, с 2024 года без налогов можно перечислить компенсацию за использование личного авто для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 2 400 руб., для авто с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см — 3 000 руб.). Воспринимайте это как дополнительный способ подстраховки «на всякий случай», если у налоговой возникнут вопросы.
Дополнительные меры
Использование электронного документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) поможет не только упорядочить документы, но и сделать их доступными для проверок в любой момент.
Попробуйте работу с электронными документами
Отправляйте и принимайте электронные акты мгновенно в Диадоке
Регулярные внутренние аудиты. Проводите проверки внутри компании, чтобы заранее выявлять и устранять возможные проблемы. На старте это может казаться лишней тратой времени, но поверьте, отсутствие таких аудитов в перспективе и рушит бизнес.
Обучение штата. Ориентируясь на статистику, можно смело говорить о том, что правила меняются постоянно. Регулярно повышайте квалификацию свою и сотрудников. Создавайте чек-листы для подтверждения той или иной операции для целей налогообложения.
Пример чек-листа
Списание ГСМ сотрудника, использующего личное авто:
- ПТС — подтверждаем собственность (необходимо обосновать выплату компенсации для использования личного авто);
- формируем документ, обосновывающий необходимость использования авто, например, разъездной характер работы;
- оформляем путевой лист;
- прикладываем чек или иной документ, подтверждающий факт приобретения ГСМ.
Консультируйтесь с профессионалами. Если сомневаетесь, обратитесь за консультацией к юристу или налоговому консультанту по своему направлению. Один раз научиться правильно оформлять документы дешевле, чем платить за уже совершенные ошибки.
При получении требований налоговых органов не торопитесь предоставлять весь запрашиваемый объем документов, ведь не всегда требования законны.
Воспринимайте получение требований от налоговых органов как звоночек и призыв к действию, что документы по этим операциям необходимо перепроверить, а потом уже, возможно, предоставить в налоговую.
