Какие документы можно и нельзя подписывать в КЭДО

Все больше российских компаний используют возможности кадрового электронного документооборота (КЭДО). КЭДО упрощает подписание документов для всех: кадровиков, бухгалтеров, сотрудников, руководителей. Но есть несколько кадровых документов, которые закон требует дублировать на бумаге.

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот — это обмен документами с сотрудниками полностью онлайн без дублирования на бумаге. (ст. 22.1 ТК РФ).

Если в компании внедрен КЭДО, сотрудникам не нужно приезжать в офис для подписания заявлений и приказов, кадровики отслеживают статусы подписания документов напрямую из своей учетной системы, а руководители предприятий контролируют внутренние процессы из своего личного кабинета в сервисе.

КЭДО помогает быстро трудоустроить новых сотрудников и наладить точный обмен документами между бухгалтерией и кадрами. С его помощью компании экономят на бумаге и доставке и избегают риски получения штрафов за нарушения сроков. КЭДО особенно полезен в компаниях с филиалами, дистанционщиками и вахтовиками.

Кадровый электронный документооборот регулируют:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1 — 22.3).
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». 

Отдельные аспекты КЭДО определяют приказы, распоряжения, постановления Правительства РФ и профильных госведомств. Так, Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н ввел обязательные форматы для кадровых электронных документов, а Федеральный закон от 24.07.2023 № 381-ФЗ предоставил возможность составлять отчет о специальной оценке условий труда (СОУТ) в электронном виде.

Какие кадровые документы можно подписывать в КЭДО

Компания вправе перевести в «цифру» значительную часть кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ): 

• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к нему;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ученический договор;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• договор о полной материальной ответственности. 

Работник может подписать в сервисе: 

• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• заявление об отзыве заявления об увольнении;
• ознакомление с ЛНА и уведомлениями работодателя;
• заявления, уведомления и сообщения работодателю;
• заявление о выдаче копий документов, связанных с работой. 

В КЭДО оформляют и другие важные документы: 

• уведомление о сокращении;
• извещение о начале отпуска и ознакомление с ним;
• график отпусков; 
• приказ о командировке; 
• табели учета рабочего времени;
• согласие работника о работе в выходной день, на привлечение к сверхурочной работе; на работу в ночное время и другие. 

Исчерпывающий список, какие документы нельзя подписывать в КЭДО, установлен ст. 22.1 ТК РФ:

— акт о несчастном случае на производстве;

— приказ (или распоряжение) об увольнении работника;

— документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.

— трудовая книжка.

Важно понимать, что эти документы можно вести в электронном виде, например, в сервисе КЭДО от Контур.Диадока, но обязательно иметь подписанные экземпляры на бумаге.

Виды подписей в КЭДО

Электронные подписи (ЭП) наделяют юридической силой электронные документы. Они бывают трех видов и у каждого из них свои особенности:

Простая электронная подпись (ПЭП). Она требует дополнительного соглашения между сторонами о признании, проверке ее подлинности, процедуре идентификации подписанта. Используют ее для подписания служебных записок, графика работы и другой базовой рабочей документации.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в документ после подписания не вносили правки. Такой подписью сотрудник законно подпишет онлайн любой внутренний документ. НЭП можно выпустить непосредственно в сервисе КЭДО от Контур.Диадока без обращения к Госуслугам с подтверждением личности через кадровика. Или воспользоваться приложением «Госключ».

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Наиболее надежный вид подписи, для которой используют сертифицированные средства криптозащиты. КЭП нужна бухгалтерам, кадровым сотрудникам и руководителям. Работодатель подписывает КЭП трудовые договоры, дополнительные соглашения с работниками, приказ о применении дисциплинарного взыскания, ученический договор, уведомление об изменении сторонами условий трудового договора. 

Как организовать КЭДО в компании

Внедрение КЭДО в организации — это поэтапный процесс. Стоит четко соблюсти процедуру, чтобы использование в организации сервиса КЭДО было законным.

Этап 1 — Разработайте и утвердите локальный нормативный акт (ЛНА) о КЭДО. Это может быть, например, положение о КЭДО. Этот ЛНА регламентирует порядок ведения кадрового электронного документооборота в компании. В том числе он включает перечень документов, виды подписей, права и обязанности сторон.

Этап 2 — Выберите систему КЭДО. Компании вправе использовать готовое решение от IT-компаний, например, сервис КЭДО от Контур.Диадока, единую цифровую платформу «Работа в России» или собственную разработку. При выборе важно учесть требования законодательства, удобство работы, возможность масштабирования и интеграции с другими системами.

Этап 3 — Получите согласие сотрудников на переход на КЭДО. Работодатель обязан получить согласие работника на обмен кадровыми документами онлайн. Если согласия нет, компания должна и дальше обмениваться с ним бумажными документами.

Этап 4 — Оформите электронные подписи сотрудникам. Как правило, рядовым работникам предприятий достаточно НЭП. Она удостоверяет личность подписанта и гарантирует отсутствие изменений в документе после его подписания.

Этап 5 — Обучите сотрудников. Чтобы переход на электронные документы был простым, важно обучить работников. Нужно провести инструктажи, тренинги и дать подробные инструкции, как пользоваться сервисом КЭДО и электронной подписью. Тогда не будет путаницы с электронными заявлениями, договорами и приказами.

Согласие сотрудников на применение КЭДО: обязательно или нет

Компания может переводить работников на КЭДО только с их добровольного и письменного согласия. Новые сотрудники могут согласиться на электронный обмен кадровыми документами при трудоустройстве. От тех, кто трудоустраивается впервые в жизни с 1 января 2022 года, согласие не требуется совсем. 

С действующими работниками организация должна оформить отдельный документ на бумаге. Отсутствие согласия сотрудника означает, что он отказался от перехода на КЭДО. В этом случае работодатель продолжает подписывать документы с этим сотрудником в прежнем формате. 

Нельзя уволить или, наоборот, не принять на работу только из-за отказа от КЭДО.

Можно ли оформить согласие в электронном виде

Согласие в электронном виде оформляют только дистанционные работники. Другие сотрудники предоставляют согласие на переход на КЭДО в бумажной форме. Такого мнения придерживается Минтруд РФ (Письмо Минтруда РФ от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653).

Что делать, если сотрудник отозвал согласие

Возможность работника отозвать согласие на КЭДО и вернуться к бумажному документообороту законодательно не предусмотрена. Таким образом, он этого сделать  не может. На это указал Минтруд РФ (Письмо Минтруда РФ от 24.11.2022 г. № 14-6/ООГ-7321).

Процедура подписания документов в системе КЭДО

Если в организации внедрен КЭДО, процесс подписания, например, дополнительного соглашения к трудовому договору выглядит так:

Сценарии подписания документов могут быть немного разными. Они зависят от от задачи. Например, в сервисе КЭДО от Контур.Диадока доступны гибкие цепочки согласований, в которые можно добавить любое число согласующих лиц. Готовые шаблоны упростят оформление стандартных документов, а массовое подписание поможет быстро ознакомить всех сотрудников компании с новым приказом или распоряжением.

Сроки хранения электронных документов

Кадровые электронные документы хранятся в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле. Сроки хранения аналогичны срокам хранения соответствующих бумажных документов. Например, трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты завершения делопроизводства: после 01.01.2003 г. или до), а графики отпусков — три года.

С внедрением КЭДО компании оптимизируют свои кадровые и внутренние процессы, сокращают расходы и минимизируют риски штрафов от контролирующих органов.