Что такое селекторное совещание

Корни селекторных совещаний уходят в прошлое, а точнее — к середине XX века. С появлением телефона и самого селектора технологию активно начали использовать в ряде отраслей и госсекторе. С годами потребности пользователей менялись, появилась необходимость не только слышать, но и видеть собеседников. И здесь на помощь пришли сервисы ВКС с режимами селекторных совещаний. Разбираемся, в чем их преимущества и для всех ли они подходят.

Что такое селектор

У понятия «селектор» (от лат. selector — сортировщик) есть несколько значений. Нас интересует одно из них, а именно то, которое обозначает техническое устройство для телефонного вызова нескольких абонентов одновременно.

Устройство принимает сигналы и позволяет быстро переключаться между линиями. Изначально селектор активно использовали в железнодорожной отрасли, а также на правительственных совещаниях. В ж/д-отрасли с 1960 годов начали работать с системой тонального избирательного вызова. Селектор же активно использовали при организации телефонных конференций.

По сути селектор — это прибор, который подключается к телефонным аппаратам и обеспечивает связь между несколькими участниками диалога. Устройство разделяет собеседников на докладчика и слушателей. Докладчик может и говорить, и слушать, остальные — только слушать. Этот прибор работает как для внутренней, так и для междугородней связи.

Современные цифровые форматы связи позволяют провести конференцию не только в формате телефонных звонков, но и в видео-формате, используя специальные сервисы видеоконференцсвязи (ВКС). Сервисы предоставляют инструменты для совместного общения и решения задач в процессе конференции. Участники могут оперативно присоединиться к встрече, используя свое мобильное устройство, а спикер — демонстрировать презентации и слайды. Однако некоторые считают, что использование старых селекторных аппаратов более надежно с точки зрения безопасности информации. 

Для чего используют селекторную связь

Основное преимущество и ВКС, и селекторной конференц-связи в том, что благодаря им можно оперативно проводить собрания между участниками, которые территориально находятся далеко друг от друга. Это особенно актуально сейчас, когда онлайн-сервисы активно используются для проведения мероприятий, совещаний, летучек и просто ежедневных созвонов.

Селекторная связь позволяет:

• разделять участников на группы, определять возможность говорить во время конференции;
• оперативно управлять кризисными ситуациями (в рамках селектора можно быстро решить актуальные рабочие вопросы);
• удаленно управлять командой, если совещание проводится с филиалами из других городов или удаленными отделами;
• быстро оповещать большое количество человек (особенно полезно для образовательных учреждений, госучреждений, силовых структур).

Селекторные совещания популярны на государственных предприятиях, в силовых структурах, сфере образования и медицинских организациях. Это обусловлено высоким уровнем безопасности и удобным форматом, отвечающем задачам отраслей.

Образование

В сфере образования селекторная связь помогает не только организовать процесс обучения, но и решать административные задачи. В годы пандемии, когда повсеместно применялся дистанционный формат, занятия регулярно проходили на специальных образовательных платформах. Это было похоже на обычный урок или стандартную пару: преподаватель может демонстрировать презентации, давать теорию, а ученики — слушать и конспектировать. В школах селекторную связь могут использовать для оповещения учеников по громкой связи или проведения уроков.

Государственные и силовые структуры, медицина

Формат селекторных совещаний в госструктурах и сфере медицины позволяет оперативно провести встречу с начальниками отделов, главами районов, городов, областей без личного личного присутствия. У этих отраслей своя специфика, в рамках нее диалог, где есть один докладчик, а остальные просто слушатели, — самый эффективный.

Кроме решения рабочих вопросов, проведение селекторных встреч возможно для обучения сотрудников.

Технологии селекторной связи

Как мы уже обсудили, селекторная связь — это контролируемая телефонная конференция, где у модератора (руководителя конференции) есть право управлять микрофонами участников. Чаще всего в основе системы лежит цифровая автоматическая телефонная станция (АТС). АТС обеспечивает работу всех аппаратов в единой цепи. Сначала система была механической, но сегодня есть и цифровые, а также облачные аналоги. Одна станция чаще всего обеспечивает и внутреннюю, и селекторную (внешнюю) связь.

Первые селекторные телефонные конференции в России появились во времена СССР, точнее — в 1930 годы. В конце 1940 годов этот способ коммуникации активно использовало в работе Министерство путей сообщения. Технология существенно улучшила качество связи и увеличила скорость обмена информацией между центром и регионами. По примеру госструктур селекторными аппаратами начали пользоваться в нефтегазовой отрасли, МЧС, флоте. Тогда для связи использовалась механическая АТС, цифровые аналоги появились уже в 90-х годах. Именно «цифра» вывела связь на новый уровень и дала толчок активному развитию селекторных совещаний.

Сегодня для передачи данных в АТС используется симплексная и дуплексная технологии. 

• Симплексная технология подразумевает передачу информации попеременно в каждом из двух направлений при помощи ручного управления.
• Дуплексная технология предполагает использование приемопередающих устройств (модемы, сетевые карты, телефонные аппараты и так далее).

Современные технологии связи используют интернет для передачи информации, а также интегрируются с сервисами ВКС и мессенджерами. В их основе может лежать цифровая АТС.

Как провести селекторное совещание

Успех селекторного совещания на 50% зависит от подготовки. Важно предусмотреть, что может пойти не так, и подготовить материалы. Разбираемся, как провести селекторное совещание максимально эффективно.

Этап 1. Планирование

Важно подобрать время, опираясь на расписание максимального количества предполагаемых участников. Лучше всего предварительно провести опрос. Это особенно важно, если участники находится в разных часовых поясах. Составьте список участников, чтобы понимать, кто может опоздать.

Этап 2. Рассылка материалов для предварительного ознакомления

Чтобы всем участникам конференции было комфортно во время мероприятия, позаботьтесь о том, чтобы они заранее получили всю необходимую информацию и материалы. Составьте документ с повесткой дня, короткими тезисами, ответами на частые вопросы. Опрос участников поможет понять, что для них актуально. Могут также понадобится отчеты остальных участников мероприятия о результатах их деятельности, их также необходимо приложить к рассылке. Сформируйте пакет документов и вышлите его вместе с приглашением.

Этап 3. Подготовка материалов и аппаратуры для спикера

Если вы спикер или модератор мероприятия, позаботьтесь о подготовке материалов для выступающего. Сформулируйте тезисы, продумайте четкую структуру доклада, подготовьте материалы, оформите презентацию. Если совещание предусматривает использование специального оборудования, проверьте его заранее, чтобы технические неполадки не сорвали встречу.

Этап 4. Конференция

Будьте пунктуальны. Это важно для авторитета выступающего и дисциплинирует участников конференции. Пока подключаются слушатели, можно обсудить общие моменты, которые доступны в материалах. Когда все будут готовы, позаботьтесь (если это необходимо) о том, чтобы ключевые участники встречи были представлены, обозначьте повестку дня. В процессе встречи постарайтесь не отклоняться от темы и идти по плану, контролируйте время. Обсуждение проводится в конце встречи, когда модератор дает возможность включить микрофон.

Этап 5. Рассылка итогов и решений после конференции

Когда конференция закончилась, составьте либо скорректируйте протокол встречи и разошлите его всем участникам вместе с записью. Так все будут в курсе принятых на совещании решений и своих задач.

Форматы проведения

Сегодня селекторные совещания проводят не только в формате телефонных конференций, но и в режиме видеовстреч. Для этого используют сервисы ВКС. Они предлагают большое количество инструментов для работы. Рассмотрим преимущества каждого из этих вариантов.

Селекторное совещание по телефону

Привычный формат селекторной конференции через телефон остается актуальным для ряда отраслей. Сейчас для этого чаще всего используют цифровую АТС. В селекторном совещании по телефону выделяют ряд плюсов:

• предсказуемость в модерации (все роли определены заранее, нет риска, что участники вмешаются в доклад);
• безопасность (никто не подключится к диалогу внезапно, риск утечки данных сведен к минимуму);
• мобильность (можно быстро собрать участников независимо от их местоположения).

Селекторные видеосовещания

Сегодня сервисы ВКС пришли на замену старой аппаратуре для селекторных мероприятий. Встречи, где доступен только формат аудио стали менее популярны с 2020 года. Все чаще созвон проводились в командах, где участники максимально удалены друг от друга. В этом формате важна возможность, например, проводить презентации, а также психологический комфорт в диалоге. Для всего этого необходим визуальный контакт.

Как мы уже говорили, ряд структур выбирает селекторный формат. Чаще всего ВКС использует бизнес. Он определяет такие преимущества проведения видеоконференций:

• визуальный контакт (психологический комфорт, повышение уровня доверия между участниками);
• инструменты для демонстрации продукта, проекта (показ презентаций, доски для онлайн-чертежей и прочие);
• легкая модерация (докладчиков можно менять в процессе конференции, контроль списка участников и их активности);
• удобное планирование (комната в сервисе создается автоматически в запланированное время, роли участников определены заранее).

Возможности Контур.Толка для проведения селекторных совещаний

Контур.Толк дает возможность проводить конференции в режиме селекторного совещания. Сервис предлагает ряд преимуществ, если организация приняла решение использовать ВКС:

• Высокое качество видео.
• Неименные лицензии дают возможность организовывать встречу не только администратору.
• У Толка понятный интерфейс, компании не нужно тратить время на обучение сотрудников.
• Все данные хранятся в облаке в зашифрованном виде, что обеспечивает высокий уровень безопасности.
• Возможность установки сервиса на серверах клиента.
• Модератор регламентирует активность, может включить камеру или микрофон участникам, определять их порядок в диалоге.
• От 2 до 400 собеседников с видео и камерой.
• Трансляция в зрительный зал на 10 000 зрителей, которые могут общаться только через чат конференции.
• Демонстрация экрана, отдельного окна программы, возможность показывать материалы, совместно редактировать в режиме онлайн.

Как внедрить сервис в организацию

Чтобы внедрить сервис видеосвязи в работу компании, нужно прежде всего оценить необходимость проведения селекторных совещаний именно через ВКС-связь. Для этого продумайте, какие задачи должен решать сервис. Желательно сформировать список, он поможет выбрать подходящий тариф.

После этого нужно интегрировать сервис в организацию, установив его на все рабочие устройства сотрудников (как стационарные компьютеры, так и мобильные устройства). Обязательно на этом этапе нужно обозначить ролевые модели: кто может быть администратором и модератором на встречах. А также определить кто в компании в принципе будет заниматься организацией таких встреч. Чаще всего эти полномочия отдаются секретарям.

Когда вы установите сервис, нужно провести несколько тестовых звонков, чтобы убедиться в его удобстве. Контур.Толк за счет интуитивно понятного интерфейса позволяет существенно экономить время на интеграции и обучении, делая видеоконференции доступными для всех.