Как провести стратегическую сессию: руководство от фасилитатора

Бросить операционку и сосредоточиться на глобальных планах может быть непросто. Но если не договориться с коллегами о целях компании, то достичь их вряд ли получится. Рассказываю, как провести стратегическую сессию, чтобы это принесло пользу бизнесу.

Что такое стратегическая сессия и когда она нужна

Стратегическая сессия — это встреча, на которой компания или команда решают значимые для них вопросы. Без разработки стратегии и плана по ее реализации бизнесу сложно существовать и развиваться.

Необходимость в стратегической сессии возникает, когда:

• стратегии еще нет, потому что компания или команда только начали работу;

• стратегию нужно актуализировать, поскольку изменились законодательство или ситуация на рынке;

• срок стратегии истек, пришло время создать ее заново. 

Цель и задачи стратегической сессии

На стратегической сессии разрабатывают:

Стратегию. Стратегия — это состояние, к которому компания хочет прийти в будущем. Также стратегию разрабатывают для крупных продуктов или команд внутри организации. Стратегия должна вдохновлять сотрудников, создавать смыслы, ради которых хочется работать и развиваться. При этом достаточно описать желаемое состояние, не углубляясь в конкретику. Например, стратегия компании по сдаче автомобилей в аренду — стать лидером на российском рынке проката машин.

Стратегия обычно связана с бизнес-процессами, а не с сотрудниками. Чтобы обозначить план работы с человеческим капиталом на ближайшие годы, некоторые компании дополнительно разрабатывают HR-стратегию. Она всегда привязана к основной стратегией бизнеса и вытекает из нее. Например, если стратегия бизнеса — выйти на международный рынок, то HR-стратегия будет состоять в том, чтобы привлечь и удержать специалистов с опытом в международных коммуникациях.

Векторы. Вектор — это направление развития, в котором нужно двигаться, чтобы достичь состояния, описываемого в стратегии. Другими словами, вектор показывает, что нужно сделать для реализации стратегии. Векторы могут напрямую вытекать из стратегии, либо их формулируют на основе целей — о них ниже. Вернемся к примеру с компанией по прокату машин. Чтобы стать лидером рынка, бизнес может увеличивать охват территории, внедрять новые технологии, повышать уровень сервиса, практиковать клиентоцентричный подход.

Цели. Цели — это конкретные показатели, которые позволяют определить, что компания реализовала запланированную стратегию. Цели разрабатывают под уже сформулированную стратегию. Например, в качестве цели можно установить объем выручки, которого нужно достичь.

Миссию. Миссия бизнеса — это глобальная цель, ради которой работает компания. В миссии выражается смысл существования бизнеса. Миссия влияет на то, как компания позиционирует себя на рынке, как взаимодействует с клиентами, какие у нее ценности. Миссия компании может быть в том, чтобы сделать жизнь клиентов комфортной или безопасной, приносить в жизнь людей радость, улучшать их самочувствие.

Разработать на одной сессии сразу все вопросы стратегического планирования — миссию, стратегию, векторы и цели — вряд ли получится. Обычно в рамках одной встречи сосредотачиваются на чем-то одном, а после перерыва переходят к следующему пункту.

Стратегия всегда разрабатывается на уровне компании. Если в структуре есть крупные команды или проекты, они могут формулировать собственные стратегии, но это нужно не всегда. Чаще команды внутри компании обходятся без отдельной стратегии, но продумывают свои цели и векторы под общую стратегию бизнеса.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Участники стратегической сессии

Эффективность сессии во многом зависит от состава участников. Главное правило — не нужно звать всю компанию или команду. Если придет много людей, дискуссия может превратиться в бессмысленный спор, в котором потеряются ценные идеи. Позвать всех участников команды уместно, когда их мало и все они включены в работу. Например, это актуально для небольших стартапов.

В остальных случаях оптимальное число участников на сессии — от восьми до 20 человек. Если позвать меньше, не получится собрать разные точки зрения, если больше — будет сложно договориться и прийти к единому мнению. В состав участников могут входить:

• топ-менеджеры;

• собственники бизнеса;

• руководители проектов или подразделений;

• эксперты;

• инвесторы.

Не стоит приглашать людей на сессию только потому, что они давно работают в компании или вам кажется, что они обидятся, если не пригласить. Посмотрите на каждого человека в списке кандидатов на стратсессию: точно ли стоит его звать? Или, может быть, кого-то не хватает? При отборе участников ориентируйтесь на два критерия:

1. Сотрудник уполномочен принимать решения. У линейных специалистов нет прав и компетенций принимать управленческие решения по вопросам развития бизнеса. Сотрудники могут генерировать идеи, но без управленцев внедрить изменения не получится. Либо руководство может наделить полномочиями сотрудников прямо на сессии, если нужна помощь в разработке идей. После сессии их передают руководителям для отбора лучших и принятия решений.

2. У сотрудника есть необходимые знания и опыт. Если человек сконцентрирован на конкретной функции и оторван от глобальных процессов компании, он вряд ли сможет что-то предложить для развития бизнеса.

Дополнительно можно учитывать масштаб мышления сотрудника. У одних лучше получается погружаться в детали, у других — абстрагироваться от частностей, видеть картину целиком. Второй тип сотрудников более полезен на стратсессиях, когда нужно придумать амбициозную стратегию компании или продукта.

Ведущий и модераторы стратегической сессии

Для проведения эффективной стратегической сессии лучше привлекать специалистов — организовать такое масштабное мероприятиями своими силами сложно. Есть два варианта:

Пригласить фасилитатора. Фасилитатор — это специалист, который помогает установить коммуникацию на встрече. На стратсессии он сопровождает процесс, сохраняя нейтральную позицию. Предварительно фасилитатор разрабатывает сценарий встречи, подбирает механики, которые помогут эффективно провести стратегическую сессию. Фасилитатор отвечает только за форму собрания, но не его содержание. Специалисту достаточно в общих чертах знать о продукте и процессах в организации. Остальное лежит на заказчике стратсесси: он готовит материалы к встрече, проводит анализ внутренней и внешней среды.

Привлечь консультанта. Есть внешние консалтинговые компании, которые помогут организовать стратегическую сессию. Консультант не только проводит собрание в качестве фасилитатора, но и занимается подготовкой: собирает материалы, проводит анализ. Такой вариант подойдет молодым компаниям без опыта в разработке стратегии. Если же бизнес уже сталкивался со стратсессиями, будет достаточно помощи фасилитатора.

Для продуктов внутри компании консультантов привлекать дорого, поэтому чаще всего команда обходится своими ресурсами. Но и здесь лучше позвать фасилитатора для проведения мероприятия и разработки сценария.

Остановимся подробнее на роли фасилитатора. На стратегической сессии он выполняет функции ведущего и модератора. У специалиста есть опыт ведения таких встреч, он понимает, как лучше выстроить архитектуру, какие шаги сделать команде по ходу сессии, чтобы прийти к результату.

В работе фасилитатор опирается на три основных принципа:

• Беспристрастность. Фасилитатор сохраняет дистанцию с участниками, не вовлекается в процесс эмоционально. Специалист относится к участникам встречи непредвзято, всем уделяет одинаковое количество внимания.

• Равенство участников. Фасилитатор устанавливает правила встречи в начале стратсессии, а в процессе передает слово от одного участника к другому. Все это нужно, чтобы поддерживать равенство участников, не допустить ситуации, когда один человек говорит часами, а остальные высказаться не могут. Фасилитатор пресекает случаи, когда участник ставит себя выше других, пытаясь влиять на других за счет более высокой должности.

• Эмпатия и открытость. Фасилитатор умеет считывать эмоции и невербальные сигналы людей. Он вовремя замечает, если что-то идет не по плану. Фасилитатор своим примером создает открытую и дружелюбную атмосферу на встрече, чтобы участники чувствовали себя комфортно и не боялись предлагать идеи.

Организация и подготовка стратегической сессии

Оптимальный срок, на который разрабатывают стратегию, составляет три года. Больше период не закладывают, поскольку в условиях турбулентности обстоятельства быстро меняются. Меньший срок, год или два, напротив, период слишком короткий для реализации стратегии. Цели под стратегию тоже ставят на три года, но их разбивают по годам: чего нужно достичь в первую очередь, а что останется на второй и третий годы. Стратегию актуализируют ежегодно.

Стратегический процесс по разработке миссии, стратегии, целей и векторов может тянуться от трех месяцев до полугода. На одну встречу закладывают от одного до трех дней. Для одной только формулировки стратегии понадобится серия встреч — это задача как минимум на месяц. Можно устраивать двухдневные встречи каждую неделю, а в промежутках собирать недостающую информацию. 

Когда стратегия готова, делают перерыв, затем переходят к целям и векторам. На разработку стратегии продукта понадобится меньше времени — достаточно одной встречи длительностью от одного до трех дней. Сроки могут варьироваться в зависимости от запроса, масштаба компании и уровня подготовки команды — новичкам может потребоваться больше времени.

Подготовка — важный этап стратегической сессии. От подготовительной стадии зависит успех встречи и качество ее результатов. На этапе подготовки анализируют точку «А» — текущее положение компании, в котором она находится сейчас, а также точку «B» — желаемое состояние, которого нужно достичь.

Для оценки исходного состояния анализируют:

Внутреннюю среду. Сюда входит сбор данных:

• о бизнес-процессах компании — как они выстроены, отлажены или нет;

• сотрудниках — их профессиональных навыках, взаимодействии между собой; 

• технологиях, которые применяют в производстве или разработке.

Внешнюю среду. Изучают рынок, конкурентов, законодательство и другие условия, в которых бизнесу приходится работать. На подготовительном этапе выделяют внешние ограничения и возможности, которые способствуют и препятствуют развитию компании. Например, для российских разработчиков драйверами развития стал уход иностранных сервисов.

Для сбора данных о внешних условиях можно использовать PEST-анализ. Метод помогает оценить четыре группы факторов:

• P (political) — политические;

• E (economic) — экономические;

• S (social) — социально-культурные;

• T (technological) — технологические;

Еще есть расширенная версия анализа — PESTLE, которая дополнительно включает изучение законодательства (Legal) и окружающей среды (Environmental).

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Разработка плана стратегической сессии

В зависимости от того, кто помогает организовать встречу, сценарий готовит фасилитатор или консультант. План составляют индивидуально под каждую стратсессию в зависимости от запроса, уровня подготовки команды, целей. Сценарий может включать следующие блоки:

• Открытие сессии. Фасилитатор приветствует участников, объясняет правила встречи, проговаривает структуру, анонсирует цель собрания.

• Аналитический обзор ситуации в компании. Участники презентуют результаты анализа, проведенного на подготовительном этапе.

• Генерация идей. Участники предлагают максимально возможное количество идей для развития бизнеса.

• Поиск лучших решений. Участники обсуждают идеи, выделяют плюсы и минусы, голосуют за лучшие решения.

• Формулировка стратегии. На основе обсуждений разрабатывают стратегию, утверждают формулировки.

• Подведение итогов и закрытие сессии. Фасилитатор собирает у участников обратную связь, фиксирует итоги встречи. 

Формат и место проведения

Проводят стратегические сессии в одном из трех форматов: онлайн, офлайн или гибрид. Предпочтение отдают очным встречам. Они создают особую атмосферу, в которой участники заряжают друг друга. Важна и неформальная часть — на офлайн-сессии участники могут общаться во время обеда или кофе-брейка, отдохнуть, обменяться впечатлениями.

Для очной встречи выбирают площадку — внутри или за пределами офиса. Многие компании арендуют конференц-залы или загородные базы отдыха. Это помогает участникам сменить обстановку, отвлечься от рутинных задач и полностью сфокусироваться на глобальных целях бизнеса.

Еще важно правильно выбрать время для стратегической сессии. Не стоит проводить встречу в выходные — участники будут уставшими после рабочей недели и могут совсем остаться без отдыха, если стратсессия запланирована на несколько дней. Выделите время в будни, выбирайте периоды низкой загрузки по текущим задачам.

Проведение сессии в онлайне

Стратсессия для распределенной команды может проходить в формате онлайн и гибрида. Три важных момента, на которые стоит обратить внимание при подготовке:

• Техническая сторона. Помехи во время конференции снижают качество общения и эффективность стратсессии. Заранее позаботьтесь о стабильном интернет-соединении и проследите, чтобы техника всех участников работала.

• Перерывы. Создайте физический комфорт для участников за счет частых перерывов. В онлайне люди устают быстрее, чем на очных собраниях. На гибридных встречах ориентируйтесь на удаленных участников. Лучше делать перерывы каждые полтора часа.

• Сервисы для конференции. Чтобы организовать стратсессию онлайн, понадобится две программы — для видеоконференций и для совместной работы. Первая позволит видеть и слышать участников, вторая — визуализировать процесс и результаты обсуждения.

Проведите стратегическую сессию онлайн в Контур.Толке. В одном сервисе есть все для эффективной разработки масштабных целей бизнеса. Кодеки Толка обеспечивают высокое качество звука и картинки, экономят интернет-трафик. 

Запланируйте встречу заранее в календаре, и в день стратсессии участники попадут на нее по ссылке. Если предстоит работать в командах, поделите коллег на группы — сделать это можно заранее или во время сессии.

Во время встречи используйте рисование на экране или работайте с онлайн-досками, которые встроены в сервис бесшовно. Если вы уже разработали шаблон стратсессии в Miro, создавать его заново не придется — достаточно импортировать нужную онлайн-доску в Толк. Во время встречи вы можете просматривать материалы вместе с коллегами.

Идеи, которые возникают во время обсуждения, можно фиксировать в чате встречи. Вся переписка сохранится в разделе «Артефакты», также можно будет вернуться к записи и расшифровке.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Результаты стратегической сессии

Образ результата стратсессии формируют еще на этапе подготовки. Это может быть сформулированная стратегия компании на три года или список целей для реализации стратегии с метриками. Сессия прошла успешно, если получилось добиться запланированного результата.

Но на этом работа над стратегией не заканчивается. После завершения стратегической сессии:

Составьте дорожную карту. На основе стратегии, целей и векторов разработайте план действий по реализации. На этом этапе уже можно разбить стратегические проекты на конкретные задачи.

Презентуйте результаты команде. Остальным сотрудникам, которые не были на стратсессии, нужно показать результаты встречи. Итоги сессии предварительно обрабатывают и приводят в формат, удобный для восприятия. Презентуют результаты на общем собрании. Обязательно дайте участникам возможность задать вопросы.

Привлеките коллег к работе над стратегией. Если в команде до 50 человек, их можно включить в процесс принятия решений. Попросите участников подумать над плюсами и минусами стратегии, возможностями и рисками. Сотрудники могут поучаствовать в работе над дорожной картой. Руководству это помогает увидеть моменты, которые могли ускользнуть на этапе разработки, дополнительно проработать риски. Еще это повышает уровень приверженности команды — люди чувствуют, что их мнение важно в значимых вопросах развития бизнеса.

Основные ошибки при проведении стратегических сессий

Ошибка 1. Собрать на встречу всю команду. Не стоит приглашать людей только для того, чтобы их не обидеть. Выбирайте тех, у кого достаточно полномочий, знаний и навыков принимать стратегические решения.

Ошибка 2. Не определять образ результата. Проводить сессию без цели — только зря тратить время и отвлекать коллег от работы. Без образа результата встреча превратится в пустые обсуждения и споры, которые точно не приведут к росту бизнеса.

Ошибка 3. Не уделять внимания подготовке. Может показаться, что подготовить материалы к сессии получится за пару дней. Однако аналитику нельзя провести за такой короткий срок. Рассчитывайте время на подготовку, начните собирать данные как минимум за месяц до собрания.

Стратегическая сессия — важное событие в жизни компании. Такие встречи нужны, чтобы планировать стратегию развития бизнеса и поддерживать ее в актуальном состоянии. Без помощи фасилитатора провести встречу непросто. Специалист поможет с отбором участников, подготовкой сценария, а в некоторых случаях и с аналитикой.

Попробуйте Контур.Толк — российский сервис видеосвязи

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться