Как подготовиться к вебинару и провести его: пошаговая инструкция

Определить аудиторию, найти эксперта, запустить рекламу, продумать все вплоть до стиля презентации — только часть задач, с которыми предстоит справиться организатору. В статье поэтапно разбираем процесс создания вебинара и подготовки к нему.

Провести вебинар в сервисе Контур.Толк

Попробовать бесплатно

Выбираем тип и формат вебинара

Вебинар — это онлайн-встреча, которая проходит в прямом эфире. Спикер выступает перед зрителями в режиме реального времени, аудитория слушает и задает вопросы. Вебинары проводят, чтобы обучать клиентов или сотрудников, продвигать продукты или услуги, формировать личный бренд спикера или влиять на имидж компании.

Перед тем, как организовать вебинар, определите, для чего он нужен. Онлайн-школа может провести мероприятие, чтобы набрать учеников на платные курсы, консалтинговая фирма — чтобы презентовать услуги. Подготовка и проведение вебинара требуют времени и бюджета, без заранее определенной цели есть риск потратить ресурсы впустую.

От цели зависит формат вебинара.

• Экспертный или продающий. На экспертных вебинарах зрители получают полезный контент: теоретическую базу, разбор кейсов или ошибок, практические советы. Главная задача спикера — донести информацию до аудитории. На продающих вебинарах тоже есть полезный контент, но основная задача мероприятия — сформировать интерес к товару или услуге, выгодно презентовать их для продажи.
• Платный или бесплатный. На платные мероприятия зрители попадают только после перечисления определенной суммы. Для просмотра бесплатного эфира достаточно регистрации. Платный доступ чаще всего делают для экспертных вебинаров с известными спикерами и уникальными материалами — такие вебинары представляют собой готовый инфопродукт. Продающие вебинары, как правило, бесплатные. Они нужны, чтобы подвести аудиторию к покупке платного курса, товара или услуги.

Определяем аудиторию

Исходя из цели вебинара правильно определите целевую аудиторию (ЦА). От особенностей ЦА зависит выбор темы, спикеров, каналов продвижения мероприятия.

Начать можно с портрета потенциального клиента: кто будет пользоваться конечным продуктом? Обычно портрет включает пол, возраст, географию проживания, уровень образования и дохода. Портрет укажет на ЦА, подходящую для мероприятия.

Например, онлайн-школа IT-профессий планирует представить новые курсы на вебинаре. Цель — привлечь максимально широкую аудиторию. У людей, которые только интересуются такими курсами, еще мало знаний в IT. Значит, вебинар на сложную тему не подойдет: зрители к нему не готовы. Лучше сосредоточится на простых темах, например рассказать об IT-профессиях, которые востребованы.

Попробуйте Контур.Толк — российский сервис видеосвязи

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Выбираем тему вебинара

Тема вебинара должна соотноситься с деятельностью компании и отвечать интересам ЦА. При выборе темы можно опираться:

• на боли ЦА — подумайте, за решением каких проблем к вам приходят пользователи;
• популярные запросы в поисковиках — посмотрите, ответы на какие вопросы ищет ваша аудитория;
• комментарии — изучите, о чем спрашивают клиенты в соцсетях и блоге чаще всего;
• тренды — подумайте, какие вопросы в индустрии обсуждают прямо сейчас;
• опрос аудитории — спросите напрямую, о чем интересно узнать во время эфира;
• опыт конкурентов — посмотрите, какие темы выбирают компании из той же сферы.

В каждой области есть свои вечные темы — базовая информация, которая будет актуальна всегда. Они составляют основу контент-плана по вебинарам: их не нужно часто обновлять, темы подходят для автовебинаров. Например, в сфере обучения фотографии не обойтись без знания основ теории цвета и света, композиции, экспозиции, жанров фотографии.

Готовимся к вебинару

Подбираем спикера

Хорошо подобранный спикер — 60% успеха. Авторитетный эксперт привлечет больше участников. Но необязательно устраивать мероприятие со звездой: выбирайте человека, который глубоко погружен в тему и разбирается в вопросе. Большой плюс, если эксперт умеет объяснять сложные темы простым языком. Для вебинаров, где нужно вдохновить людей, больше подойдут харизматичные спикеры.

Даже если эксперт разбирается в теме, это не значит, что он умеет держаться перед камерой и общаться со зрителями. Проведите тестовый эфир, если раньше не работали со спикером.

Ищем платформу для вебинара

Переходим к технической стороне организации вебинара. Первое, что нужно сделать, — выбрать правильный сервис для запуска прямого эфира. Платформа должна быть надежная, чтобы помехи и другие технические неполадки не сорвали мероприятие. Есть несколько вариантов для проведения вебинаров.

• Соцсети и мессенджеры. ВКонтакте, Одноклассники, Телеграм и другие популярные ресурсы позволяют организовать прямой эфир. Это удобно, если ваша аудитория сосредоточена в одном месте. Но в соцсетях и мессенджерах может не быть нужных функций: отправки файлов, сбора статистики и контактов, подключения нескольких спикеров.
• Видеохостинги. Ютуб и Рутуб тоже подходят для трансляций. Но их функции ограничены, как и в случае с соцсетями.
• Сервисы видеосвязи. Такие решения предназначены для онлайн-общения, поэтому большинство из них подойдет для взаимодействия с аудиторией. Но для вебинаров важна массовость, а сервисы видеосвязи часто ограничивают число участников в одной встрече.
• Специальные сервисы. На российском рынке достаточно программ, которые разработаны специально для вебинаров. Они позволяют собирать на одной площадке тысячи участников, оснащены инструментами для взаимодействия с аудиторией.

Если решите проводить вебинары постоянно, выберите специальный сервис, например Контур.Толк. Он объединяет продукты для коммуникаций, есть и платформа для вебинаров. Толк будет полезен на всех этапах работы с вебинаром: от разработки лендинга и рассылки приглашений участникам до анализа статистики. 

Если вам нужны контакты слушателей, запланируйте вебинар с регистрацией участников. Толк позволяет создать посадочную страницу для вебинара и настроить форму регистрации. Загрузите логотип компании и заставку в фирменном стиле мероприятия — сервис соберет лендинг за минуту.

На одно мероприятие можно пригласить до 10 тысяч зрителей и 50 спикеров. Для взаимодействия с аудиторией есть чат, реакции, опросы, голосования. Сервис сохраняет запись вебинара в облаке и автоматически делает расшифровку, ссылкой легко поделиться с участниками.

Провести вебинар в сервисе Контур.Толк

Попробовать бесплатно

Пишем план и текст выступления

Все начинается с плана мероприятия: какие блоки войдут в выступление, сколько времени займет эфир, какие дополнительные материалы потребуются, что попадет в презентацию. Для аудитории можно подготовить дополнительные материалы: гайды или чек-листы — они повысят ценность вебинара.

Когда общий план готов, эксперт собирает фактуру по теме эфира, пишет полный текст выступления. Так получится уложить все важные мысли в отведенный тайминг. Даже если спикер не собирается дословно читать текст, будет на что ориентироваться. При подготовке текста помните о ЦА: язык выступления, манера подачи должны соответствовать уровню зрителей.

Готовим презентацию

Презентация позволяет показать графики, примеры, основные тезисы выступления, интерфейс продукта или содержание курса. Презентацию можно отправить зрителям после эфира в качестве полезного бонуса.

Зачастую за оформление презентаций отвечает дизайнер, но слайды можно подготовить самостоятельно. Используйте Microsoft PowerPoint, Google Презентации, Keynote, Figma. Помогут готовые шаблоны, которые зашиты в программы.

Чек-лист презентации для вебинара:

• один слайд — одна мысль;
• слайды не повторяют речь спикера, а дополняют и иллюстрируют выступление;
• на слайдах минимум текста, остальное место занимают изображения и инфографика;
• используется не больше двух видов шрифтов;
• маркированные списки на всех слайдах одинаковые;
• оформление и цветовая гамма соответствуют корпоративному стилю;
• презентацию можно смотреть не только с компьютера, но и со смартфона.

Подбираем оборудование

Первое, что нужно для выхода в прямой эфир, — компьютер или ноутбук. Операционная система не так важна, как скорость соединения — не меньше 2,5 Мбит/с, чтобы не было задержек. Для качественного звука и изображения понадобится следующее:

• Веб-камера, установленная на уровне глаз. Идеально — паспортный вариант, когда видно только плечи спикера. Чаще всего веб-камеры бывают с разрешением HD и Full HD, более дорогие модели снимают в Ultra HD (4K).  

• Внешний проводной микрофон. Например, бюджетные варианты: AKG P120, Fifine A8, Fifine AM8.

Рекомендуем проводить вебинар в наушниках, так звук из колонок не будет залетать обратно в микрофон. Для трансляции видео с телефона пригодится штатив, а для лучшего освещения — кольцевые светодиодные лампы или софтбоксы.

Привлекаем участников

Еще одна большая часть задач при подготовке вебинара — маркетинговая. Она включает в себя постановку целевых KPI, расчет сметы, определение источников для привлечения участников и стоимость каналов продвижения.

Продающий вебинар — главная часть вебинарной воронки, направленной на продажу продукта, например обучающего курса. Эфир подойдет для лидогенерации — привлечения новых клиентов, — а также для активации тех, кто уже заинтересовался продуктом, но до покупки не дошел.

Этап 1: внимание. Задача первого этапа — привлечь как можно больше людей на вебинар. Для этого об эфире должна узнать широкая аудитория. Чтобы дотянуться до множества людей, используют разные маркетинговые каналы: контекстную и таргетированную рекламу, email-рассылки, посевы в телеграме, рекламу у блогеров.

Этап 2: интерес. Те, кто заинтересовался вебинаром и перешел по ссылке, попадает на лендинг. Здесь потенциальный участник узнает все о будущем мероприятии: дату, время, продолжительность, спикеров, программу.

На этом этапе формируется ценность вебинара: человек оценивает выгоду, которую получит, если подключится к эфиру. Дополнительно заинтересовать потенциального участника помогут лид-магниты, скидки, акции. Этап завершается успешно, если человек зарегистрировался на вебинар, оставив на посадочной странице контакты.

Чек-лист для проверки лендинга:

• прописали тему эфира;
• обозначили дату и время;
• добавили программу;
• указали информацию о спикерах; 
• прописали условия участия;
• сформулировали пользу, которую получат зрители;
• обозначили тех, кому будет полезен эфир;
• добавили форму регистрации.

Этап 3: желание. Если человек зарегистрировался на мероприятие, еще не значит, что он на него придет. Нужно усиливать ценность вебинара и поддерживать желание аудитории. В этом помогут email-рассылки, напоминания в мессенджерах, пуш-уведомления.

Этап 4: действие. До вебинара доходит уже горячая аудитория. Если люди получат на эфире полезную информацию, смогут соприкоснуться с продуктом, осознают, что его ценность больше стоимости, это увеличит вероятность покупки. Во время мероприятия или сразу после открываются продажи, участникам напоминают о покупке в рассылках, звонках от команды продаж.

Проводим вебинар

Тестируем оборудование

Проведите тест за пару часов до начала эфира. Проверьте работу микрофона, стабильность интернет-соединения, передачу изображения с камеры. Лучше подготовить дополнительное оборудование на случай, если что-то выйдет из строя.

Протестируйте платформу для вебинара. Проверьте, работают ли показ презентации, чат, голосование. Если заметите проблему, будет время написать в техподдержку, чтобы решить вопрос.

Готовим спикера к эфиру: лайфхаки для ведущих 

Настрой спикера на вебинар не менее важен, чем исправность оборудования. Как чувствовать себя уверенно во время выступления? Советуют корпоративный психолог Контура Виктор Степанов и руководитель по инновациям продуктовой группы Толк Павел Скрипниченко.

Много репетировать. Чем увереннее спикер говорит, тем интереснее аудитории его слушать. Если тема сложная, человек волнуется, можно повторить доклад шесть-семь раз. Важно хотя бы раз отрепетировать на месте, откуда будет трансляция.

Готовиться перед зеркалом. В зеркале человек видит, как выглядит, может отточить движения и мимику. А еще это успокаивает. Оказывается, когда люди видят себя в зеркале, то приходят в норму: знакомый и близкий человек не вызывает опасений.

Тренировать связки. Репетиции важны для физической подготовки. Если спикер не привык долго говорить, продолжительное устное выступление может вызвать першение и боль в горле. За неделю до вебинара можно репетировать ежедневно, чтобы натренировать связки.

Быть уверенным в материале. Если эксперт сомневается в том, что говорит, любой вопрос аудитории может выбить его из колеи. Важно создать образ специалиста, которому можно верить.

Запускаем эфир

Спикер начинает выступление с приветствия: здоровается, озвучивает тему вебинара. Рекомендуйте обозначить длительность эфира, тезисно проговорить план доклада. Будет уместно, если эксперт расскажет о правилах общения: как задавать вопросы, когда он на них ответит, получат ли участники запись.

Эксперт может начать вебинар с интересной истории, интригующего вопроса или небольшого задания, чтобы привлечь внимание аудитории, а уже потом переходить к основной части выступления.

Если трансляция началась, а волнение не уходит, есть такой прием — признаться аудитории в своих чувствах. Проговаривание эмоций снизит их градус, и напряжение спадет. На зрителей это тоже произведет положительный эффект: аудитория оценит честность и будет лояльнее к выступающему.

Взаимодействуем с аудиторией

Если вовлекать аудиторию в обсуждение, люди не заскучают и с большей вероятностью останутся до конца мероприятия. Вот несколько приемов для взаимодействия с аудиторией.

• Задавать вопросы. Можно просить участников ответить на вопрос или высказать мнение о ситуации. Самое интересное спикер зачитывает и комментирует. Необязательно дожидаться сессии вопросов и ответов: на некоторые вопросы аудитории можно ответить по ходу эфира.
• Просить поставить реакцию. Еще один способ узнать мнение аудитории, привлечь внимание.
• Проводить опросы. Подготовьте голосование заранее, чтобы не тратить на это время на вебинаре. Например, зрители могут управлять эфиром, выбрав один из нескольких кейсов для разбора.
• Давать задания. Небольшое упражнение по теме вебинара хорошо вовлекает слушателей в процесс. Можно попросить пройти короткий тест, найти информацию, отправить результат в чат.

Например, во время вебинара в Толке зрители переписываются в чате и задают вопросы в отдельной вкладке. Они могут ставить реакции и участвовать в опросах, которые запускает организатор. А еще зритель может поднять руку и озвучить свой вопрос.

Подводим итоги

«Дожимаем» участников

После мероприятия общение с аудиторией не заканчивается. Часть зрителей не купит продукт сразу после эфира: их еще придется довести до целевого действия. Но даже если человек уже совершил покупку, продолжить взаимодействие с ним будет полезно.

В основном с аудиторией общаются через рассылку: участники получают серию писем на почту или в мессенджер. В пострассылке можно делать следующее.

• Отправлять «дожимные» письма. Продублируйте предложение о покупке сразу после эфира и на следующий день. Дополнительно стимулировать потенциальных клиентов можно акциями и скидками, ограниченными во времени.
• Собирать обратную связь. Спросите у участников мнение о вебинаре: что понравилось, что нет, а что можно улучшить.
• Поделиться записью. В Толке можно настроить пострассылку — на тех, кто подключился, и на тех, кто зарегистрировался, но не присоединился к вебинару.
• Пригласить на повтор вебинара тех, кто зарегистрировался, но не пришел. Некоторые эфиры проводят несколько раз. Это позволяет охватить большую аудиторию, затратив ресурсы на подготовку только единожды. 
• Отправить участникам материалы по теме вебинара. Зрителям могут быть полезны презентация, гайды, чек-листы, формы документов.
• Сообщить о новых мероприятиях. Если человек проявил интерес к эфиру, но не купил продукт, возможно, его получится довести до покупки через другие вебинары. 

Анализируем воронку и разбираем ошибки

Проанализируйте вебинарную воронку, статистику по явке и продажам. Это позволит найти узкие места, исправить ошибки и в следующий раз провести более успешную кампанию.

Например, по итогам вебинара Толк готовит отчет. В таблице вы можете посмотреть, сколько зрителей зарегистрировалось, из каких источников они пришли, конверсию в явку, среднее время присутствия, местоположение участников. Аналитика также отобразится на странице мероприятия в разделе «Статистика».

Отчет сервиса поможет сделать выводы об эффективности мероприятия. Удачные вебинары можно периодически повторять — за счет готового контента затраты на организацию будут ниже. Если расходы на эфир окупились, из него можно сделать автовебинар. Он будет приносить лиды постоянно без дополнительных вложений.

Подготовка к вебинару занимает больше времени, чем само мероприятие. Чтобы хорошо подготовиться, важно предусмотреть множество аспектов: от структуры эфира и каналов продвижения до подбора одежды для спикера и освещения. Чем крупнее мероприятие, тем больше специалистов придется привлечь к подготовке: маркетологов и методистов, копирайтеров и техников. Ищите баланс между затратами на производство и маркетинг: перевес может негативно сказаться на качестве вебинара или его продвижении.

Попробуйте Контур.Толк — российский сервис видеосвязи

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Что еще почитать по теме:

• 10 российских сервисов для вебинаров
• Советы email‑маркетолога: как подготовить рассылку для вебинара
• 15 правил публичного выступления, которое запомнится
• Как записать вебинар: обзор простых программ
• Что такое Open Broadcaster Software и как настроить для вебинара